Dura Vermeer-divisie Infra heeft de verwerking van inkomende facturen geautomatiseerd met de business process management-oplossing van VanMeijel. Hierdoor kunnen de werkmaatschappijen zich meer richten op de financiële bewaking van de projecten. Daarnaast leverde deze automatiseringsslag een besparing in manuren en een uniforme manier van werken op.
De honderdduizend facturen die Dura Vermeer Infra jaarlijks ontvangt, kwamen tot voor kort bij de afzonderlijke werkmaatschappijen binnen. Hier werden ze gestempeld, ingeboekt en ter accordering de organisatie rondgestuurd. De facturen werden handmatig geaccordeerd waarbij de kans bestond dat de uiteindelijke verwerking op zich liet wachten. Tevens ontbrak het overzicht waar de facturen zich bevonden en wat de status hiervan was.
‘Het was meteen duidelijk dat veel tijdswinst viel te behalen door centralisatie en automatisering, maar dat was niet ons primaire doel’, zegt procesmanager Rob Zwart van Dura Vermeer Divisie Infra. ‘Het belangrijkst was, en is, dat de werkmaatschappijen hun projecten beter kunnen bewaken. Enerzijds door er tijd voor vrij te maken, anderzijds door te zorgen dat facturen eerder en eenduidiger worden ingeboekt, zodat er een beter en actueler overzicht bestaat van de daadwerkelijk gemaakte kosten.’
Om het proces te automatiseren, koos het bedrijf voor de business process management-oplossing van VanMeijel. Zwart: ‘We gebruikten Metacom, de erp-oplossing van VanMeijel, al. Het grote voordeel is dat de oplossing van VanMeijel volledig met Metacom geïntegreerd is en er dus geen nieuwe koppelingen noodzakelijk waren.’
De implementatie van de business process management-oplossing startte met een pilot bij twee werkmaatschappijen. ‘We begonnen met een standaardoplossing, maar tijdens de pilot bleek dat we enkele aanvullende wensen hadden’, vervolgt Zwart. ‘Daarom zijn we overgestapt naar een maatwerkoplossing voor Dura Vermeer. Een van onze uitgangspunten is dat het systeem zo gebruiksvriendelijk moet zijn dat alle medewerkers er zonder training mee uit de voeten kunnen. Om dit te bereiken waren enkele kleine aanpassingen nodig. De gebruiker krijgt alleen die informatie in beeld, die voor hem relevant is. Daarnaast bleek dat we een aantal aanvullende workflows nodig hadden, deze hebben we laten aanmaken in onze oplossing.’
Nu het systeem een jaar in gebruik is, blijkt dat de investering zichzelf ruimschoots terugverdient. Ongeveer 98 procent van de facturen wordt automatisch verwerkt. Facturen worden nu sneller verwerkt waardoor de daadwerkelijk gemaakte kosten eerder bekend zijn. Als er vragen zijn over een factuur, kunnen medewerkers deze nu eenvoudig digitaal stellen.
‘We merken nu al dat deze veranderingen leiden tot kwalitatief betere projectbewaking, -rapportages en -prognoses’, rondt Zwart af. ‘De projectbewaking is essentieel voor Dura Vermeer, want uiteindelijk worden onze jaarcijfers grotendeels bepaald door het gezamenlijke resultaat van alle projecten.’
