Softwareleverancier Fortes Solutions zit om de tafel met de Rijksoverheid voor het vernieuwen van het huidige Rijks ICT Dashboard. Daarnaast is de vernieuwing van het ICT Dashboard van de gemeente Den Haag deze maand afgerond. Het doel van het dashboard is allereerst om burgers te informeren over lopende ict-projecten. Daarnaast legt Ruud Peltzer van Fortes Solutions uit dat meer transparantie over projecten voor meer begrip moet zorgen over langere looptijd van projecten.
Fortes Solutions heeft de voor- en achterkant van het ICT Dashboard van de gemeente Den Haag afgerond. De stijl van de website is aangepast aan de nieuwe huisstijl van de gemeente en de website is responsive gemaakt. Op de website ICT Dashboard Den Haag worden het doel, de geraamde kosten en de doorlooptijd van ict-projecten getoond in interactieve grafieken en tabellen. De inhoud van de website wordt beheerd vanuit de Principal Toolbox van Fortes Solutions. Dit is de oplossing van het ict-bedrijf voor het beheren van projecten, programma’s en portfolio’s. Met deze software worden de gegevens van onderliggende projecten met elkaar verbonden.
Ruud Peltzer, marketing & sales executive van Fortes Solutions, legt uit dat het dashboard wordt gebruikt om projecten op te slaan en bij te werken. Deze informatie kan automatisch worden doorgestuurd naar het dashboard, maar in dit geval heeft de gemeente gekozen om dit handmatig te doen. ‘Hoe vaak dit gebeurt, is aan de gemeente zelf’, zegt Peltzer. ‘Dit kan in principe dagelijks worden gedaan.’ Wanneer nieuwe informatie naar het dashboard is gestuurd, staat dit binnen een uur live, omdat de tool zichzelf elk uur ververst.
Transparantie voorop
Volgens Peltzer heeft de gemeente Den Haag veel lef getoond door de manier waarop zij de vernieuwing van het dashboard hebben aangepakt. ‘Op het dashboard van de gemeente Den Haag zijn ze heel transparant. Zo geven ze niet alleen aan of een project wel of niet loopt, maar geven ze ook aan als het project aandacht of actie nodig heeft. Bovendien geven ze hier een onderbouwing bij.’
Peltzer denkt dat deze transparantie voor begrip zorgt bij de burgers van Den Haag. ‘Ict-projecten bij overheidsinstellingen duren nu eenmaal langer, omdat er veel meer partijen mee gemoeid zijn dan bij bijvoorbeeld een private instelling’, licht hij toe. ‘Bij een bedrijf zit een directeur die zegt hoe het moet en zo gebeurt het dan ook. Bij de overheid zijn er meerdere partijen met verschillende belangen, waardoor het langer duurt voordat er een beslissing wordt gemaakt. Door hier transparant in te zijn en uitleg te geven over waarom iets wordt gedaan, gaan burgers problemen bij projecten beter begrijpen.’
Nieuw Rijks ICT Dashboard
Met het Rijk zit Fortes Solutions nu ook om de tafel over een vernieuwd dasboard. De laatste update van het huidige dashboard werd in maart uitgebracht. ‘We denken er onder andere over om bepaalde velden verplicht te laten invullen. Daarnaast willen we met het dashboard sturen op het afleggen van verantwoording over waarom een project wordt uitgevoerd.’ Dit alles moet er volgens hem voor zorgen dat er meer transparantie ontstaat. Daarnaast wil het softwarebedrijf het dashboard ook wat ‘sexyer’ maken. ‘Maar de drempel moet ook laag blijven, zo moet de website ook beschikbaar zijn voor bijvoorbeeld blinden en slechtzienden.’
Mooi initiatief van de gemeente Den Haag!
Een project/programma is een lopende trein die (al dan niet) van A naar B loopt, dan is het kwaad vaak al geschied. Belangrijker is te weten wat de doelstelling is, wat er mee wordt beoogd te bereiken, wie heeft (hebben) er welke voordeel mee en een echte Business Case (en geen Rainbow sheet). Het heeft geen zin om alleen maar vlaggetjes op groen te zien maar duidelijk moet ook zijn wat er allemaal verandert binnen de projecten/programma’s en het meest belangrijke lessons learned (waar ging wat fout en welke inschattingsfouten zijn er gemaakt). Maar ja dan kom je aan poppetjes die moeten bekennen dat er wat er fout is gelopen.
Volgens mij is het rapportage tool niet het probleem bij de overheid. Zelfs een spreadsheet is voldoende. Het gaat erom of de verantwoordelijke projecteigenaren van de ICT projecten eerlijk rapporteren. Daar zij persoonlijk belang hebben om het rooskleuriger voor te doen komen zal daar de aandacht naartoe moeten.
Een eenvoudige truc omdat te bereiken is om elk projectverantwoordelijke verplicht een zogenaamde base af te laten geven die getoetst wordt met de politieke besluitvorming. Daarmee moeten minimaal 3 zaken echt vaststaan: de totale kosten van het project, de totale doorlooptijd van het project (inclusief deadline) en alle benoemde risico’s (met mitigatie plannen). Deze info wordt maar 1 keer ingeleverd en publiekelijk gemaakt. Veranderen achteraf mag en kan niet meer. Dit gehele proces (van toetsen, vastleggen en publiekelijk maken) laten uitvoeren door een externe organisatie die er geen commercieel belang bij heeft.
Als er dan wijzigen in budget, doorlooptijd en risico’s ontstaan, dan zal de projectverantwoordelijke wel met zijn billen bloot moeten. En dat zal hem ook helpen, want hoe eerder afwijkingen zichtbaar worden, hoe sneller ingegrepen kan worden. Daarbij geef ik wel als kanttekening aan dat de politieke besluitvorming zich hier ook aan houdt. Voor mij is de belangrijkste meetpunt het aantal vroegtijdig gestaakte projecten. Dat geeft mij veel meer vertrouwen, dan met zijn alle stug doorgaan en miljoenen euro’s verder tot de conclusie komen dat het toch niet helemaal goed ging.
Wie meer wil weten over het proces van de totstandkoming van het dashboard: er staat een presentatie die onlangs ook op het Overheid360 evenement is gegeven over hetzelfde onderwerp:
http://www.slideshare.net/FortesSolutions/rijks-ictdashboard-op-weg-naar-een-transparantere-overheid-fortes-solutions
Wordt, in het kader van al die transparantie, ook bekend gemaakt wat deze herbouw van de website kostte?
Zoals Atilla Vigh al schreef: Het gaat er om of de verantwoordelijke projecteigenaren van de ICT projecten eerlijk rapporteren. Komt hetgeen door de vakman op de werkvloer écht ervaren wordt, dus in het hier en nu, ook in de rapportages naar boven?
De bovenstroom, de plannen, de processen, alle “harde” zaken zijn doorgaans goed op orde. Maar acteert eenieder ook zo als bedoeld? Worden de verantwoordelijkheden genomen? Worden de vakmensen ook echt betrokken en krijgen ze het vertrouwen? Doen we wat we zeggen? Pas als het hele (project)team de spelregels heeft geaccepteerd, gemotiveerd hun verantwoordelijkheden kennen en nemen én hierop aangesproken (kunnen) worden ontstaat de gewenste openheid en transparantie en daarmee het vertrouwen.
Het creëren van zicht op de onderstroom (dus hoe de hazen écht lopen) zal een waardig regie instrument blijken te zijn. Voor elke eindverantwoordelijke voor een stevige implementatieklus een must have voor een ‘informed decision’.