In het betaalde Google Apps Premier zijn het gratis toegankelijke Google Docs, Gmail, Google Calendar en Google Chat geïntegreerd. Apps biedt daarbovenop een aantal extra’s zoals centraal beheer, extra beveiliging, domeinintegratie en integratie met servers, diensten en applicaties van derden.
Google Apps Premier kost 40 euro per jaar per gebruiker. Google garandeert 99,9% beschikbaarheid. Je kunt het een maand lang gratis uitproberen en als het je niet bevalt zeg je het gewoon kosteloos op.
Functionaliteit
Google biedt dus meer dan alleen maar het centraal hosten van data. Het heeft ook een aantal gehoste kantoorapplicaties. Verwacht echter geen vergelijkbare functionaliteit als in Microsoft Office of OpenOffice. Momenteel biedt Google Apps een online tekstverwerker, een rekenblad, een presentatietoepassing, en gehoste apps voor webformulieren- en tekenen. Dit is in essentie hetzelfde wat je ook vindt in het gratis toegankelijke Google Docs. Documenten die je aanmaakt kun je bewaren en delen met anderen in een beveiligde werkruimte. Je kunt probleemloos documenten uitwisselen met Microsoft Office en met OpenOffice.org. Ze exporteren in andere populaire bestandsformaten zoals pdf, html en rtf is eveneens mogelijk. Er zijn wel beperkingen wat betreft de omvang. In de gratis versie krijg je 1 GB opslagruimte ter beschikking en dan is het leuk te weten, dat Google-documenten niet meegerekend worden. Het geldt wel voor andere soorten bestanden die je opslaat, zoals plaatjes, PDF’s en Microsoft Office- of OpenOffice-documenten. De betaalde versie heeft standaard 25 GB opslag per gebruiker voor die externe documenten.
Google Apps Premier integreert ook andere populaire Google-diensten zoals e-mail en agenda. Ook hier is de interface exact dezelfde als bij het gratis Gmail en Google Calendar, met toevoeging van centraal beheer van gebruikers, rechten en beveiliging.
Integratie
Je kunt de e-mail en agenda integreren in je eigen domein(en) en informatie importeren en/of uitwisselen met Microsoft Outlook, Exchange en Lotus Notes. Dat laatste kan op verschillende manieren en het is niet altijd duidelijk wat de beste manier is. De Google-documentatie is niet alleen op dat vlak vaak een echt rommeltje. In de praktijk zul je een aantal testcases moeten opzetten om uit te vogelen wat het beste migratie- of integratiepad is voor jouw onderneming. Het is echter perfect mogelijk een getrapte migratie op te zetten en bijvoorbeeld Exchange een tijd lang naast Google Apps Premier te draaien. Ook integratie met Active Directory is daarbij mogelijk, al is het allemaal niet simpel.
E-mailbeveiliging en e-mailpolicies zijn beschikbaar via de optionele Postini-services. Dat kost niets extra’s, maar je moet het wel expliciet configureren en het werkt natuurlijk alleen als je de mailfunctie integreert in je eigen dns-services. De instructies daarover zijn wel duidelijk en wanneer ze eenmaal zijn geconfigureerd heb je er nauwelijks omkijken naar.
Nog een functie van Google Apps Premier is de mogelijkheid om je eigen websites aan te maken voor intern en/of extern gebruik via Google Sites. Elke medewerker kan zijn eigen site maken en die publiceren als de beheerder dat toelaat. Veel van de functies die Google Apps biedt, vinden we ook terug in Microsoft Sharepoint, met dit verschil dat Google Apps een honderd procent cloudapplicatie is die je eerst dertig dagen lang gratis en zonder voorwaarden kunt uitproberen.
Praktijk
De applicaties zijn gebruiksvriendelijk, met duidelijke pictogrammen. Ze werken ook snel. In vergelijking met de vorige versie is vooral het rekenblad behoorlijk sneller geworden met een betere interface en de mogelijkheid om kolommen en rijen te verslepen met de muis. Je kunt ook de formulebalk bewerken, rechtstreeks links naar spreadsheets maken en er is een functie automatisch aanvullen.
Wel zijn er beperkingen op het gebied van functionaliteit in vergelijking met MS Office en OpenOffice.org, die heel wat meer geavanceerde mogelijkheden bieden. De meerderheid van de gebruikers heeft die vele extra functies echter zelden of nooit nodig. Je kunt zeer eenvoudig documenten delen met anderen, naar keuze alleen om te bekijken of ook om te bewerken. De verschillende versies van een document worden automatisch bijgehouden. Je kunt simpel terugkeren naar een eerdere versie, of verschillende versies met elkaar vergelijken. In de nieuwe versie van Google Apps kun je ook tegelijk met verschillende mensen aan hetzelfde document werken. In een apart venster kun je met je medegebruikers een chatsessie opzetten over het gezamenlijke document. Keerzijde van die nieuwe mogelijkheid is dat de applicaties nu uitsluitend in de browser werken. Ze lokaal en zonder internetverbinding gebruiken via Google Gears is niet meer mogelijk. Maar abonnees van Google Apps Premier mogen, als ze dat willen, met de oude versie blijven werken als ze die lokale mogelijkheid toch nodig hebben. Dan zijn de nieuwe functies uiteraard niet beschikbaar.
Productinfo
Product: Google Apps Premier
Producent & Leverancier: Google, www.google.com
Adviesprijs (ex. BTW): 40 euro per jaar per gebruiker met 25 GB opslag per gebruiker.
Systeemvereisten: moderne webbrowser.
Deelconclusie
De functionaliteit van Google Apps Premier wordt constant uitgebreid en er is heel wat integratie mogelijk met eigen applicaties of applicaties en diensten van derden. De documentatie is wel een rommeltje, dus als je meer wil doen dan wat standaard ingeschakeld is dan zul je er een beslagen programmeur moeten bijhalen, of de taak uitbesteden aan een gespecialiseerde externe partij.
Hosted kantoorsoftware: algemene conclusie
Als je je eigen applicaties en kantoorsuite gebruikt en meer geïnteresseerd bent in gedeelde werkruimtes, dan kunnen we je zowel ContactOffice als Viadesk aanbevelen. ContactOffice biedt een eenvoudigere interface, maar Viadesk heeft meer functies. Ben je eerder geïnteresseerd in echt gehoste applicaties, dan vind je bij Google Apps Premier een uitgebreide waaier aan mogelijkheden, maar de documentatie zou heel wat duidelijker mogen zijn. Er is geen probleem als je helemaal overschakelt en je bestaande kantoorapplicaties afschaft, maar als je je huidige infrastructuur wil integreren dan komt er wel wat integratie- en zelfs programmeerwerk aan te pas. Voor grotere bedrijven is dat wellicht geen punt, maar kleinere bedrijven denken beter twee keer na of ze dat allemaal wel nodig hebben en misschien toch niet beter kiezen voor de eenvoudigere en – als je met alles rekening houdt – zekere niet duurdere oplossingen van lokale spelers ContactOffice of Viadesk.
Door Jozef Schildermans en Johan Zwiekhorst
