Een lesje ‘zo zet je jouw softwareleverancier optimaal in’

BLOG – Wanneer bedrijven een contract voor nieuwe cloudapplicaties hebben afgesloten en vervolgens live zijn gegaan, betekent dat niet dat het adoptieproces is afgelopen. Integendeel, het succes van softwareadoptie wordt behaald in de stappen na de go-live. Daarvoor moeten de gebruikers hun beste beentje voor zetten, maar is het ook belangrijk dat bedrijven kijken hoe ze de samenwerking met de leverancier in kunnen richten om optimale waarde uit de nieuwe cloud-applicatie te halen.

Laat je medewerkers na de go-live meteen aan de slag gaan met de nieuwe cloudapplicatie, zodat de gebruikers zich de software snel eigen maken. Let er wel op dat je als organisatie niet teveel veranderingen tegelijk aandraagt. Laten we het voorbeeld van een nieuwe SaaS-oplossing nemen: begin daarbij met een minimal viable product, waarin alleen de functies die het meest nodig zijn beschikbaar worden gesteld. Bouw vervolgens stapsgewijs de oplossing verder uit. Een bijkomend voordeel hiervan is de relatief korte implementatietijd. Denk eraan om ook de leverancier aan te haken voor het in kaart brengen van best practices op het gebied van softwareadoptie en bepaal zo hoe je de adoptie het beste stapsgewijs aanpakt.

Overdracht

Een nieuwe cloud-applicatie betekent dat veel taken geautomatiseerd worden. Het is daarbij wel belangrijk dat dit de medewerkers ook daadwerkelijk gaat ontzien. Anders zullen ze snel weer teruggaan naar de handmatige manieren die zij gewend zijn. En dat komt de adoptie natuurlijk niet ten goede. Besteed dus altijd voldoende aandacht aan het inrichten van automatische processen. Want anders geldt het principe ‘garbage in, garbage out’ ook hier.

Bij het inrichten van automatische processen speelt de softwareleverancier een grote rol. Een goede leverancier vraagt je namelijk wat je precies voor ogen hebt om zo te adviseren hoe de automatische processen zo effectief mogelijk in te richten zijn. Als ze een stapje extra zetten, bevelen ze een traject aan gebaseerd op de best practices die zij door de jaren heen hebben ontwikkeld. De leverancier helpt je zo om valkuilen te vermijden en helpt je op weg naar de beste aanpak.

Expertise

Een laatste advies is om gedurende het gehele adoptieproces van een nieuwe cloudapplicatie optimaal gebruik te maken van de expertise van de customer success manager van de leverancier. Ga regelmatig het gesprek met hem of haar om zo waardevolle kennis op te doen. Start hier in een vroeg stadium mee en blijf dat doen, zodat het een routine wordt.

We leven in een wereld waarin het makkelijker dan ooit is om van softwareleverancier te wisselen. Daarom komen zij niet meer weg met half werk, maar moeten ze laten zien dat zij dé partij zijn met de meeste kennis en beste service. Maak daar gebruik van om het adoptieproces zo goed mogelijk te laten verlopen. Dat is zowel voor jouw organisatie als de leverancier een win-winsituatie.

Jean de Villiers is chief customer officer bij Unit4

Tim Eclair-Heath is global vp success engineering bij Unit4