De voordelen van software as a service (SaaS) zijn onderhand algemeen bekend. Medewerkers willen vanaf diverse locaties en apparaten toegang hebben tot e-mail, applicaties en documenten. SaaS lijkt hiervoor de ideale oplossing: geen investeringen in infrastructuur, geen langdurige implementatietrajecten en geen omkijken naar het onderhoud. In plaats daarvan betalen voor het daadwerkelijk gebruik. Maar is de keuze voor SaaS wel zwart-wit?
Het nadeel is dat bedrijfsapplicaties zelden of nooit op zichzelf staan. Door de hoge mate van integratie tussen applicaties wordt nog vaak gedacht dat een keuze voor SaaS een alles-of-niets-beslissing is. Aangezien lang niet alle bedrijfsapplicaties geschikt zijn als online toepassing (door bijvoorbeeld de zwaarte van de applicatie of wettelijke restricties ), wordt uit gemak maar afgezien van het SaaS-model. Ten onrechte, want SaaS is gelukkig niet zo zwart-wit.
Bij SaaS-oplossingen doet de leverancier het onderhoud en alle gebruikers krijgen de beschikking over dezelfde versie omdat SaaS multi-tenant is. Met andere woorden: serverapplicaties kunnen door meerdere organisaties gebruikt worden. Deze vorm drukt de kosten van de server- en applicatiehuur maar brengt wel een theoretisch risico met zich mee. Het zou kunnen gebeuren dat onbevoegden door een menselijke fout toegang krijgen tot data van anderen, omdat ze ook van dezelfde server gebruik maken. Daarnaast bepaalt de SaaS-leverancier welke versie van de software wordt gebruikt. Werken op een oudere versie kan echter gewenst zijn, omdat de koppeling met een andere bedrijfsapplicatie niet meer werkt na een update. Een ander kenmerk van SaaS: het is niet altijd duidelijk waar de informatie is opgeslagen. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bijvoorbeeld verbiedt dat Nederlandse organisaties persoonsgegevens buiten Europa opslaan. Daarnaast is de back-up van gegevens bij SaaS een lastig punt.
Een alternatief is het Private Cloud model. Daarbij komt de applicatie vanuit een vooraf gedefinieerd datacenter. Net als bij SaaS is er geen omkijk naar housing, beheer en onderhoud, maar wel zekerheid over waar gegevens zijn opgeslagen. Bij Private Cloud gaat het om de huur van al dan niet gevirutaliseerde servers waarop de software draait. Nadeel van het Private Cloud model is dat servercapaciteit wordt gehuurd, meestal voor langere tijd. De capaciteit tussentijds terugschroeven is niet altijd mogelijk; dit hangt ervan af of het een gevirtualiseerde omgeving betreft. Wel is het altijd mogelijk om het aantal gebruikers (inclusief de licenties) tussentijds aan te passen.
Hybride vorm
Alle drie de aanbiedingsvormen van software (SaaS, Private Cloud en on-premises) hebben voor- en nadelen. Welke vorm is het meest geschikt, hoe ga je om met het oplijnen van servicelevels, facturatie, contracten en contacten van de verschillende leveranciers? Een hybride vorm van applicatiebeheer is meer voor de hand liggend dan vaak wordt gedacht.
De meeste organisaties kunnen en willen nu eenmaal niet in een keer alle diensten vanuit de cloud betrekken. Dat is ook niet nodig om toch de voordelen van SaaS te kunnen plukken. Door de implementatie en het beheer van software uit handen te geven aan een externe partij, kunnen lokale applicaties eenvoudig worden geïntegreerd met applicaties in een datacenter en SaaS. Dat hoeft zeker niet meer te kosten dan het beheer in huis houden: investeringen in software en hardware zijn immers een stuk lager, en ook security kan centraal worden geregeld.
