Microsoft gaat volgend jaar onverdroten verder met het verhogen van de prijzen van Microsoft 365-abonnementen. Per 1 juli 2026 zullen de prijzen van de meeste licenties wereldwijd stijgen, soms tot wel 33 procent.
Microsoft kondigt dit aan, nadat begin november jongstleden al allerlei volumekortingen voor grote klanten waren geschrapt. De afgelopen jaren heeft deze leverancier al regelmatig de prijzen van zijn M365-abonnementen verhoogd, vaak onder het mom van ‘vereenvoudiging’ of uitbreidingen in de suites.
Volgens licentie-adviesbureau BeSharp Experts zijn zakelijke klanten de laatste drie jaar structureel meer gaan betalen. Managing partner Kevin Pastor ziet over deze periode een cumulatieve stijging (totaal van alle stijgingen samen) van 15 tot 25 procent. M365 E3, een veel gebruikt cloudproduct werd 23 procent duurder.
Meer functionaliteit
De nieuwe tarieven betekenen in veel gevallen een acceleratie. Een abonnement op M365 F3, bedoeld voor ‘front lane’-medewerkers zonder vaste werkplek (bijvoorbeeld in de zorg), gaat in juli 25 procent in prijs omhoog, F1 zelfs 33,33 procent.
Net als in een aantal voorgaande jaren onderbouwt Microsoft de prijsverhogingen met een uitbreiding van de functionaliteit in de suites. Nieuwe features op gebied van ai, security en beheer worden standaard toegevoegd aan verschillende abonnementen. BeSharp Experts vraagt zich echter af of organisaties echt zitten te wachten op deze functies, of dat zij worden gedwongen meer te betalen voor functionaliteiten die ze niet nodig hebben. De werkelijke meerwaarde verschilt per organisatie.
Onderscheid vervagen
Met name de forse stijging voor de zogenoemde F-plannen (M365 FF1 en F3) valt op. Deze abonnementen zijn juist bedoeld voor frontline-medewerkers met beperkte productiviteitsbehoeften. Pastor: ‘Dat roept de vraag op of hiermee niet juist het onderscheid tussen verschillende gebruikerspersona’s aan het vervagen is.’
Een andere trend is dat lagere licentie-categorieën (tiers) relatief harder worden getroffen dan hogere categorieën met meer functionaliteit. Daarmee ontstaat een prikkel om duurdere abonnementen af te nemen. Martijn Meekel, managing partner bij BeSharp Experts, heeft de indruk dat Microsoft dat doet om de afname van een volledige stack te stimuleren om concurrenten op bijvoorbeeld ai-gebied de pas af te snijden. Opvallend ook is dat de laagste prijsverhogingen bij M365 E5 zitten, een suite met veel security en beheer; functies waar nog veel concurrentie heerst.
De impact van de prijsverhogingen verschilt per organisatie, licentiemodel en gebruikersgroep. Voor een gerichte inschatting van kosten en functionaliteit raadt Pastor een evaluatie van de huidige Microsoft 365-omgeving aan.
Scherp onderhandelen
Wim Zuman, onderhandelingsexpert, zegt: ‘Effectieve onderhandelingen met Microsoft beginnen lang voordat je aan tafel zit. Voorbereiding bepaalt je leverage; de onderhandeling bepaalt hoeveel je daarvan verzilvert. Je hebt ze allebei nodig — een sterke licentiestrategie én een scherp onderhandelingsproces — om echt resultaat te boeken.’
Een exit-strategie is zeker in deze tijd van geopolitieke spanningen geen overbodige luxe meer. In Duitsland is de deelstaat Sleeswijk-Holstein met succes overgestapt van Microsoft naar opensource-software. Volgens minister Dirk Schrödter (Digitalisering) bespaart de staat alleen al volgend jaar meer dan vijftien miljoen euro aan licentiekosten voor Windows, Microsoft Office en andere software. Soortgelijke besparingen worden ook in de daaropvolgende jaren verwacht.
Wel is in 2026 nog een eenmalige investering van negen miljoen euro nodig voor het ombouwen van werkplekken en het verder ontwikkelen van oplossingen met opensource-software. Gezien de jaarlijkse besparingen zal dit bedrag in minder dan een jaar zijn terugverdiend. Al 80 procent van de arbeidsplaatsen is inmiddels over op LibreOffice.
