Er is tijdens de Week van Het Nieuwe Werken veel geschreven over de voor- en nadelen van het nieuwe werken. Uit diverse onderzoeken blijkt dat zowel medewerkers als werknemers veelal positief tegenover de nieuwe manier van werken staan.
Volgens Konica Minolta vraagt deze manier van werken om een andere inrichting van documentstromen binnen organisaties. De leverancier van totaaloplossingen op het gebied van documentmanagement zoals printers, multifunctionals, productieprinters, applicaties en aanvullende diensten geeft een aantal tips:
• Tijd-en plaatsonafhankelijk werken vraagt om een flexibele werkomgeving. Medewerkers willen daarom op iedere gewenste plek toegang tot documenten hebben en deze kunnen delen met collega’s. Maak het daarom mogelijk om papieren documenten – zoals contracten en facturen – gemakkelijk te digitaliseren.
• Richt een digitale workflow in. Het proces van ontwerpen, bewerken en het halen van de uiteindelijke output van documenten kan veelal volledig digitaal gedaan worden. Dit bespaart kosten en ruimte en geeft alle medewerkers de mogelijkheid om te beschikken over de benodigde documenten.
• Zorg voor een goed documentmanagementsysteem. Multifunctionals maken het mogelijk om documenten op een eenvoudige manier te beheren. Hierdoor kunnen medewerkers thuis en op locatie gebruikmaken van de door hun benodigde documenten, zonder dat ze de documenten fysiek bij zich moeten hebben.
• Zorg voor een passende beveiliging en authenticatie van prints die gebruikers maken. Het nieuwe werken maakt dat er behoefte is aan data op verschillende locaties en binnen meerdere vestigingen. Gebruikers willen overal toegang hebben tot hun documenten. Het is daarom van belang om door middel van authenticatie te garanderen dat medewerkers alleen toegang hebben tot hun eigen documenten.
Ruud van Soest, Marketing Manager bij Konica Minolta Business Solutions Nederland, onderstreept het belang van een goed ingerichte werkomgeving: "Veel organisaties willen werken volgens de normen van het nieuwe werken. Niet ieder bedrijf is echter ingericht op flexibel werken. Door het correct inzetten van multifunctionals en apparatuur zoals smart phones en laptops, heeft iedere gebruiker op elk moment toegang tot benodigde data en wordt flexibel werken de standaard."
