“Het gebruik van business intelligence-systemen neemt een hoge vlucht”, zegt Gartner. Volgens de marktonderzoeker heeft business intelligence zelfs de hoogste prioriteit op de agenda van de chief information officer. Het is hét hulpmiddel geworden voor het realiseren van mission critical doelstellingen. Maar als het fenomeen zo essentieel is voor organisaties, waarom lopen veel BI-projecten dan nog faliekant verkeerd?
Business intelligence is geëvolueerd van een tactisch hulpmiddel tot een onmisbaar instrument om de prestaties van een organisatie te volgen en te begrijpen. Een business intelligence-applicatie exploiteert daarvoor alle gegevens in databases, ook die van erp- en crm-systemen.
Tot zover de theorie, de praktijk is anders. Anders dan in het rigide mainframe-tijdperk heeft de gebruiker van nu steeds meer vrijheden. Onze eindgebruiker is in staat om zelf het systeem te besturen en eigen rapportages te maken. Dat leidt tot een ongewenste wildgroei. De gegenereerde documenten kennen geen controle, geen datakwaliteit, gaan uit van gecorrumpeerde data en er is geen sprake meer van functiescheiding.
Het resultaat is dat er om de haverklap beleidsbeslissingen worden genomen die niet zijn gebaseerd op een juiste voorstelling van zaken. Mij is een geval bekend van een boardroom waar tijdens de maandagochtendbespreking van de acht leden er drie met totaal verschillende uitgangsposities goochelden. En hoe komt dat? Er is maar één antwoord op die vraag en die luidt: men kent eenvoudigweg de bron van de data niet.
We zien dat naast gemotiveerde gebruikers dus ook strikte gebruiksvoorschriften nodig zijn. Die moeten stapsgewijs worden ingevoerd om business intelligence een goed verankerd, integraal onderdeel van de organisatie te maken. Maar hoe doen we dat?
De dagelijkse praktijk heeft mij geleerd dat allereerst test-, ontwikkel- en productieprocessen gescheiden moeten worden. Zo wordt voorkomen dat verschillende versies van het systeem door elkaar gaan lopen of de verkeerde versie in productie wordt genomen. Ten tweede moeten rechten in het systeem gescheiden worden zodat er altijd een dubbele controle op de uitkomsten wordt losgelaten. Ten derde moeten procedures in het systeem worden vastgelegd die de kwaliteit van de gegevens uit het systeem waarborgen. Vooral voor bedrijven die SOX compliant moeten zijn is het een dwingende noodzaak dat ook de gebruikers gemonitord worden zodat de bron van informatie te allen tijde achterhaald kan worden.
Als deze zaken geregeld zijn, rest nog de menselijke kant van het verhaal. Zijn we er zeker van dat de informatie gebaseerd is op de juiste bronnen? Is er sprake van data integrity? Zien we business intelligence wel als een corporate hulpmiddel of is het ten onrechte (en gevaarlijk) afgedaald op afdelingsniveau? Als we daar zeker van zijn komt de doelstelling van business intelligence weer in zicht: duidelijk zicht geven op de bedrijfsactiviteiten, klanten verwerven en behouden, kosten terugschroeven, de logistiekketen optimaliseren, de productiviteit verbeteren en door dit alles de financiële resultaten verbeteren.
Door André Grift
CEO & President bij NOAD
