Door bezuinigingen moeten zorginstellingen efficiënter werken. Dat geldt ook voor RIBW Arnhem & Veluwe Vallei (RIBW AVV), dat mensen met een psychiatrische achtergrond of met ernstige psychosociale problemen begeleidt bij het wonen, leven en werken. De medewerkers van RIBW AVV zijn veel onderweg — het ene moment bezoeken ze een cliënt in zijn of haar woning, het andere moment werken ze aan een verslag op een van de veertien regiokantoren. Plaatsonafhankelijk kunnen werken stond dan ook hoog op het wensenlijstje van RIBW AVV.
WiFi4all, specialist op het gebied van (draadloze) communicatieoplossingen, werd ingeschakeld voor de aanleg van een wireless local area network (wlan) en maakte daarbij gebruik van de producten van Lancom Systems. Ben Janssen, adviseur ict bij RIBW AVV: ‘Met dit draadloze netwerk zijn onze medewerkers veel flexibeler in hun dagelijks werk.’
Spinmodel
RIBW Arnhem & Veluwe Vallei is een van de 24 Regionale Instellingen voor Beschermd Wonen (RIBW) in Nederland, die allemaal zijn aangesloten bij de landelijke vereniging RIBW Alliantie. Het werkgebied van RIBW AVV is onderverdeeld in veertien regio’s. Elke regio is georganiseerd in een zogenaamd ‘spinmodel’: met een regiokantoor van waaruit de medewerkers de wijk, de stad of het dorp ingaan. In het hart van elke regio liggen woningen van cliënten die de meeste zorg nodig hebben. Alle andere woonvarianten liggen daaromheen, verspreid door de wijk.
‘Voorheen waren medewerkers gebonden aan een bepaald regiokantoor’, vertelt Janssen. ‘Daar stond immers hun eigen werkstation. Op de it-afdeling merkten we dan ook dat er steeds meer vraag kwam naar het werken met mobiele apparaten. Maar daarvoor hadden we wel een nieuw netwerk nodig.’
Uniformiteit en versleuteling
De RIBW AVV benaderde WiFi4all – waarmee de organisatie al jaren zaken doet – voor een oplossing. De belangrijkste eis was dat het netwerk in elk regiokantoor op dezelfde manier te benaderen moest zijn. Dat wil zeggen dat medewerkers overal terechtkunnen met alleen hun gebruikersnaam en wachtwoord. Daarnaast was veiligheid van groot belang bij de keuze voor een netwerk. Het gaat bij een zorginstelling als RIBW AVV immers om privacygevoelige informatie. Op basis van deze criteria adviseerde WiFi4all Lancom Systems. Janssen: ‘We draaiden een test met de wlan-oplossing van Lancom Systems en die werkte perfect. De versleuteling van data was eveneens in orde. De oplossing paste ook nog eens prima in ons budget, dus de keuze was toen snel gemaakt.’
WiFi4all legde door middel van een wireless lan controller (Lancom WLC-4025) drie netwerken aan: een voor de medewerkers om verbinding te maken met het netwerk, een om data – zoals e-mails – te synchroniseren met mobiele devices, en een om gasten Wi-Fi-toegang te bieden. In totaal zijn veertig access points geïnstalleerd, bestaande uit de Lancom L-321agn Wireless en de Lancom L-322agn dual Wireless. WiFi4all zorgde daarbij voor active directory-integratie, zodat rechten en instellingen voor alle medewerkers en via alle toegangspunten centraal te beheren zijn.
Flexibel en veilig werken
Het nieuwe netwerk is nu over alle veertien vestigingen uitgerold en de reacties zijn positief. ‘Medewerkers vinden het prettig dat ze nu kunnen werken waar ze willen’, zegt Janssen. ‘Na een bezoek aan een cliënt reizen ze gewoon naar het dichtstbijzijnde regiokantoor waar ze met hun tablet zo aan de slag gaan. De medewerkers zijn nu veel flexibeler voor wat betreft werkplekken en -tijden, en dat werkt erg efficiënt. Ze verbinden eenvoudig elk device – of dat nu een zakelijke tablet of privésmartphone is – met ons netwerk.’ Janssen merkt daarnaast op dat het aantal terminals terug te brengen was. ‘650 medewerkers hebben toegang tot het netwerk, maar er zijn nu nog maar 250 terminals nodig. Een aantal dat in de toekomst nog verder zal gaan dalen. En dat betekent ook dat wij op de it-afdeling minder vragen en verzoeken binnenkrijgen.’
Nog een voordeel vindt Janssen het gescheiden Wi-Fi-netwerk voor gasten. ‘Elke dag ontvangen we wel externen, zoals mensen die een presentatie komen geven, of cliënten. We willen gastvrij zijn door hen goede voorzieningen te bieden. En dat niet alleen, de veiligheid is met een gescheiden netwerk ook toegenomen. Zo kan gevoelige informatie niet in verkeerde handen vallen.’
Efficiëntie
De samenwerking met WiFi4all en Lancom Systems in dit project verliep naar volle tevredenheid. ‘Er waren in het begin wat kleine opstartproblemen, maar die zijn keurig opgelost’, vertelt Janssen. ‘Ik sluit dus niet uit dat we hen in de toekomst nog eens benaderen. Het efficiënt werken past goed in de huidige bezuinigingen in de zorg. Zo is in de markt ook te zien dat bijvoorbeeld de vraag naar SaaS-oplossingen levensgroot is. Met dergelijke oplossingen zijn we in staat onze cliënten nog beter van dienst te zijn.’
