Conference calls kunnen meer productivteit kosten dan je lief is. Dit is de discussiestelling die Computable-lezers vandaag krijgen voorgelegd.
Vergaderen op afstand is in theorie een enorme tijdsbespaarder en productiviteitsversterker. Ondanks voortschrijdende technologie en gebruiksgemak kunnen de time savings en productivity boosts tegenvallen. Niet alleen ‘echte’ vergaderingen kunnen al tijdverspillend, mankrachtbezettend, hiërarchiebevestigend en kantoorcultuurverstarrend zijn. Ook teleconferencing kent nogal schaduwkanten. De daadwerkelijke impact van welke soort – en aanpak – van vergadering is natuurlijk mede afhankelijk van een zinvolle planning, strakke vergaderagenda, professionele houding van de participanten, en zo nog wat factoren. In de praktijk kosten conference calls toch te vaak productiviteit. Wat vind jij?
Leuk en herkenbaar in beeld gebracht op deze manier. Wij maken gebruik van Veenman Videoconferencing op kantoor (onze eigen oplossing), waarbij er ook gebruik wordt gemaakt van video. Het feit dat je elkaar naast alleen horen ook kan zien maakt de vergaderingen vele malen effectiever. Je kan elkaars lichaamstaal zien, mensen zijn minder geneigd ondertussen “patience” te gaan spelen en praten minder door elkaar heen. Puur en alleen elkaars stem horen maakt een vergadering vaak niet erg interactief. Ik zou daarom aanraden videoconferencing te gebruiken, beeld en geluid maakt de gehele beleving compleet. Dan kun je echt gaan besparen op kosten en winnen aan effectieve werktijd.
Het filmpje heb ik al eens eerder gezien. Deels herkenbaar.
Patience spelen zegt iets over de professionaliteit en toegevoegde waarde van die persoon. Ook met videoconferencing kun je dat nog steeds doen.
Mijn ervaring is dat een mix van fysieke meetings, teleconferencing en videoconferencing het beste werkt. Als je de deelnemers al eens in het echt ontmoet hebt, heb je een veel beter beeld over met wie je nu aan het vergaderen bent, en kun je vaak ook aan de stem horen wie er aan het woord is.
Voor kort overleg is teleconferencing doorgaans voldoende.
Gaat het om wat langere vergaderingen, waarbij meer interactiviteit gewenst is, dan kan videoconferencing een oplossing zijn.
Echter, mijns inziens gaat er niets boven een face-to-face meeting, waarbij je ook wat meer informeel contact kunt hebben in de pauze/lunch of ’s avonds.
Scientific management aka Taylorism, alsof mensen die meetings houden eigenlijk aan de produktieloopband zouden moeten staan. Vreemde inleiding. Ik vraag mij altijd weer af hoe “productiviteit” op managementniveau wordt gekwantificeerd. Want zonder de productiviteit (van de mensen die aan dit soort meetings deelnemen) daadwerkelijk te kunnen meten, zijn dit soort uitspraken volkomen zinloos.