De Van As Groep, een netwerk van professionele en ambachtelijke bedrijven op het gebied van vis, schaal- en schelpdieren en gerookte vis, gebruikt voor de verwerking van de vijftienduizend facturen die jaarlijks worden ontvangen Microsoft Dynamics NAV.
De Van As Groep omvat een landelijk netwerk van professionele en ambachtelijke bedrijven op het gebied van vis, schaal- en schelpdieren en gerookte vis. Tot de Van As Groep behoren Zalmhuis Steur uit Monnickendam, de visafdelingen bij De Kweker en Versvishandel Jan van As. De laatste is een familiebedrijf dat sinds 1949 een uitgebreid en kwalitatief hoogwaardig assortiment vis, schaal- en schelpdieren levert aan horeca, grootverbruikers en detailhandel. Sinds 2010 is Versvishandel Jan van As partner van Hanos Internationale Horecagroothandel.
Vijftienduizend facturen, vier administraties
De Van As Groep verwerkt ongeveer vujftienduizend inkomende facturen per jaar in Microsoft Dynamics NAV (NAV). Deze facturen worden op één centrale plaats verwerkt in vier verschillende administraties. In totaal zijn ongeveer dertien medewerkers binnen de gehele Van As Groep betrokken bij het vastleggen, boeken, goedkeuren en verder verwerken van de facturenstroom.
Jan Pieter Rebel, hoofd automatisering bij Van As Groep: ‘Wij willen de snelheid van de verwerking van de inkomende facturen verbeteren. In het bijzonder voor het goederen gedeelte zien we veel voordeel in automatisch matchen van inkooporder gerelateerde facturen op regelniveau (regelmatching). Wij ontvangen veel verzamelfacturen van drie tot vijf pagina’s gevuld met tot wel honderd regels. Deze moeten handmatig gecontroleerd worden met orderregels en goederenontvangstregels. Een enorme tijdrovende klus! Het is prettig als alles wat correct is direct automatisch verwerkt wordt. Verder biedt het digitaal verwerken van kostenfacturen een groot voordeel omdat wij te maken hebben met goedkeurders die verspreidt zitten over verschillende locaties. Wij hoeven dan geen papier meer op en neer te sturen en raken ook geen facturen meer kwijt.’
‘ Automatisering van de verwerking van de inkomende facturenstroom heeft al langere tijd mijn aandacht. Tot voor kort dachten wij dat een betrouwbare volledige oplossing voor NAV te duur was. Via Google zijn wij in contact gekomen met ISProjects. Wij hebben de oplossing van ISProjects uiteraard vergeleken met andere oplossingen. Een aantal oplossingen kunnen de kostenfacturen verwerken en digitaal routeren. Matchen op regelniveau is echter een ander verhaal. Uit ons vergelijk blijkt dat de oplossing van ISProjects ons een totaal oplossing met regelherkenning en matching op regelniveau én een interessante roi (return on investment) biedt. De demonstratie van Paolo Cillari van ISProjects heeft ons daarvan overtuigd. ISProjects heeft veel ervaring én geeft garanties af dat het werkt. Als je dat doet, dan moet je sterk in je schoenen staan’, besluit Rebel.
