De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) heeft de architectuurprijs van het Nederlands Architectuur Forum in 2014 in de wacht gesleept. Met het project ‘Modernisering Uitvoering Subsidieverlening’ wist de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen het meeste indruk te maken op de jury. De RCE won het in de eindstrijd van het project Portero van ict-dienstverlener Atos en het Centrum indicatiestelling zorg (CIZ). Aan de prijs is een geldbedrag verbonden van vijfduizend euro, door de winnaar te doneren aan een goed doel naar keuze. RCE koos voor het Prins Bernard Cultuurfonds.
De RCE ontwikkelde een bedrijfsreferentie-architectuur waarbij de dienstverlening in kaart werd gebracht, bedrijfsprocessen en bedrijfsfuncties expliciet benoemd werden en er werd een herontwerp gemaakt van het applicatielandschap op basis van zaakgericht werken en een service oriented architecture. Door middel van een projectstartarchitectuur werd nadere uitwerking gegeven aan de inrichting van het subsidieproces, de taakverdeling over de verschillende afdelingen en de invulling van het vernieuwde applicatielandschap. De projectmatige werkzaamheden stonden daarbij onder begeleiding van Guido Bayens, een externe programmamanager en architect van ict-consultant Novius.
Er werden mantelpartijen voor software-ontwikkeling ingeschakeld. Met de bestaande leveranciers van het crm-systeem (Microsoft) en van het dms (OpenText) werden gesprekken gevoerd. Een implementatiepartner van Microsoft kreeg opdracht om het crm-systeem geschikt te maken voor een brede toepassing binnen RCE, terwijl besloten werd om over te gaan op een nieuwe versie van het ecm-systeem van OpenText. Deze suite bevat ook de workflow-oplossing die meerdere werkprocessen binnen RCE ging ondersteunen. Hierdoor werd een vergaande mate van digitalisering van het subsidieproces gerealiseerd. Bij de start van het systeem vroeg gelijk 30 procent digitaal de subsidies aan. Door dit succes heeft de RCE besloten om alle bedrijfsprocessen op vergelijkbare wijze te digitaliseren.
Ingrijpend proces
Een van de juryleden noemde de winnaar ‘een schoolvoorbeeld voor de toepassing van architectuur’. ‘Op basis van een overkoepelende bedrijfsarchitectuur is een project opgestart om tot een hoge mate van digitalisering en automatisering van het proces te komen. Dit is een ingrijpend proces, dat de primaire en secundaire processen van deze Rijksdienst raakt.’
‘De RCE werkt als nationaal kenniscentrum voor cultureel erfgoed aan het ontwikkelen en delen van kennis, het delen van data en informatie, het beheren en toegankelijk maken van collecties en het verlenen van vergunningen en subsidies’, zegt Dirk Houtgraaf, programmadirecteur Erfgoed Digitaal bij de Rijksdienst. ‘De digitale infrastructuur neemt daarin een steeds belangrijkere plaats in. En het is voor ons een enorme opsteker om zo’n prijs te krijgen, want we zijn van ver gekomen. We zijn er erg blij mee.’
Portero van Atos en CIZ
Het project ‘Modernisering Uitvoering Subsidieverlening’ van RCE had het samen met het project Portero van ict-dienstverlener Atos en het Centrum indicatiestelling zorg (CIZ) tot de eindstrijd geschopt. Beide partijen mochten voorafgaand aan de bekendmaking tijdens het Landelijk Architectuur Congres 2014 in Nieuwegein hun casus toelichten. Het CIZ stelt jaarlijks één miljoen indicatiebesluiten vast. Hiermee wordt ongeveer 28 miljard euro aan AWBZ-gelden verdeeld.
Portero is het systeem waarmee AWBZ-indicaties worden aangevraagd bij- en indicatiebesluiten worden vastgesteld door het CIZ. Portero is missiekritisch: het gehele primaire proces van het CIZ draait op Portero. Als Portero uit de lucht is, dan staakt het AWBZ-proces. Nieuwe zorgaanvragen kunnen dan niet worden verwerkt. Het project Portero was ook genomineerd voor de Computable Awards 2014.
