Met negen vestigingen en ruim tweehonderd medewerkers is Visser & Visser een accountantskantoor van belang voor het mkb in Midden-Nederland. Hoofd Automatisering Aart in ’t Veld legt uit: 'Al meer dan tien jaar zijn we bezig om onze processen vergaand te automatiseren. Hierdoor komen we in prijs en kwaliteit gunstig naar voren.' De meest recente digitaliseringsstap werd samen met Konica Minolta gezet.
Volgens In ’t Veld is het voor accountantskantoren niet eenvoudig om zich te onderscheiden in de markt: ‘Een jaarrekening is een jaarrekening en een aangifte is een aangifte. Daar maak je niet echt het verschil in. Behalve door het op tijd en goed te doen en tegen een gunstige prijs. Het nieuwe project met Konica Minolta paste daar heel mooi in.
Tot voor kort werden papieren documenten bij Visser & Visser nog gescand naar e-mail en handmatig op klantnummer in het archief gezet. Nu is het zo dat de medewerker direct op het display van het systeem aangeeft om welke klant het gaat en om welk jaar. Met één druk op de knop vindt het document zijn weg naar het juiste digitale dossier. De winst zit ‘m niet alleen in dat er één processtap minder is, maar dat er ook minder fouten worden gemaakt. Daarbij komt ook nog eens dat gescande documenten nu als doorzoekbare pdf worden opgeslagen. ‘Zo kunnen we de documenten altijd weer makkelijk terugvinden.’
Bij de keuze voor de nieuwe documentoplossing werden verschillende partijen uitgenodigd voor de offerteronde. Dat Konica Minolta als bestaande partner niet mocht ontbreken, was voor In ’t Veld meteen duidelijk. ‘Medewerkers waren tevreden over die systemen. De kwaliteit was goed, het aantal problemen daardoor beperkt en als er toch wat aan de hand was, werd het snel en goed verholpen.’ Tot de opdracht van Visser & Visser behoorde ook het samenvoegen van de papieren en digitale papierstromen: ‘Soms wil de klant een digitaal document graag op papier met handtekening ontvangen. Ons secretariaat maakte daar tot voor kort twee documenten voor aan. Eén zonder logo’s en adresgegevens om af te drukken op huisstijlpapier, en één mét gegevens voor digitaal gebruik. In de nieuwe situatie hebben we geen huisstijlpapier meer, maar printen we alles op de Konica Minolta-systemen.’
Projectscope
– vervanging achttien multifunctionals
– direct scannen naar digitale dossiers
– papieren & digitale documentstromen samenvoegen
– flexibel contract
