UWV heeft de combinatie Scholten Awater en HP uitgekozen voor de grootschalige vernieuwing van zijn werkplekhardware. De twee partijen leveren voor zo’n 23.000 werkplekken nieuwe pc’s, laptops en beeldschermen. Met de opdracht is circa 23 miljoen euro gemoeid. Hierin zijn de uitrolkosten verdisconteerd. Bij de uitrol van de hardware zijn ook Atos Origin en Getronics betrokken, de huidige werkplekpartners van het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV).
Groothandel Scholten Awater uit Lent bij Nijmegen is de hoofdaannemer; HP fungeert als onderaannemer. Voor het aanschaffen van nieuwe printers, kopieerapparaten en faxen volgt in september een aparte aanbesteding. Thijs Vervaat, chief information officer bij de uitvoeringsinstantie, licht toe dat de hardware-aanbesteding noodzakelijk is om het machinepark weer up-to-date te brengen. ‘Er is in zes jaar tijd geen technologische opfrisbeurt geweest voor de kantoorautomatisering, met als gevolg grotendeels verouderde werkplekken.’
Volgens Vervaat leidt het verouderde machinepark tot een verhoging van het aantal storingen en de onderhoudskosten. Bovendien beginnen medewerkers er op hun werkplek last van te krijgen: pc’s starten langzaam op en het duurt lang eer bepaalde verwerkingen zijn uitgevoerd. Moderne hardware is ook nodig om het ‘nieuwe werken’ (de digitalisering van taken en dossiers) mogelijk te maken.
Bulk
‘In de aanbesteding hebben we gekozen voor een A-merk waarmee het UWV weer zo’n vier tot vijf jaar vooruit kan’, licht de cio toe. ‘Binnen zes maanden worden de nieuwe spullen uitgerold. Het gaat daarbij om 23.000 tot 24.000 werkplekken. Gezien deze massale omvang hebben we een prijs kunnen bedingen die onder het marktgemiddelde ligt.’ Vervaat stelt dat de vernieuwingskosten zo’n duizend euro per werkplek bedragen. Dat zijn niet alleen de aanschafkosten voor de hardware, maar ook de installatiekosten. De uitrol van de hardware wordt bij voorkeur gecoördineerd door Getronics en Atos Origin, de werkplekbeheerpartners van het UWV. De onderhandelingen hierover lopen nog. Eerst was het alleen Getronics, maar Atos Origin is er als UWV-partner bij gekomen na de fusie met het CWI in 2009. Atos Origin is betrokken bij de UWV Werkbedrijven, de voormalige CWI-vestigingen. Getronics ondersteunt de andere UWV-onderdelen.
Wat precies de rol van Scholten Awater, die ook gespecialiseerd is in hardware-installaties, in het vervangingstraject wordt, moet nog worden bepaald, stelt Vervaat. Hij meldt verder dat de afvoer van de vervangen werkplekapparatuur op maatschappelijk verantwoorde wijze zal plaatsvinden. UWV is nog met Getronics, Atos en Scholten Awater in gesprek over de taakverdeling.
Kostenbesparend
Vervaat stelt dat de hardwarevernieuwing niet alleen geld kost, maar ook kostenbesparend werkt. Niet alleen gaan de onderhoudskosten omlaag, ook verwacht hij een fors lagere energierekening. De zuinigere machines in vergelijking met de huidige apparatuur moeten over de looptijd van het gebruik een besparing van één miljoen euro op de energienota opleveren. Daarbij is UWV de laatste jaren flink gekrompen. Dat betekent dat er minder nieuwe werkplekken worden aangeschaft dan er nu aanwezig zijn. Ook dit leidt tot lagere kosten, aldus de UWV-cio.
