In mei 2014 is Gamko live gegaan met de module digitale factuurverwerking van 20/20 vision. Nu is de organisatie volledig 'in control'. Dennis Snel, assistent controller en it-project manager bij Gamko vertelt, wat de aanleiding was voor dit project en de tot nu toe gerealiseerde besparingen.
In 2012 kreeg assistent controller en it-project manager bij Gamko Dennis Snel een presentatie over de voordelen van Budget2Pay-automatisering. Snel: ‘Op dat moment werden we ons bewust van onze latente behoefte om dit proces beter te stroomlijnen. Ons handmatige proces voor de verwerking en controle van inkomende facturen was een tijdrovende klus.’ In mei 2014 ging Gamko live met 20/20 vision voor factuurverwerking. Gamko is producent en leverancier van professionele koelingen voor de horeca en is marktleider in Nederland. Tevens levert Gamko over de gehele wereld, het vliegveld van Dubai is hierbij een bijzondere plaats.
Vóór het gebruik van 20/20 vision nam het proces van ontvangst van de factuur tot het betaalbaar stellen van de factuur minstens vier weken in beslag. Snel: ‘Eén factuur ging wel tien keer in verschillende postvakjes om deze te laten autoriseren door verschillende personen voordat deze volledig goedgekeurd was. Vaak kregen we telefoontjes van leveranciers, maar het was nergens inzichtelijk wat de status van de factuur was.’
Efficiënt en transparant
Sinds het gebruik van 20/20 vision is het proces bij Gamko efficiënter en transparanter. Het uitzoekwerk bij wie een factuur ligt ter autorisatie is verleden tijd. Door de geautomatiseerde workflow is de status van een factuur direct inzichtelijk. ‘We weten nu precies bij wie een factuur in behandeling is. Facturen worden in drie uur tijd ingeboekt, goedgekeurd en betaalbaar gesteld. We zijn in staat om in één dag tijd alle handelingen te verrichten die vroeger meer dan vier weken kostten.’ Hierbij moet natuurlijk wel aan alle voorwaarden voldaan worden. Gamko verwerkt op jaarbasis tienduizend inkoopfacturen.
‘De eerste stap in onze projectaanpak was om het eigen proces goed te definiëren. Elke stap in het proces werd uitgedrukt in keiharde euro’s en mogelijke besparingen. Daarnaast is gekeken naar de eisen vanuit de wet- en regelgeving en de overheid. De leveranciers zijn getoetst aan deze criteria. 20/20 vision was de meest passende leverancier. Eén van de pluspunten van deze oplossing is de drieweg matching met orders en ontvangsten uit MS Dynamics NAV. Dit elimineert de handmatige acties om facturen te matchen met orders en ontvangsten. Tot de pluspunten horen ook de vergaande mogelijkheden tot functiescheiding en authenticatie van de juiste goedkeurder via een pincode. Dit alles maakt ons proces accountantproof.’ Snel vertelt verder dat de look & feel van 20/20 vision als eenvoudig en duidelijk werd ontvangen door de gebruikers. ‘Het gebruiksgemak voor de eindgebruiker was ook een belangrijk criterium tijdens de selectieronde. 20/20 vision gebruikt duidelijke knoppen en een eenvoudige userinterface. We wisten dat onze medewerkers makkelijk met dit systeem konden gaan werken.’
Meer toepassingen
Met 145 medewerkers in Nederland, Frankrijk en Engeland ziet Snel meer toepassingen voor 20/20 vision. Op termijn gaan de buitenlandse vestigingen ook over op 20/20 vision, tevens wil Gamko de functionaliteit voor onkostendeclaraties in gebruik nemen. ‘De inzet van deze functionaliteit zorgt ervoor dat het indienen van de onkostendeclaraties door onze buitendienstmedewerkers en monteurs sneller verloopt. Nog een efficiencyslag die wij kunnen maken dus. Deze functionaliteit ondersteunt onze wens om organisatie-breed slimmer te werken.’ Door het digitaliseren van het proces voor het indienen van onkostendeclaraties wordt ook dit proces inzichtelijker. ‘Onze zusterorganisaties in Frankrijk en Engeland kijken naar ons als het gaat om it-innovaties. Met 20/20 vision behouden we deze voorbeeldfunctie.’
