Enterprise resource planning

Software voor enterprise resource planning (erp) is een groot computerprogramma dat een onderneming gebruikt voor het plannen van zijn bedrijfsmiddelen.

Wat is dat?

Software voor enterprise resource planning (erp) is een groot computerprogramma dat een onderneming gebruikt voor het plannen van zijn bedrijfsmiddelen. Met een erp-systeem kan één geïntegreerde bedrijfsadministratie worden opgezet die logistieke en productieprocessen koppelt aan de administratieve afwikkeling ervan. Van oudsher gebruiken multinationals de software, omdat het een toepassing is die in alle vestigingen wereldwijd kan worden ingevoerd. Ook de rijksoverheid en andere (semi-)publieke sectoren zetten erp-systemen in. Denk aan ministeries, nutsbedrijven, zorginstellingen en grote scholengemeenschappen.

De afgelopen jaren is de functionaliteit van erp-systemen fors gegroeid. Naast de gebruikelijke financieel-logistieke functies bieden leveranciers software voor bijvoorbeeld relatiebeheer (crm: customer relationship management), asset management, ketenbeheer (supply chain management), levenscyclusbeheer (product lifecycle management) en business intelligence.

Wat zijn de trends?

De erp-markt blijft in de ban van overnames. Bedrijven kopen concurrenten om marktaandeel te winnen. Voorbeelden: Infor (SSA Global) en Lawson (Intentia). Of ze nemen ondernemingen over waarmee ze hun eigen portfolio kunnen verbreden en verdiepen. Business intelligence is hier een goed voorbeeld van: in korte tijd namen Oracle (Hyperion) en SAP (Business Objects) specialisten op dit vlak over.
Grote erp-leveranciers willen dolgraag zaken doen met het midden- en kleinbedrijf, omdat ondernemers daar nog veel maatwerkapplicaties of instappakketten gebruiken. In de praktijk blijkt dat een lastige markt. Hoewel het kleinere ondernemingen zijn, ontberen ze vaak een goede ict-afdeling die als sparringpartner kan dienen. SaaS (software as a service) kan een aantrekkelijke oplossing zijn: het biedt kleinere ondernemers de mogelijkheid om gebruik te maken van software via een huurmodel waar ook het onderhoud onder valt, maar waarvoor geen eindeloos lange licentie voor nodig is.
De erp-markt blijft de komende jaren groeien, is de verwachting. Onderhoud van de systemen zal de grootste aanjager zijn van deze groei. Daarnaast voorspellen analisten dat in 2008 veel systemen zullen worden vervangen. De laatste keer dat dit gebeurde was vlak voor de millenniumwisseling. Leveranciers voeren ook platformveranderingen door, zoals de invoering van het SaaS-model.

Welke oplossingen zijn er?

De markt is grofweg te onderscheiden in horizontale en verticale pakketten. Een aantal grote leveranciers (SAP, Oracle, Microsoft), die de markt domineren, levert standaard modules die voor organisaties op maat worden gesneden. Hieruit voortvloeiend beschikken sommige van deze softwarebouwers over een aantal industrieoplossingen. Daarnaast zijn er leveranciers die zich op een beperkt aantal specifieke markten met toegesneden pakketten richten.
Een ondernemer die een erp-pakket wil aanschaffen, heeft grofweg te maken met drie partijen: de leverancier, de implementatiepartner en de beheerder. De meeste leveranciers hebben een netwerk van adviseurs en system integrators die een implementatietraject kunnen begeleiden. Na oplevering van het systeem moet het in de lucht worden gehouden door een beheerder. Dat kan iemand zijn van de eigen ict-afdeling, of – en dat gebeurt in toenemende mate – van een extern aangetrokken beheerspecialist (op basis van een sercie level agreement).
Klanten die een erp-pakket kopen, lopen het gevaar dat zo'n project gierend uit de klauwen loopt. Valkuilen: hoge onderhoudskosten, een gebruiksvriendelijkheid die te wensen over laat waardoor het langer duurt eer gebruikers er goed mee overweg kunnen, de complexe integratie met andere systemen en het moeizaam aanpassen aan veranderende bedrijfsprocessen. Menig bedrijf is (bijna) failliet gegaan, nadat bleek dat het nieuwe erp-systeem de orders niet goed kon verwerken en er niet kon worden teruggevallen op een schaduwsysteem.
De meeste kosten gaan zitten in het implementatietraject. Een goede voorbereiding en uitgekiende pakket- en system integratorselectie is dus een noodzaak. Een onafhankelijk adviseur kan hierbij helpen. Ook is het raadzaam naar ervaringen van andere organisaties te vragen.
Inlezen over het onderwerp wordt sterk aanbevolen. Over het slagen en falen van erp-trajecten wordt regelmatig gepubliceerd. Recent verschenen nog twee interessante uitgaven: Basisboek ERP (uitgeverij Tutein Nolthenius) van Lineke Sneller, en Veranderkundige interventies bij ERP-implementaties, veranderen als collectief leerproces (Universiteit Twente), het proefschrift van Remco Schimmel.