De Technische Universiteit Delft (TU Delft) gaat de komende 1,5 jaar haar interne en externe papierstromen digitaliseren. Om de groeiende informatiestromen in goede banen te leiden en de benodigde archiefruimte terug te dringen heeft de TU Delft besloten om het document managementsysteem van Decos Software Engineering BV te implementeren.
Decos Document zal zeer breed ingezet gaan worden voor onder andere dossier- en contractbeheer, maar ook voor het digitaliseren van examendossiers en dossiers rond bestuurlijke besluitvorming. Uiteindelijk gaan alle 5.000 medewerkers van de TU Delft gebruik maken van Decos Document – web edition. De samenwerking is het resultaat van een aanbestedingstraject waarin Decos gekozen is boven diverse andere nationale en internationale aanbieders.
Efficiëntie is een belangrijk aandachtspunt binnen de TU Delft. Door het documentbeheer te verbeteren wil de universiteit in eerste instantie de poststromen efficiënter beheren. De documenten worden gedigitaliseerd, waardoor zij eenvoudig terug te vinden zijn, nu en ook in de toekomst. Als basis voor de ordening wordt een documentair structuurplan (DSP) gebruikt. Dit biedt een overzicht van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden van de TU Delft.
Het project bij de TU Delft zal uitgerold worden met contract- en dossierbeheer. Ook worden de processen die leiden tot het studentendossier vereenvoudigd. Digitalisering van de studentendossiers met behulp van Decos Document zorgt ervoor dat deze dossiers volledig en eenvoudig toegankelijk zijn.
Ook de bestuurlijke informatiestromen worden met Decos Document gedigitaliseerd. Deze digitalisering verbetert de tijdigheid, volledigheid en eenduidigheid van documenten en dossiers rond bestuurlijke besluitvorming. Hierdoor is het mogelijk gezamenlijk aan documenten te werken, versies van documenten te beheren en inzicht te hebben in de status van documenten.
"We hebben gekozen voor Decos, omdat zij een betaalbare oplossing leveren die toch compleet en betrouwbaar is", zegt de heer Roestenburg, manager document & dataservices bij de TU Delft. "We hebben met Decos Document een complete oplossing in huis gehaald, waar we in de toekomst volop mee kunnen uitbreiden. Op termijn zullen alle documentstromen binnen de TU Delft centraal worden opgeslagen."
