Erasmus+ is een initiatief van de Europese Commissie. Dit subsidieprogramma is breed inzetbaar: studenten kunnen er twee weken mee in een ander Europees land verblijven, in het kader van een bepaald project, of een aantal maanden tot een jaar, voor studie of een stage. Ook docenten kunnen er gebruik van maken, om kennis en inzichten op te doen bij een buitenlandse school. Voor studenten van het ROC van Amsterdam – Flevoland (ROCvA-F) die gebruik willen maken van Erasmus+ was er tot voor kort nog wel een flinke administratieve hobbel op de weg. Om de subsidie aan te vragen, moesten zij een hoop formulieren invullen. Het ROC heeft dit aangepakt met een Power App van Wortell. Voor de hoofdjury van de Computable Awards 2022 reden om deze Power App te nomineren in de categorie Onderwijsproject.
De applicatie laat studenten hun subsidieaanvraag indienen met een digitaal formulier, dat bovenin voorzien is van een lijn met acht bolletjes. Klik je op zo’n bolletje, dan kom je bij het bijbehorende tabblad. Het formulier is op die manier overzichtelijk opgedeeld in acht onderwerpen, zoals Eigen gegevens, Contactpersoon in geval van nood en Gegevens stagebedrijf. De student weet zo precies waar hij of zij zich in het aanvraagproces bevindt. Bijna alles is in het Nederlands in te vullen, dus ook in dat opzicht is het gebruikersgemak behoorlijk toegenomen. Als oplossing ontwierp Wortell een Power App. Het ingevulde aanvraagformulier komt vervolgens in SharePoint te staan. Met een druk op de knop is er dan automatisch een contract aan te koppelen en op te maken in Word-format.
In de oude situatie werd van studenten gevraagd om het stagecontract te printen en per post naar iedereen toe te sturen die er een handtekening op moest zetten, ook de stagebegeleider in het buitenland. Al deze personen moesten het document dan weer retour zenden. Dat duurde vaak ontzettend lang. Het bleef dan weken op iemands bureau liggen, terwijl ROCvA-F en de betreffende student maar aan het wachten waren. Eerst werd gekozen voor een digitaal aanvraagformulier, maar dat was niet compatibel met de bestaande systemen. Wortell ging vervolgens met een nieuw digitaal systeem, dat een hoop papierverbruik bespaard en studenten het aanvraagproces laat doorlopen in behapbare brokken. In de week van 30 augustus 2021, toen de studenten terug kwamen van vakantie, ging de Power App live.
