De trend in de ict is momenteel dat er zoveel mogelijk bezuinigd wordt op de vernieuwing van systemen. Dit lijkt logisch, maar is dat wel zo? Economische malaise slaat overal toe. Nadat alle onderdelen van de bedrijven zijn uitgeknepen en zover mogelijk zijn teruggebracht in kostenstructuren is het nu de beurt aan de ict-vernieuwing. Het lijkt makkelijk: Schrap een aantal projecten bespaar zomaar een paar miljoen.
Ict-vernieuwing heeft meerdere doelen. Naast de opvallende mooiere en nieuwere technologie is de meest belangrijke doelstelling van vernieuwing: Vereenvoudigen van applicaties voor beheer doeleinden en niet te vergeten complexiteitsreductie. Als je vanuit dat standpunt kijkt naar de besparing op het budget van ict, is het heel onverstandig om juist die vernieuwingsprojecten te schrappen die zorgen voor vereenvoudiging en complexiteitsreductie.
Reductie van de complexiteit van systemen heeft als gevolg dat de kosten voor beheer en exploitatie omlaag gaan. Dit is natuurlijk niet direct aan de voorkant van de vernieuwing te merken, de projecten worden niet direct goedkoper, maar bij de eindklant die de servicekosten moet ophoesten merk je natuurlijk wel degelijk het verschil als de kosten voor beheer omlaag gaan.
Als je dus aan de voorkant (ontwikkeling) investeert in vereenvoudiging en reductie van complexiteit, dan zorg je voor een meerjarige verlaging van de beheerkosten. Het is immers zo dat een systeem maar één keer opgezet wordt door een vernieuwingsproject maar dat het meerdere jaren in beheer gehouden wordt. Elke euro die je investeert door vereenvoudiging van een systeem verdien je aan de beheerkant meerdere jaren terug.
Waarom doen we dit niet?
Omdat niet inzichtelijk wordt wat de gevolgen zijn van de vereenvoudigingen is er niet veel aandacht vanuit het management welke gaat over de investering in vernieuwing in de ict. De keten is niet inzichtelijk, de budgeten communiceren niet met elkaar en daardoor is het voor een cio vaak niet mogelijk om de financiële impact te bepalen van een project wat zorgt voor vereenvoudiging.
Tweede reden is dat het vaak niet ‘sexy’ is om complexiteitsreductie toe te passen. Het staat beter op je curriculum als je een nieuw mooi systeem geïmplementeerd hebt, dan wanneer je een zeer complex systeem uit je ict-landschap hebt verwijderd.
De oplossing
Dat is erg makkelijk om te zeggen vanaf de tekentafel, natuurlijk is er niet zomaar één oplossing.
Het is echter wel zo dat inzicht in de totale geldstromen en de impact van vernieuwende activiteiten op de kosten aan de achterkant, helpt om de ogen van de budgetbewakers te openen. Uiteraard is dit een specialistisch gebied en kost het in de huidige structuur van bedrijven vaak nogal veel moeite om dit overzicht te maken. Om die reden moet dit een joint effort worden van Control en pmo (project management office) omdat zij het beste de systemen kennen en alle contacten in de keten kunnen aanspreken.
Het management in de top van het bedrijf zal open moeten staan voor een andere manier van het besturen van budgetten. Leren over de, door hen zelf opgerichte, muren te kijken naar het bedrijfsbelang en niet alleen naar de belangen van de afdeling ict-vernieuwing. Dan zullen de inzichten en rapporten van Control en pmo een gewillig oor/oog vinden. Zo niet, dan blijven zij roepende in de woestijn.
Daarnaast moeten de gebruikers en betalers van de systemen zich niet alleen maar richten op datgene wat gemeld wordt wat men gaat doen, maar ook een eigen plan trekken, zelf advies inwinnen en continu in het oog houden dat systemen ook goedkoper kunnen (moeten) worden als ze een vernieuwingsslag ondergaan. Het geld wat de consument besteed aan de vernieuwing verdient men dubbel en dwars terug in de reductie van de onderhoudskosten.
Een boute stelling, ik weet het maar ik zeg:
Economische malaise: durf te investeren en het komt goed.
Waarom we dit niet doen … ik denk dat de sector afgelopen decennia te veel projecten heeft gedaan waarbij het “vernieuwen om het vernieuwen” was.
Je ziet het nu ook al een beetje met windows 8; je moet om want…. (vul zelf maar in).
Alhoewel de ondersteuning af aan het lopen is, is voor een aantal toepassingen windows XP op een PC van 5 jaar oud nog steeds heel geschikt hoor. Onzin zeg je?
Ik zie nog steeds IBM mainframe emulators draaien in sommige kantooromgevingen, en daarvoor heb je echt geen 6core engine met 16 GB geheugen nodig hoor.
Zelf ben ik iets meer dan een jaar geleden overgestapt van XP naar Win7 op mijn werkplek. In eerste instantie heeft me dit vooral veel gekost. Scripts en tooltjes die niet meer werkten omdat paden veranderd waren, nieuwe look- en feel, vooral van de office suite.
