Ple1n, het facilitair samenwerkingsverband tussen Sint-Michielsgestel, Haaren en Sint-Oedenrode, heeft de implementatie van een centrale ict-omgeving afgerond. De Ictivity Groep was verantwoordelijk voor de bouw van deze infrastructuur. De drie Noord-Brabantse gemeenten zijn stap voor stap overgezet. De nieuwe omgeving maakt werkplekonafhankelijk werken mogelijk. Er werken in totaal bijna zeshonderd mensen bij de drie gemeenten.
De drie gemeenten zijn gaan samenwerken op taakvelden als ict, belastingen en personeelszaken. Met de krachtenbundeling in Ple1n willen ze de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren, op de kosten besparen en de kwetsbaarheid op bijvoorbeeld ict-gebied verminderen.
Informatievoorziening en automatisering (I&A) wordt voortaan centraal, vanuit Sint-Michielsgestel, aangestuurd, met een uitwijkmogelijkheid in Sint-Oedenrode. Hiertoe moest een nieuwe infrastructuur worden ontwikkeld, waarop de drie gemeenten stapsgewijs naar toe zijn gemigreerd.
Naast het migreren van servers, opslag en back-up zijn de vaste werkplekken flexibel gemaakt. Ook heeft Ictivity de hele Microsoft-suite geïnstalleerd en de mail gestandaardiseerd via Exchange. Daarnaast behoorden een Oracle-upgrade, de invoering van een bi-tool (Cognos) en het overzetten van zo’n 150 applicaties tot het project. Bovendien zijn alle applicaties gevirtualiseerd of geïmplementeerd in de vdi-desktop, met als gevolg dat er nu nog maar een handjevol computers onder de bureaus staat, aldus Ple1n.
Centraal
Ple1n zette de opdracht voor de inrichting van de centrale ict-omgeving begin 2013 uit via een Europese aanbesteding die door de Ictivity Groep werd gewonnen. Medio oktober 2014 was de klus geklaard. Het project viel uiteen in drie fasen: eerst de medewerkers van I&A bij elkaar, dan naar één automatiseringsomgeving en vervolgens naar één uniforme informatievoorziening.
Deze laatste fase is bij nader inzien niet uitgevoerd, omdat Sint-Oedenrode in 2017 gaat herindelen met Schijndel en Veghel. Sint-Michielsgestel heeft inmiddels plannen voor een ambtelijke fusie samen met Boxtel. Een belangrijke eis in de aanbesteding was dan ook dat er een schaalbare omgeving moest worden neergezet.
Mijn ervaring is dat de techniek circa 40% van de uitdaging in dit soort trajecten is. De grootste uitdaging is de omvorming/ samenvoegen van de (ict)organisaties, transitie en transformatie naar de nieuwe organisatie.
Naast aandacht besteden aan de effecten van cultuur en organisatiewijziging zal de tijdige investering in benodigde (technische)kennis, een landingsbaan vormen voor een goede transitiefase (overdracht, acceptatie/adoptie, beheer) en transformatie naar de nieuwe organisatie. Dit zal de dienstverlening aan de gebruikersorganisatie voor, tijdens en na het traject waarborgen.
Tijdig opleiden van de medewerkers en meedraaien in het traject kunnen zeer belangrijke zaken zijn voor een succesvolle afronding van het traject Lees:
https://www.computable.nl/artikel/opinie/management/5183166/2379250/gemeenten-moeten-professioneler-aanbesteden.html
Ictivity Groep heeft ook een opleidingstak die goed hierop kan inspelen.
Dit soort trajecten kunnen flink verkeerd aflopen als de voorbereidingen (lees het artikel/link) niet goed, tijdig en voldoende door de opdrachtgever getroffen zijn.