Door het werk van de ict-afdeling te automatiseren, kunnen organisaties kosten besparen en hun dienstverlening verbeteren, stelt leverancier van desktopmanagementsoftware Matrix42. Bestuurders hebben echter te weinig kennis van ict om de juiste afwegingen te kunnen maken. Daardoor wordt jaarlijks veel tijd en geld verspild.
Door het voorkomen van handwerk voor ict-afdelingen kunnen organisaties aanzienlijke besparingen realiseren. Regional manager Nederland Robert de Windt bij leverancier van desktopmanagementsoftware Matrix42: 'Als medewerkers problemen ervaren of nieuwe applicaties nodig hebben, moeten zij de helpdesk bellen. Er is vrijwel altijd een fysieke tussenkomst van de ict-afdeling nodig.'
En dat terwijl automatisering juist kan zorgen voor een grotere efficiency. In de huidige economie, waar de lijn tussen werk en privé steeds meer vervaagt en werknemers ook buiten kantooruren gebruik willen maken van het bedrijfsnetwerk, betekent het onnodig oponthoud als er telkens fysieke tussenkomst vereist is.
'Bedrijven zouden veel meer gebruik moeten maken van een dienstencatalogus, waarbij de aanvraag van nieuwe software door een medewerker volledig wordt geautomatiseerd', adviseert De Windt. Met een dergelijk product is niet alleen de dienstverlening de klok rond gegarandeerd, ook worden de kosten op de juiste plaats geboekt. Iets dat in veel organisaties erg gewenst, maar vooralsnog toekomstmuziek is.
Service catalog
In de dienstencatalogus kunnen organisaties alle diensten aan hun interne klanten opnemen, van de levering van nieuwe hardware en software tot het beschikbaar stellen van meer schijfruimte of toegang tot bepaalde netwerkschijven. 'Eigenlijk alles wat een gebruiker normaal gesproken bij de ict-afdeling regelt. Zie het als een webwinkel waar een gebruiker eenvoudig diensten kan bestellen', zegt De Windt. Het grote verschil met de traditionele uitlevering is dat de aanvragen via de dienstencatalogus van Matrix42 automatisch uitgevoerd worden.
'Natuurlijk is er verschil in de mate van automatisering van verschillende diensten, je kunt je voorstellen dat er voor het aansluiten van een nieuw stuk hardware nog wel een fysieke tussenkomst vereist is, maar de aanvraag van bijvoorbeeld een softwarepakket kan via de dienstencatalogus geheel geautomatiseerd gebeuren.'
In steeds meer servicemanagementoplossingen zit tegenwoordig een dienstencatalogus, maar bij veel leveranciers is alleen de administratieve afhandeling geautomatiseerd en nog niet het hele uitleveringsproces. Juist door dat uitleveringsproces te automatiseren wordt snelheidswinst behaald en kunnen personeelskosten worden bespaard, aangezien er minder fysieke tussenkomst nodig is.
'Wat voor veel organisaties ook aantrekkelijk is, dat ze aan iedere dienst een prijskaartje kunnen hangen, zodat de diensten kunnen worden doorbelast naar de juiste afdeling. Dat maakt de kosten inzichtelijk.'
Infineon
Door onder meer werkplekbeheer te automatiseren wordt de klanttevredenheid verhoogd, kan een organisatie sneller inspelen op veranderingen en aanvragen, wordt het imago van de ict-afdeling binnen de business verbeterd en kunnen kosten worden bespaard.
Dat laatste is een precair punt, want de grootste kostenbesparing zit hem in de mankracht. 'Dat is natuurlijk praten met de kalkoen over kerst', zegt De Windt. 'Toch is het belangrijk voor ict-afdelingen om mee te veranderen met de wensen en eisen van de business. Het is opvallend dat de meeste ict-professionals in een bijzonder dynamische omgeving werken, maar innovaties vaker als bedreiging dan kans zien. Dat is de reden dat veel bedrijven een stuk minder wendbaar zijn, dan ze zouden willen.'
Een klant die het werkplekbeheeroplossing van Matrix42 gebruikt is de Duitse chipfabrikant Infineon. Toen het bestaande, in eigen huis ontwikkelde, systeem vervangen moest worden door een standaardoplossing, werd vooral gekeken hoe kosten konden worden bespaard door middel van automatisering. De bestaande oplossing was dermate complex dat alleen ervaren kerngebruikers er gebruik van konden maken.
