Als eerste organisatie in Nederland nam Bouwinvest vorig jaar de 360° software van Digitt in gebruik. Digitt heeft 360° for Business met de modules Core, Board & Council Management ingezet. De toepassing is door Digitt geleverd inclusief Outlook-, Office- en Windows verkenner-integratie en een PDF Converter. 360° ondersteunt onder meer de iPad als device. De toepassing van Digitt’s 360° software bij Bouwinvest is nu al bekroond met de DCM Award 2016 voor documentmanagement, case management, zaakgericht werken.
Bouwinvest – de gespecialiseerde vermogensbeheerder in vastgoed voor institutionele beleggers – heeft heel bewust voor 360° gekozen omdat dat systeem in eerste instantie speciaal voor de overheid is ontworpen. “Het heeft dus alle mogelijkheden in zich voor ingewikkelde besturen die moeten voldoen aan veel regelgeving en tegelijk informatie makkelijk moeten kunnen ontsluiten en afschermen”, stelt beheerder en directiesecretaris Martijn Kraijer.
360° komt de samenwerking ten goede
Bouwinvest vergadert nu in de digitale omgeving van 360°. Het maken, vastleggen, ordenen, distribueren, verwerken, vinden en beheren van de documenten is vergemakkelijkt en versneld. Verantwoording van besluiten – van belang voor interne en externe toezichthouders – is eenvoudig digitaal te realiseren. Martijn Kraijer: “Met de inrichting van 360° kan de bestuurlijke besluitvorming van Bouwinvest veel efficiënter verlopen.”
Na de ingebruikname van de Board & Council-module is ook het 360° documentmanagement-systeem geïmplementeerd. De HR-afdeling nam als eerste het documentmanagementsysteem in gebruik. De informatie van die afdeling is privacygevoelig. Met het 360° documentenmanagement-systeem kun je zelf beslissen welke informatie je afschermt. Het delen van informatie met bijvoorbeeld een manager kan precies op maat. In het systeem is sprake van gedeelde workflows. Dat betekent dat medewerkers van bepaalde afdelingen elkaar niet over en weer via de mail op de hoogte hoeven te brengen. De gebruikers en beheerders van 360° vinden unaniem dat het systeem de samenwerking ten goede komt.
Frank van der Heijden, business proces analist bij Bouwinvest: “Wat ik erg goed vind aan het 360°-systeem is, dat je als medewerker het inzicht krijgt dat je niet zozeer informatie creëert ten behoeve van jezelf als wel voor de gehele organisatie. Het systeem dwingt iedereen om in dezelfde structuur te werken. Hierdoor ontstaat een bewustwording dat het loont om uniform om te gaan met informatie.”
Sinds de implementatie van de 360° software bespaart de organisatie veel tijd en geld. De concentratie op de ontwikkelingen op de vastgoedmarkt is daardoor alleen maar toegenomen.
Bij Bouwinvest werken 140 mensen en er gaat 7,5 miljard euro om. Het bedrijf werkt voor institutionele beleggers en met instanties zoals de belastingdienst, de AFM en De Nederlandsche Bank. Aan deze toezichthouders moet Bouwinvest snel kunnen aantonen dat ze aan alle wettelijke bepalingen voldoen en alle processen op orde hebben. Daarnaast werkt Bouwinvest samen met investeerders waarmee op een betrouwbare wijze informatie moet worden uitgewisseld. Intern werken diverse afdelingen samen aan projecten en aan dezelfde documenten.
