Tijd- en plaatsonafhankelijk werken is bij steeds meer organisaties de norm. Medewerkers willen op elk tijdstip, vanaf iedere locatie en met elk device kunnen werken. Om dit voor medewerkers mogelijk te maken heeft de coöperatieve pensioenuitvoeringsorganisatie PGGM zijn hoofdkantoor en bedrijfsvoering hier volledig op ingericht. Het kantoor, dat is gebouwd met duurzame materialen en is ingericht met flexplekken, draagt bij aan een betere samenwerking.
PGGM biedt klanten diensten op het gebied van integraal vermogensbeheer, pensioenbeheer en bestuursadvisering. De organisatie beheert op dit moment circa 188 miljard euro aan pensioenvermogen voor diverse pensioenfondsen. Ook levert het aanvullende diensten op het gebied van pensioen, zorg, wonen en werk. De 1300 medewerkers van PGGM beschikken over digitale werkplekken en maken hierbij gebruik van mobiele devices zoals smartphones en tablets.
Device-onafhankelijk werken
Medio 2010 werden de eerste iPad’s geïntroduceerd. De beveiliging van mobiele devices liet echter te wensen over en was in 2013 niet meer op noodzakelijk niveau. PGGM ging op zoek naar een aanbieder die informatie kon beveiligen ongeacht het device waarmee werd gewerkt. Op deze manier kon de oplossing ook breder binnen de organisatie worden uitgerold en was het niet afhankelijk van het type device. PGGM zocht daarom naar één mobility-platform waarbinnen medewerkers onder andere veilig toegang hadden tot e-mail, instant messaging, SharePoint-bestanden, pdf-bewerking, notities en Microsoft-documentbewerking. Middels een request for proposal-procedure heeft PGGM een aantal partijen uitgenodigd en een selectie gemaakt van preferred suppliers.
‘Wij hanteren strenge richtlijnen als het gaat om het beveiligen van informatie en moeten voldoen aan de eisen van onder andere De Nederlandse Bank’, aldus Hans van der Zwaag, cio bij PGGM. ‘We hadden dan ook een uitgebreide lijst met functionele eisen waar het mobility-platform aan moest voldoen. Good Technology voldeed aan de eisen die we stelden op het gebied van techniek, beveiliging, functionaliteit en beheer. De keuze was dan ook snel gemaakt.’
Oplossing
Binnen twee weken werd de Good Mobility Suite bij PGGM uitgerold. Hieronder valt Good for Enterprise, Good Share, Good Connect en Good Access voor toegang tot e-mail, kalenders, contacten, taken, instant messaging, browsing en het delen van documenten. Ook implementeerde PGGM drie apps van derden, namelijk Notate for Good voor het maken van notities, iAnnotate for Good voor het bewerken van Pdf-bestanden en Polaris Office for Good voor het bewerken van Microsoft Office-bestanden. Daarnaast is Point2Share, een app voor papierloos vergaderen, door een ontwikkelaar beveiligd door gebruik te maken van het Good Dynamics Secure Mobility-platform.
‘We hebben een breed licentiemodel bij Good afgenomen, waardoor we in staat zijn om maatwerkapplicaties mobiel te beveiligen op het Good-platform. We zijn erg tevreden met het subscription-licentiemodel van Good, want het is gebruiksvriendelijk, kostenbesparend en in lijn met onze behoefte om flexibel gebruik van software te kunnen maken’, vervolgt Van der Zwaag.
Implementatie van Good Work
Op dit moment wordt Good for Enterprise bij PGGM geüpgraded naar de Good Work-applicatie. Good Work biedt extra functionaliteiten, zoals zoekmogelijkheden in e-mails, het sneller downloaden van bijlagen en de beveiliging van wearables. Van der Zwaag: ‘We voorzien dat onze medewerkers ook wearables binnen de organisatie gaan gebruiken. Met Good kunnen wij de zakelijke informatie op deze devices beveiligen. Zo kunnen zij veilig e-mails inzien en meetings accepteren of weigeren via bijvoorbeeld een smartwatch, zonder dat ze hier een ander device bij nodig hebben.’
De Good Mobility Suite biedt een beveiligde infrastructuur die het onnodig maakt voor medewerkers om een VPN-verbinding op te zetten om toegang te krijgen tot bedrijfsinformatie. Daarnaast is het eenvoudiger voor de IT-afdeling om mobiele devices te beheren; er kunnen direct maatregelen worden getroffen wanneer een device is gestolen of kwijt is geraakt door op afstand data van het device te wissen. Verder ontlast de Good Self-Service Portal de it-afdeling doordat eindgebruikers hun eigen beveiligde applicaties kunnen beheren via een webinterface.
Controle over datastroom
Met de oplossing van Good is de veiligheid van het mobiel werken door PGGM-medewerkers aanzienlijk verbeterd. De invoering van de Good Mobility Suite heeft niet geleid tot significante uitbreiding van de beheerinspanning bij PGGM. Behalve de gebruikelijke kosten van het subscription-licentiemodel zijn de beheerkosten niet toegenomen. Medewerkers kunnen hun eigen devices nu veilig gebruiken voor zakelijke doeleinden vanaf iedere locatie en op elk tijdstip. De scheiding tussen zakelijke en privé-informatie beperkt de beveiligingsrisico’s maar niet de gebruikerservaring en geeft PGGM controle over de zakelijke datastroom tussen apps en devices.
