Hoe bereid je je als scale-up voor op een verdubbeling van de productie? Samen met SAP-partner Quinso verving White Fields in drie maanden zijn op Office-applicaties gebaseerde administratie door SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Deze stap geeft de champignonproducent beter inzicht in financiële en logistieke processen en legt de basis voor verdere groei.
White Fields is een Nederlands bedrijf dat champignons kweekt in het Duitse Wankum. De huidige productie ligt op 60.000 kilo champignons per week, die allemaal hun weg vinden naar Duitse retail. Ook verpakt het bedrijf wekelijks zo’n 20.000 kilo ingekochte paddenstoelen.
Productie verdubbelen
“We hebben de ruimte om de productie te verdubbelen”, merkt Van den Berg op. Maar met de huidige productie stuitte White Fields al op de beperkingen van zijn applicaties voor supply chain processen. “Bij zulke hoeveelheden champignons, die van de teeltbedden naar de koelcellen, de verpakkingsruimte en vervolgens naar de vrachtwagens gaan, is het simpelweg niet meer mogelijk om alles via Excel te registreren. Dat kost te veel tijd, is foutgevoelig en je verliest het overzicht en de grip op de financiën.”
“Met inmiddels zo’n 75 medewerkers was de organisatie te groot geworden om met Excel aan te sturen”, zegt Jan Tielemans, projectleider bij Quinso. “Paul was samen met een collega dag en nacht bezig om alles in goede banen te leiden. Zij kregen zoveel verschillende signalen binnen met het risico dat ze ook signalen misten. Er was dringend behoefte aan een geïntegreerd systeem.”
Geïntegreerd ERP-systeem
SAP S/4HANA Cloud Public Edition bleek de beste keuze voor White Fields. “Het bedrijf bestaat eigenlijk uit drie onderdelen: een productiebedrijf, een handelsonderneming en een vastgoedbedrijf”, legt Tielemans uit. “SAP maakt het mogelijk deze onderdelen goed te integreren, zodat het voelt alsof je met één organisatie en niet ‘tussen organisaties in’ werkt.”
“Daarnaast eisen onze klanten dat elektronische documenten via EDI (Electronic Data Interchange) worden uitgewisseld. SAP biedt die mogelijkheid”, voegt Van den Berg toe. Dat S/4HANA in de public cloud draait, was een andere doorslaggevende factor. Tielemans: “Een on-premise oplossing was geen optie. Ik zie ook geen reden waarom een mkb-onderneming zonder IT-personeel zou moeten investeren in eigen servers.”
Nieuwe manier van werken
De implementatie van SAP S/4HANA Cloud Public Edition werd in slechts drie maanden voltooid. Tielemans: “In oktober 2023 hebben we de best practices die SAP biedt specifiek ingericht voor de drie bedrijven. Om de gebruikers stapsgewijs te trainen, gingen we al in november live met het productiebedrijf. Eind december volgden het handels- en het vastgoedbedrijf.”
Het echte werk begint pas na de go live, merkt de projectleider van Quinso op. “Kleinere bedrijven hebben vaak nog geen gestructureerde processen. De introductie van een geïntegreerd ERP-systeem is dan een echte gamechanger. Na de go live worden medewerkers geconfronteerd met een compleet nieuwe manier van werken. Het is belangrijk dat ze daarin goed begeleid en getraind worden.”
Jan Tielemans, Projectleider en Paul van den Berg, mede-eigenaar.
Klein begonnen
Als belangrijke succesfactoren noemt Van den Berg de kennis die Quinso had van de branche en de gekozen aanpak. “We zijn bewust klein begonnen. Je kunt wel alles direct willen aanpakken, maar het is belangrijk om het behapbaar te houden.”
“Het GROW with SAP-programma stelt mkb-bedrijven in staat om klein te beginnen, vult Tielemans aan. In het geval van White Fields hebben we ons eerst gericht op het goed inrichten van de goederenstroom, zodat er een consistente en betrouwbare basis is.”
“Ook de geplande stappen voor de komende twee jaar kunnen worden gerealiseerd met S/4HANA”, vervolgt Tielemans. “Het systeem biedt veel mogelijkheden, zoals een ingebouwd kwaliteitssysteem. Met SAP’s Business Technology Platform (BTP) kunnen we ook eigen scanoplossingen of applicaties ontwikkelen.”
Nauwkeuriger inzicht
“Door SAP S/4HANA hebben we veel sneller inzicht in zowel onze financiële als logistieke processen”, besluit Van den Berg. “Doordat alle bedrijfsinformatie gestandaardiseerd is in het systeem, hebben we de foutmarges verkleind en besparen we tijd en kosten. Zo hebben we nu een veel nauwkeuriger inzicht in onze voorraden. Met Excel dachten we te weten wat we hadden, maar nu weten we het écht.”
GROW with SAP en Quinso
Benieuwd naar de verhalen van Koninklijke De Kuyper en Moonen Packaging? Of interesse in de ERP Cloud oplossing die Quinso speciaal voor productiebedrijven ontwikkelde?
