Voor veel bedrijven een herkenbaar probleem: facturen die kwijt raken doordat zij heen en weer gestuurd worden tussen verschillende locaties. Bovendien kost deze methode van factuurafhandeling enorm veel tijd. Intertaste, ontwikkelaar en producent van sauzen en kruidenmengels, herkent zich maar al te goed in dit verhaal. De zestienduizend inkomende facturen worden voor twee fabrieken op één locatie verwerkt. Daarom hebben zij ISProjects ingeschakeld.
Intertaste ontwikkelt en produceert sauzen en kruidenmengsels op basis van natuurlijke ingrediënten. Intertaste is ontstaan uit drie ondernemingen die al ruim tachtig jaar werken aan smaak, in de top van hun branche. De drie onafhankelijke bedrijven Wijko, Degens en Kuijpers van den Boom werden tussen 1981 en 1998 samengevoegd door Cosun en omgedoopt tot Unifine Sauces & Spices. Vanaf 2008 gaat Unifine als onderdeel van Clearwood verder onder de naam Intertaste. In 2010 verkrijgt Intertaste een derde productielocatie met de aankoop van de voormalige Royco fabriek in Utrecht.
Facturen verwerken in SAP
Intertaste verwerkt per jaar ongeveer zestienduizend inkomende facturen in SAP. Deze facturen worden voor twee fabrieken op één locatie verwerkt. In totaal zijn meer dan 35 personen betrokken bij de vastlegging, boeking, goedkeuring en verdere verwerking van deze inkomende facturenstroom.
Pieter Koen, Hoofd Financiële Administratie, Intertaste vertelt: 'Wij verwerken in Puttershoek de facturen voor twee fabrieken, één hier in Puttershoek en één in Nijkerk. Wij liepen hierbij tegen een, voor veel bedrijven herkenbaar, probleem aan: Het heen en weer sturen van de facturen tussen de locaties kostte teveel tijd en facturen raakten zoek.'
'Om dit probleem op te lossen zijn wij via internet op zoek gegaan naar mogelijke leveranciers. Daarnaast ontvingen wij regelmatig informatie over digitale factuurverwerking van aanbieders op dit gebied. Op basis van deze informatie hebben wij van drie mogelijke leveranciers een demo bekeken. Omdat één partij nog geen interface had met SAP hebben wij vervolgens alleen een offerte aangevraagd bij ISProjects en één andere aanbieder. Daarna hebben wij ook een bezoek gebracht aan een bestaande klant van beide bedrijven. De referent van ISProjects paste goed bij de manier waarop wij onze inkomende facturen verwerken. Een belangrijk onderdeel voor ons was de mogelijkheid om bijkomende kosten als extra regel te kunnen boeken. De referent werkte met die optie in een live versie waardoor wij zagen dat deze functionaliteit al door ISProjects was gebouwd en hoe dit dan in de praktijk werkte.'
'Dit was één van de voornaamste redenen om te kiezen voor de oplossing van ISProjects. Verder gebruikt ISProjects ook de extra mogelijkheden van SAP die buiten de standaard workflow vallen en hoeven de facturen niet meer fysiek tussen de locaties op en neer te worden gestuurd, wat voor ons uiteraard een essentieel onderdeel was.'
Opgesplitst in twee stappen
'In verband met tijdsgebrek hebben we besloten het project in twee stappen te verdelen. Allereerst zijn we van start gegaan met het kostengedeelte. Dit gedeelte van het project verliep voorspoedig. Daardoor is de werking van het pakket van ISProjects inmiddels bekend binnen de organisatie. Daarna hebben we het goederen gedeelte opgepakt. Dit is een stuk complexer, het matchen kan per fabriek verschillen en ook de instellingen in SAP zijn niet altijd uniform. Inmiddels is ook dit deel van het project bijna afgerond en hebben we gesprekken ingepland om wellicht binnenkort de derde vestiging toe te voegen. Ik wil als advies nog meegeven dat de keuze om het project in stappen uit te voeren zeker het overwegen waard is. Dit was vooraf geen bewuste keuze maar heeft voor ons in de praktijk zeer prettig uitgepakt', besluit Koen.