De tools die ik voor mijn dagelijks gebruik nodig heb hebben een webinterface, die niet afhankelijk is van het OS, of een commandline interface die al 20 jaar hetzelfde is.
Nu, een jaar later, heb ik nog steeds niet het gevoel dat ik productiever ben geworden omdat ik windows 7 heb ipv XP. Mijn productiviteit wordt vooral bepaald door de beschikbaarheid en stabiliteit van de omgeving (lang leve de cloud 🙁 ), niet door het OS waarop ik werk.
Ik sluit me aan bij Pavake, vernieuwen om het vernieuwen is een zeer onzalig idee. Ik denk dat juist een conservatieve benadering in de IT wenselijk is en ga vooral niet repareren wat niet stuk is. Dat is al te vaak gebeurd. Bovendien zijn er genoeg ontwikkelingen (mobiele systemen) die redenen zijn om te investeren in nieuwe ontwikkelingen. Het argument van kostenbesparingen vind ik niet overtuigend dat is altijd maar de vraag als je weer aan een nieuwbouwproject begint. Als er een onzekere factor is….
Om nog maar te zwijgen over de ontwikkelingskosten die al bijna niet in de hand te houden zijn. Wat me wel verstandig lijkt voor het beperken van de kosten is dat bedrijven de technische leiding en kennis in eigen huis houden en niet ontwikkelingstrajecten zomaar in de blind uitbesteden. Als je dat combineert met een conservatieve benadering dan maak je naar mijn mening heel wat meer kans op kostenbesparingen.
Pavake,
Goede reactie! Ik kan niets anders dan hier mij bij aan te sluiten. Nieuw is niet altijd beter, degelijker en voordeliger.
Vernieuwen om het vernieuwen is geen goed idee, maar zonder vernieuwen ga je het ook niet redden.
Is het een vooruitgang dat iedereen maar altijd op zijn smartphone zit te staren? Je kan daarop tegen zijn, maar it’s just happening. Je kunt wel fotorolletjes blijven maken, maarja we weten wat er met de uitvinder van de digitale fotocamera is gebeurd (Kodak, RIP).
Zonder richting vernieuwen is kansloos. Vernieuwen dient wel gestoeld te zijn van visie.
Maar vasthouden bij je scriptjes die het zo lekker deden onder XP… (no offense), dan klikt als allemaal lapjes tegen het bloeden, ofwel symptoombestrijding.
Kleine aanvulling: Kijk naar het CMS waarop deze site draait. Daar kun je nog jaren tegenaan programmeren, het werkt toch?
Toch geloof ik er niet in en dat het duurder is om hierbij te blijven dan om over te stappen.
@heren,
dan toch maar eens de overgang naar mac os overwegen……, kost ook wat overgangstijd, maar geeft daarna meer stabailiteit (o.a.)
Innovatie en vernieuwing kunnen nieuwe mogelijkheden creëren waardoor je business beter gaat draaien. Neem bijvoorbeeld het CMS-voorbeeld van Henri. Het CMS-systeem van deze site werkt en er is misschien geen aanleiding voor VNU om hierin te investeren. Maar misschien door het vernieuwen van dit systeem en het toevoegen en aanbieden van nieuwe mogelijkheden aan het redactieteam en ook de experts kan VNU het werkdruk op de redactie naar beneden brengen!
Daarnaast door deze mogelijkheden verbreedt de site zijn interactie met de lezers, nieuwe bezoekers aantrekken iets wat meer pageview en meer business voor VNU kan genereren, kortom voorsprong op concurrenten vergroten. Wat is handig in dit geval? Verder gaan met vernieuwing of bij de oude CMS blijven? Misschien als het beter met economie gaat dan is het te laat je business te vernieuwen! Want je concurrenten hebben dat al eerder gedaan waardoor je je klanten kwijt bent! Of je concurrenten doen dit tegelijk met jou waardoor de resultaten van je investering lager komen liggen! Spijt dat je dit niet eerder had gedaan?
Er zijn ook trajecten waarin de ROI van de vernieuwing ver weg ligt! En tegen die tijd dat de business dichtbij ROI komt dan is de omgeving toe aan het volgende vernieuwingstraject. Als voorbeeld de ict-projecten waarin verschillende gemeenten hun ict samen willen voegen!
Ik ben van mening dat een ict vernieuwingstraject kan pas succesvol zijn als dat gepaard gaat met een ketenvisie, haalbaarheidsonderzoek(geen verkooppraatjes) en aandacht voor veranderingstraject waarin de gebruikers en organisatie het product gaan accepteren, adopteren en optimaal kunnen gebruiken.
Waarom iets vervangen heeft direct te maken met het bepalen van het einde van:
1. de functionele levensduur
2. de technische levensduur
3. de financiële levensduur
4. de bedrijfseconomische levensduur
5. de beheersmatige levensduur
Het uitwerken van deze levensduur-componenten geeft een goed beeld wat wanneer en vooral waarom vervangen moet worden tegen welke kosten.
Dit is een andere proces dan een BI en op basis daarvan een nieuwe infrastructuur ontwikkelen. Het bovenstaande gaat om vervangen…