Eerst was er digitale nieuwigheid. Toen volgde digitale vertrouwdheid. Dankzij de exponentiële groei van digitale technologie is er nu een generatie mensen met hogere verwachtingen dan ooit tevoren. Ze eisen een consistente ervaring via alle verschillende apparaten die zij gebruiken. Dit is het tijdperk van digitale afhankelijkheid. Slimme bedrijven spelen in op deze nieuwe generatie werknemers van wie het leven volledig draait om technologie. Hun intrinsieke kennis van digitale hulpmiddelen en technieken wordt beschouwd als een voordeel en niet als een belemmering. Het leidt zelfs tot een fundamentele verschuiving in de wijze waarop IT-beslissingen worden genomen.
Traditioneel gezien is IT-besluitvorming de verantwoordelijkheid van CIO’s en IT-directors waarna IT-managers het nieuws vervolgens naar de rest van de organisatie communiceren. Veranderingen worden nu echter steeds vaker van onderaf aangedreven, door de werknemers zelf. Kantoormedewerkers worden steeds proactiever en veeleisender als het gaat om technologie op de werkplek. Dit is begrijpelijk omdat zij dag in dag uit gebruikmaken van deze technologie en ze de juiste hulpmiddelen nodig hebben voor het beheren van de toenemende hoeveelheden informatie die zij moeten verwerken.
25 procent van organisaties heeft echter toegegeven dat hun werknemers ‘onofficiële’ functies voor cloudcomputing en het delen van informatie gebruiken om deze uitdaging aan te kunnen. Dit is een alarmerend hoog percentage. Het probleem is dat bedrijven werknemers niet voorzien van de juiste oplossingen, waardoor zij op eigen houtje op zoek gaan naar oplossingen.
Dit is een gevaarlijke trend voor IT-managers die bedrijfstechnologie, infrastructuur en informatie willen kunnen beheren omdat deze ontwikkeling toezicht op het gebruik van technologie belemmert en er geen controle meer is of de technologie bedrijfsgegevens of bedrijfsbeveiliging in gevaar brengt. IT-beslissers kunnen dit tegengaan door systemen te creëren waarin de verantwoordelijkheden van beide partijen zeer duidelijk zijn. Dit kan zeer eenvoudig door bijvoorbeeld werknemers goed op te leiden, een gids te maken over de risico’s van het delen van informatie en toegang op afstand of een beleid te vormen inzake BYOD.
Werkgevers kunnen ook de problematiek van niet-goedgekeurde technologie aan het begin van de aankoopcyclus aanpakken. In plaats van verzoeken van werknemers in de wind te slaan, moeten IT-directors met de werknemers communiceren over hun behoeften zodat de juiste technologie kan worden aangeschaft. Als deze communicatie niet goed verloopt en frustraties het kookpunt bereiken, kan dit de winstgevendheid negatief beïnvloeden.
Werkgevers en beleidsmakers moeten leren zich aan deze verandering aan te passen. Bedrijven die formele IT-strategieën prioriteren om gebruik te maken van de initiatieven van hun werknemers en tegelijkertijd zorgen dat gegevens beveiligd zijn, nemen een flinke voorsprong. Dit zal uiteindelijk resulteren in flexibelere en productievere werknemers en meer betrokken gebruikers.
