Het programmabureau Nederland Open in Verbinding (NOiV) en het Forum Standaardisatie hebben een publicatie uitgebracht om bestuurders binnen publiek gefinancierde organisaties uit te leggen hoe open standaarden voor documenten kunnen worden gebruikt. Daarbij gaat het om ODF, PDF/A-1 en PDF1.7.
De ‘Handreiking open documentstandaarden voor de overheid' legt uit wanneer welke standaard kan worden gebruikt, en bespreekt strategieën om software te migreren. De uitgave, een co-productie van het programmabureau NOiV en het Forum Standaardisatie, richt zich met name op coördinatoren, hoofden I&A en IT-architecten van overheden die op zoek zijn naar een eerste introductie over dit onderwerp.
Pas toe of leg uit
Het College Standaardisatie heeft in november 2009 de documentstandaard PDF 1.7 op de lijst met open standaarden voor 'pas toe of leg uit' gezet. PDF 1.7 is de derde standaard op deze lijst, naast ODF en PDF/A-1. Het 'pas toe of leg uit'-principe houdt in dat overheidsorganisaties bij aanschaf van een ict-dienst of -product, kiezen voor een van de open standaarden op de 'pas toe of leg uit'-lijst. Als dat tot onoverkomelijke problemen leidt, mag de organisatie ervoor kiezen om deze standaard niet te gebruiken. Daar staat echter tegenover dat in het jaarverslag verantwoord moet worden waarom deze keuze is gemaakt (uitleggen).
Dit principe is van toepassing op alle (semi-)overheidsorganisaties. Naast de rijksdiensten, ZBO's, provincies en gemeentes vallen hier ook instellingen in de sectoren onderwijs, zorg en sociale zekerheid onder. Forum Standaardisatie hanteert twee verschillende lijsten: de gangbare open standaarden en de lijst met open standaarden voor 'pas toe of leg uit'.
Medewerking gemeenten
Naast de OpenDoc Society hebben de volgende partijen meegewerkt aan de handreiking: de Koninklijke Bibliotheek, het Nationaal Archief, e-Overheid voor Burgers (Webrichtlijnen), de gemeenten Ede, Woerden, Gouda en Assen, KING (Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten), Vereniging van Nederlandse Gemeenten, OpenDoc Society, Digitaal Erfgoed Nederland, SABIC, Adobe, DO Consultancy en het ministerie van Justitie.
Goed initiatief! Tegelijkertijd merken we vanuit XML Holland, het kennisplatform voor (XML gebaseerde) Open Standaarden in Nederland dat de kennis van de juiste toepassing van dergelijke standaarden gebrekkig is. Hierdoor wordt onnodig vaak teruggrepen op (dure want arbeidsintensieve) maatwerkontwikkeling die bovendien leidt tot minder goed onderhoudbare oplossingen. De oorzaak van dit probleem ligt aan zowel de kant van de IT dienstverlener (ontwikkelaars) als aan de opdrachtgever. Opdrachtgevers zijn vaak prima in staat om aan te geven DAT open standaarden toegepast moeten worden, maar kunnen vervolgens niet aangeven HOE en WAAROM. Dit wordt aan de interpretatie van de ontwikkelaar overgelaten. Deze is onvoldoende op de hoogte van de mogelijkheden, en valt daarom terug op zijn bekende vakgebied, dat van maatwerkontwikkeling.
De vereniging XMLHolland zal daarom in aanloop naar het 25e jaarcongres workshops organiseren waarin opdrachtgevers worden bijgepraat over hoe een projectteam aan te sturen in een omgeving waar open standaarden een belangrijke rol spelen. Met name de toepassingsmogelijkheden en best practices zullen aan de orde komen.