De kosten die zijn gemoeid met de implementatie van een intranet, lopen sterk op bij meer geavanceerde toepassingen. Hoewel een eenvoudig Intranet vrij snel en simpel is op te zetten, nemen de moeilijkheden onevenredig sterk toe als nieuwe functionaliteit wordt toegevoegd.
Bijvoorbeeld realtime vergaderen via zo’n netwerk op basis van teksten maakt de implementatie al een stuk lastiger.
Dit blijkt uit een onderzoek van de OTR Group naar de voordelen van Intranetten. Het onderzoeksbureau concludeert dat een Intranet alleen op elementair niveau goedkoop is en makkelijk is te onderhouden.
Dat investeringen in een Intranet razendsnel zijn terug te verdienen, geldt volgens OTR echter alleen op de korte termijn. Alleen bij de meest simpele vorm van een Intranet zoals de publicatie van een bedrijfskrant, klopt dit beeld. Het kost weinig moeite en de kosten van de software zijn laag.
Een beetje meer ingewikkelde toepassing – zoals een ‘virtuele omgeving’ – kan aardig in de papieren gaan lopen. Dat geldt zeker als een ‘virtuele omgeving’ wordt gebouwd. Dit is de nieuwste, maar ook meest uitdagende vorm van Intranet-gebruik waarbij verschillende vormen van communicatie tegelijk plaatsvinden zoals data en audio.
OTR noemt zeven toepassingen van Intranet-technologie die heel zinvol kunnen zijn. Zo kan de toegang tot maatwerk-systemen zoals databases soms beduidend gemakkelijker via een intranet verlopen. Ook kan een intranet een goede basis vormen voor ‘e-commerce’, de ondersteuning van werknemers ‘in het veld’ en de implementatie van helpdesks en callcentra. Het kan ook geschikt zijn voor training, besloten communicatie met andere organisaties als alternatief voor EDI en groupware voor het delen van kennis.
