Waterschap Rijn en IJsselis succesvol live gegaan met Motion10 SharePoint DMS. Dit documentmanagement- en recordmanagementsysteem maakt het mogelijk om zaakgericht te werken en documenten gestructureerd op te slaan. Hierdoor verbetert het innovatieve Waterschap Rijn en IJssel zijn bedrijfsvoering en kunnen burgers en instanties op een betere service rekenen.
Ben Veurman, ict-manager bij Waterschap Rijn en IJssel: ‘Nu we zaakgericht werken, kunnen we de status van vergunningsaanvragen en procedures gemakkelijk inzichtelijk maken. De documenten die bij een zaak horen, zoals vergunningen, bestuursstukken, beleidsstukken en projectdossiers, zijn in SharePoint gekoppeld en zijn direct te bereiken. Onze ruim driehonderd medewerkers werken graag met SharePoint. Zij zijn aanzienlijk minder tijd kwijt aan het zoeken van informatie en delen makkelijker kennis en informatie, onderling en met burgers en instanties. Daardoor staat onze organisatie weer middenin de samenleving. SharePoint zorgt er bovendien voor dat wij compliant zijn; dat wij voldoen aan de Archiefwet.’
‘Wij hebben bewust gekozen voor een standaard geconfigureerd DMS-product van Motion10. Deze oplossing is uniek in Nederland. Wij kunnen eenvoudig uitbouwen en migreren. Daarnaast bevat het product nauwelijks maatwerk en sluit het naadloos aan bij onze bestaande processen. De SharePoint-oplossing van Motion10 is dus toekomstbestendig en biedt ons alles wat we nodig hebben.’
Structuur in documentopslag
Inmiddels wordt 40 procent van de dossiers van Waterschap Rijn en IJssel gestructureerd opgeslagen. Dat is drie keer zo veel als een paar jaar terug. Er waren toen geen goede afspraken over het opslaan, beheren en organiseren van documenten. Maar liefst 80 procent van de documenten werd ongestructureerd opgeslagen en voor 85 procent van de documenten was het beheer niet geregeld. Veel dossiers waren daardoor incompleet of onvindbaar. Met alle gevolgen van dien voor de service aan burgers, bij vergunningsaanvragen of in bezwaarprocedures. Met Motion10 SharePoint DMS behoren deze problemen tot het verleden en is Waterschap Rijn en IJssel klaar voor de toekomst.