De Windt: 'Het was al snel duidelijk dat daar enorm veel geld en vooral resources bespaard konden worden.' Inmiddels is de dienstencatalogus van Matrix42 geheel geïntegreerd met de ict-infrastructuur van Infineon. Waar voorheen het proces voor veel eindgebruikers onduidelijk was, prijzen niet beschikbaar waren of de leveringsstatus van producten en diensten onduidelijk was, konden in de eerste paar weken dat Infineon met de dienstencatalogus werkte probleemloos negenduizend aanvragen worden uitgevoerd.
'Infineon heeft de investering binnen een jaar terugverdiend', weet De Windt. In Nederland wordt sinds enige tijd de dienstencatalogus standaard met het beheerpakket van Matrix42 meegeleverd, voorheen was het een aparte module. 'We zien dat onze klanten er nu pas echt mee bezig gaan. Het vergt voor organisaties een behoorlijk kantelpunt, want het wordt inderdaad door veel ict-afdelingen als een bedreiging gezien, terwijl het juist een kans biedt om kosten te besparen en de ict-afdeling strategisch te positioneren.'
Clouddiensten
'De ict-afdeling zal gaan moeten accepteren dat inmiddels de business vertelt wat zij wil, in plaats van dat de ict-afdeling vertelt wat er mogelijk is. Dat vergt een andere mindset van ict-professionals', zegt De Windt. De klant, zowel de interne als de externe, is daarin koning.
'Medewerkers zijn verwend door wat er thuis allemaal mogelijk is. Dat willen ze op het werk ook. Het toenemende gebruik van clouddiensten, smartphones en tablets is daar een goed voorbeeld van.' Bedrijven, en vooral ict-afdelingen, kunnen deze ontwikkelingen maar beter omarmen, betoogt De Windt.
'Door klantgerichter te werken en werknemers meer mogelijkheden en tools te bieden om productiever en efficiënter te werken, draagt een ict'er bij aan het concurrentievoordeel van zijn organisatie. De tijd dat de ict-afdeling zich kon gedragen als een Russisch staatsbedrijf is voorbij. De ict-afdeling moet een restaurant worden met een menukaart waaruit klanten kunnen kiezen.'
Bedrijven waar IT afdelingen nog steeds zijn gehuisvest in de spreekwoordelijke ivoren toren (en die zijn er), die hebben een bedrijfscultuur issue. De IT afdeling is ondersteunend en leeft bij de gratie van de diensten of het produkten dat het bedrijf levert, en ieder bedrijf weet inmiddels echt wel wat ze verwachten van de postkamer en IT afdeling (facilitair). Verder zijn er op alle afdelingen efficiency slagen te halen. Krijgen bedrijven die daar oplossingen voor hebben nu ook een redactionele advertentie in computable.
@Oskar:
Dit is geen opinie! Dit bericht staat onder rubriek “Nieuws”. In deze rubriek mogen bedrijven hun producten vermelden ook met een marketing sausje. Kijk maar naar de marketing van Dell, IBM en ook andere bedrijven in deze rubriek.
Ik ben al bij 3 verschillende organisaties deze tool tegen gekomen. Of service catalog het speerpunt van deze tool is, dat betwijfel ik!
Wat ik mooi vond aan deze tool was de veelzijdigheid en de doordachte mogelijkheden in de oplossing. Met veelzijdigheid bedoel ik dat je deze tool voor het beheren van je mobile devices kan gebruiken (MDM), voor OS management van je hardware (laptop, server, pc), voor applicatiemanagement(alles van A tot Z wat je met applicatie wil doen + service catalog), integratie en vereenvoudigen van beheerinterface van Microsoft SCCM, integratie met Citrix Xen hypervisor en XenApp en nog veel andere zaken.
Elke oplossing van Matrix42 biedt diverse mogelijkheden aan. Bijvoorbeeld voor het managen van OS je hoeft geen images te bewaren en managen. Geef het type van je hardware op, DVD van OS en de zaken die je in OS terug wil zien, alles in een wizard. Als het een nieuwe hardware is dan gaat het systeem zelf de drivers downloaden en over een paar minuten heb je een ingerichte server/laptop/pc. Hierna kun je met de tweede wizard de applicaties en de instellingen op die machine gooien, alles geautomatiseerd en binnen 1 interface.
Helpdesktool is zeer uitgebreid met zeer interessante opties die ik niet eerder gezien heb. Kortom, ik vond deze tool zeer innovatieve.
Door veelzijdigheid van deze tool kan je consolidatie van beheertools realiseren en door deze consolidatie kan je op de kosten van overige beheertools besparen. In een VDI concept centraliseer je de desktop omgeving en vanaf die plek voer je de beheeractiviteiten uit, met Matrix42 centraliseer je de beheeractiviteiten zonder dat desktop gecentraliseerd hoeft te worden, je voert alles op de console van Matrix42 server uit.