Steeds meer bedrijven stallen hun data in de cloud. Voor veel organisaties een logische keuze; de cloud is flexibel en dat biedt uitkomst voor groeiende bedrijven die willen blijven innoveren. Door de verschillende abonnementen zoals SaaS, PaaS, IaaS en andere as-a-servicediensten, kan iedereen binnen een organisatie eenvoudig clouddiensten aanschaffen. Het gevolg hiervan is dat afdelingen software aanschaffen zonder de it-afdeling hierbij te betrekken. Hierdoor heeft de chief information officer (cio) minder goed inzicht in de daadwerkelijke uitgaven aan clouddiensten.
Bedrijven lopen hierdoor het risico ongemerkt (te) veel uit te geven.Om hier enig vat op te krijgen heb ik een paar tips om beter grip te houden op cloud-uitgaven.
Inzicht krijgen in de behoeften
Een belangrijke taak van de cio is het waken over it-uitgaven en deze binnen het budget te houden. Om dit te kunnen doen, moet er inzicht zijn in welke diensten er afgenomen worden en welke diensten er ook daadwerkelijk gebruikt worden. Daarnaast is het belangrijk dat de betreffende diensten aansluiten bij de behoeften van medewerkers. Als werknemers niet door de Iitafdeling worden voorzien in hun behoeften, gaan ze namelijk zelf op zoek naar de juiste oplossing.
Afdelingen binnen organisaties zijn niet meer afhankelijk van de it-afdeling om diensten aan te schaffen; dit kunnen ze tegenwoordig zelf door middel van abonnementen zoals IaaS. Hierdoor ontstaat het probleem dat iedere afdeling zijn eigen oplossing aanschaft. Wanneer de cio op de hoogte is van de behoeften van de organisatie, kan hij alle medewerkers voorzien van de juiste software.
Automatiseren van it-procedures
De tweede belangrijke factor waardoor cio’s grip kunnen krijgen op de cloud-uitgaven is het automatiseren van de it-processen. Een voorbeeld hiervan is het faciliteren van een interne webshop waar werknemers de service kunnen aanvragen die ze nodig hebben. Gebruikers kunnen kiezen voor hoe lang ze bepaalde software willen gebruiken, het systeem geeft dan een melding aan de gebruiker als de softwarelicentie bijna afloopt. Ze kunnen dan kiezen om de licentie te laten verlopen of om deze nog langer te gebruiken.
Hierdoor wordt er alleen betaald voor de licenties die ook daadwerkelijk gebruikt worden. Als de werknemer de licentie niet meer gebruikt, wordt deze automatisch van de computer verwijderd. Daarnaast is er goed inzicht in welke licenties er door de verschillende afdelingen worden gebruikt, waardoor bepaalde facturen naar de juiste afdeling gestuurd kunnen worden.
Verantwoordelijkheid creëren
Het is nog nooit zo makkelijk geweest voor afdelingen om virtuele machines (vm’s) in te zetten. Of het nu gaat om het ontwikkelen van testomgevingen, pre-sales demo’s of een replica van de klantomgeving. Dankzij IaaS kunnen afdelingen binnen de organisatie deze vm’s zelf aanschaffen, zonder hulp van de it-afdeling. Hierdoor is het voor de it-afdeling moeilijker het gebruik van deze vm’s te volgen. En het gebruik van deze machines is juist waar het vaak mis gaat.
Een vm is kostbaar, daarom wil niemand dat deze blijft draaien als het niet meer nodig is. Het is voor de desbetreffende afdeling echter moeilijk om dit proces in de gaten te houden als de rekening steeds richting de it-afdeling wordt gestuurd. De it-afdelingen moeten ervoor zorgen dat de facturen bij de juiste afdelingen terecht komen. Hierdoor neemt de afdeling zelf de verantwoordelijkheid om bepaalde software aan of uit te zetten.
Processen optimaliseren
Naarmate het hele bedrijf meer gebruik maakt van it en steeds meer medewerkers zelf op zoek gaan naar oplossingen, is het belangrijk om bedrijfsprocessen te optimaliseren. Door inzicht te hebben in de wensen en behoeften van de werknemers kan de it-afdeling de juiste software aanschaffen. Door automatisering wordt het makkelijker dit inzicht te krijgen en hebben werknemers het gevoel dat ze zelf de juiste software kunnen aanschaffen.
Ook wordt er hierdoor niet te veel betaald voor software die eigenlijk al niet meer wordt gebruikt. Door de verantwoordelijkheid bij de afdelingen te leggen, gaan ze ook zelf de verantwoordelijkheid dragen om software uit te schakelen wanneer deze niet meer gebruikt wordt. Hiermee kan de cio grip houden op cloud-kosten.
Matt Fisher, senior vice president product strategy bij Snow Software
