Volgens een studie die door Danka werd uitgevoerd zorgt de ongecoördineerde afdruk van documenten voor een verlies van 380 miljoen euro per jaar in de overheidssector van de Benelux
Documentbeheerspecialist Danka liet een studie uitvoeren om te (proberen te) meten hoeveel papier wordt verspild door de Benelux overheidsdiensten. Op basis van telefonische interviews bij de belangrijkste Nederlandse, Belgische en Luxemburgse ministeries, met Financiën als opvallende afwezige, die werden getoetst aan diverse statistische bronnen, komt Danka tot de conclusie dat de financiële aderlating minstens 380 miljoen euro zou bedragen.
De studie werd ook op europees niveau uitgevoerd. Hier zou het ongecoördineerd afdrukken van documenten goed zijn voor 4,7 miljard overbodige kosten. Slechts 23 procent van de Europese overheden hebben een behoorlijk uitgewerkte strategie voor documentbeheer.
Op Benelux-niveau meent Danka dat de grootste kostenbesparingen kunnen worden gemaakt op het Ministerie van Sociale Zaken, gevolgd door Onderwijs en door Gezondheid. De ministeries die er het minst in slagen hun documentproductie onder contrôle te houden, zijn Justitie, Binnenlandse Zaken, Sociale Zaken en Defensie. Helaas biedt Danka geen inzicht in de stand van zaken voor elk van drie Benelux-landen afzonderlijk.
Vorig jaar voerde Danka eenzelfde studie uit voor de privésector. Op Europees niveau bedroeg de verspilling 8,7 miljard euro per jaar. In beide gevallen is Dankas conclusie uiteraard dezelfde: zowel de privé- als de overheidssector moeten hun documentbeheer echt optimaliseren.
