Het zal niemand zijn ontgaan dat de ontwikkeling van ict de afgelopen jaren een enorme versnelling doormaakt. Iedereen kent de voorbeelden van technologie- en retailbedrijven die monopolyposities hebben verworven door het vergaren en analyseren van data van hun klanten. Bij deze bedrijven is ict geen ondersteunend proces, maar een strategisch en integraal onderdeel van de business. Oudere en meer traditionele sectoren zoals de zorg en overheid hebben meer moeite met deze digitale transformatie. De cio heeft in deze transformatie de belangrijke taak om samenwerking en innovatie tot stand te brengen.
De hamvraag is uiteraard: hoe dan? Hoe ontwerp je een strategie in de nieuwe digitale wereld die enerzijds voldoet aan de vraag, bijvoorbeeld het realiseren van datagedreven werken (data driven decision making), en die anderzijds voldoet aan kaderstellende wetgeving zoals de algemene verordening gegevensbescherming, de AVG. Het belang van datagedreven werken is groot, bijvoorbeeld om te weten wat er binnen uw organisatie echt werkt, voor efficiëntere processen en consistente beslissingen, maar ook voor risicomanagement en om optimaal te kunnen anticiperen op veranderingen in de markt.
Geen tijd te verliezen
Vanaf 25 mei 2018 is de AVG van toepassing. Dat houdt in dat de rechten op het gebied van privacy van burgers worden versterkt en uitgebreid. Organisaties moeten kunnen aantonen dat de juiste organisatorische en technische maatregelen genomen zijn om aan de AVG te voldoen.
We weten uit ervaring dat onze klanten worstelen met de vraag hoe de AVG moet worden uitgevoerd. Er is meestal wel nagedacht over de gegevensverwerking en -gebruik op applicatieniveau maar wij zien vanuit onze adviespraktijk dat het hergebruik van data binnen een data warehouse en business intelligence omgeving een onderbelicht vraagstuk is.
Veel onduidelijkheid
Het gebrek aan kennis over het hergebruik van data leidt tot onzekerheid over de manier waarop data warehouses en analytische tools mogen worden ingezet. Mogen data uit de verschillende applicaties zomaar worden gecombineerd? De kans is groot dat gegevens in een (nieuwe) context worden geplaatst waarvoor de klant, burger of patiënt nooit toestemming heeft gegeven. Vaak gaat het om maatschappelijk relevante vragen die steeds beter en makkelijker kunnen worden beantwoord met nieuwe analytische technologieën:
– Het opstellen van risicoprofielen van burgers of postcodegebieden in het kader van preventie. Dat kan gaan om leefomstandigheden die invloed hebben op de gezondheid, maar ook op het voorspellen van de kans op incidenten zoals brand in bepaalde wijken of straten;
– Het gebruiken van patiëntgegevens die zijn verzameld in het zorgproces voor wetenschappelijk onderzoek;
– Het aanleveren van patiëntgegevens aan derden ten behoeve van kwaliteitsregistraties.
Organisatie bewust bekwaam maken
Deze onduidelijkheid leidt in de praktijk tot risicomijdend gedrag bij informatieveiligheid functionarissen en cio’s. Medewerkers werken met schaduwoplossingen om zo toch hun informatievragen op te lossen. Zo ontstaan de werkelijke risico’s op datalekken. Het is tijd dit te onderkennen en te werken aan de onderliggende aspecten om ‘bewust bekwaam’ te worden. Het voldoen aan de AVG gaat tijd kosten, daarbij dient dieper ingegaan te worden op:
– inzicht in de kwaliteit en legitimiteit van de data die in het primaire proces worden verzameld;
– de techniek en functie van het data warehouse;
– het proces waarlangs informatievragen worden geadresseerd;
– het organiseren van kennis om legitimiteit van vragen te beoordelen;
– het organiseren van data-eigenaarschap.
Datagedreven werken laten groeien
De cio en de functionaris voor gegevensbescherming (fg) spelen een belangrijke rol bij datagedreven werken, maar zij niet alleen. Het is een proces van digitale transformatie, cultuurverandering en bovenal teamwork. Data driven decision making/data warehousing/business intelligence zijn geen tools van de it-afdeling maar een integraal onderdeel van de bedrijfsstrategie. Dit proces moet niet alleen zijn gericht op het reduceren van risico’s maar juist op het benutten van de kansen die nieuwe technologie en datagedreven werken biedt.
Teamwerk is de sleutel
Het is de kunst om kennis van bedrijfsprocessen en bedrijfsdoelstellingen te combineren met kennis van data. Daarbij zijn teamleden die de juiste vragen stellen essentieel om vernieuwing en verandering te bewerkstelligen. Ook experts zijn noodzakelijk in dit team om op het vlak van wet- en regelgeving vraagstukken te beantwoorden over of detailgegevens dan wel geaggregeerde gegevens en analyses mogen worden verspreid. Een veel voorkomend vraagstuk hierbij is of voor een pilotproject andere kaders gelden dan voor reguliere verwerking van persoonsgegevens. In principe is dit niet zo, maar het is belangrijk om hier op een case-by-case manier over na te denken als organisatie.
Optimale data strategie
De kerntaak van het team is natuurlijk niet om te voldoen aan de AVG, maar om u en uw organisatie van inzichten te voorzien waarmee u uw digitale strategie kunt realiseren.
Datagedreven werken vergt een strategie om naast adequate rapportages voor de reguliere sturing en verantwoording, ook te investeren in het optimaliseren van uw business en te innoveren in nieuwe producten en diensten. Deze strategie is in het huidige complexe en alom aanwezige digitale tijdperk geen technische kwestie, maar vooral een integraal onderdeel van uw business.
Rutger Nugteren, Jeroen van Oostrum en Robert Veen, adviseurs bij M&I/Partners
