Tegenwoordig is iedereen altijd en overal bereikbaar. Ook voor werk-gerelateerde zaken. Even snel via je smartphone een e-mail beantwoorden, een uitnodiging accepteren, of een foto doorsturen naar een collega.
Het voordeel is duidelijk: de productiviteit ligt hoger doordat mensen eigenlijk altijd online zijn. Dat maakt medewerkers, en dus organisaties, flexibeler. De keerzijde van de medaille: gegevens worden niet altijd op een veilige manier uitgewisseld. Organisaties zouden een actief beleid moeten hebben om ook mobiel makkelijk én veilig gegevens uit te kunnen wisselen.
Steeds minder zicht op communicatie
Echter, veel it-afdelingen hebben nog weinig tot geen zicht op het gebruik van mobiele devices door medewerkers. Omdat steeds meer zakelijke communicatie via een tablet of een smartphone verloopt, is daar zeker een inhaalslag te maken. Als medewerkers grote bestanden moeten versturen, is de standaard zakelijke e-mailaccount vaak ontoereikend. Dit verleidt gebruikers ertoe om tools in te zetten die ze ook voor privédoeleinden gebruiken.
Op een mobieltje is die scheidslijn sowieso vaak dunner. Een organisatie moet daarom de werknemers uitrusten met een oplossing voor veilige informatieuitswisseling die ook ingezet kan worden op mobiele devices. E-mail- en bestandsencryptie zijn niet nieuw, maar worden momenteel nog lang niet altijd toepast op alle digitale communicatie binnen een organisatie.
Het ultieme device
Het bedrijfsleven vandaag de dag eist dat we snel reageren en informatie uitwisselen, ook onderweg. Beschikten vroeger enkele medewerkers over een zakelijke mobiele telefoon met toegang tot mail, nu zijn alle medewerkers altijd en overal bereikbaar. Bovendien is tegenwoordig zowat ieder mobieltje uitgerust met een camera. Het ultieme device om een foto of video te maken, én te versturen. Dat moet wel veilig gebeuren en tegelijkertijd laagdrempelig blijven.
Gebruikers moeten vertrouwelijke informatie direct vanaf hun smartphone veilig kunnen versturen, ook als het om grote bestanden gaat. Zo kan een architect in een handomdraai tekeningen van een bouwlocatie naar het kantoor verzenden, iets wat bijdraagt aan een soepeler workflow. Een accountant kan ook onderweg loonstroken van een cliënt ontvangen. Een zorgprofessional kan direct na een huisbezoek bij een patiënt veilig foto- of videomateriaal uitwisselen met een medisch specialist, beeldmateriaal dat hij ter plekke heeft gemaakt met de camera van mobiel. Enfin, de voordelen zijn legio.
Win-win situatie
Encrypted e-mail creëert een win-winsituatie voor zowel organisaties als gebruikers. De organisatie krijgt grip op de communicatiestromen, ook op dat wat buiten de deur plaatsvindt. Daarmee wordt het gevaar van shadow-it teruggedrongen. Tegelijkertijd krijgen medewerkers meer mogelijkheden om ongeacht hun locatie bestanden te maken en te delen met het gemak dat het gebruik van mobiele device biedt.
Dag Lucien, op dit moment gebruik ik vboxxcloud voor mijn bestanden en hoef ik dus niet meer bestanden via de mail te versturen. Toch wil ik zoals, u schetst, een veilige mail voor mijn organisatie. Kunt u of iemand anders iets aanraden?