E-mail als cloudservice is gat in de lucht

Automatisering is de kunst om bedrijfsprocessen zo in te richten dat ze feitelijk automatisch gaan. Een voorbeeld is een boekhoudprogramma dat bijhoudt aan wie moet worden betaald en van wie nog geld ontvangen moet worden. Dat kun je zodanig automatiseren, dat je een waarschuwing krijgt als blijkt dat iemand niet aan zijn betaling voldoet. Ter aanvulling kan een automatische mail verzonden worden. Ik geloof dat dit nu niet echt 'rocket science' is, maar het vergt wel keuzes aan de ‘achterkant’ die van invloed zijn. Vooral als je besluit om SaaS-concepten door te voeren.

Voor het sturen van de mail zal de ict-afdeling geen eigen mailserver opzetten. Die is meestal al aanwezig in de infrastructuur en kan worden gebruikt om de mail uit te sturen en mail te ontvangen. Daarmee is de applicatie geïntegreerd in de infrastructuur. En juist die integratie is van belang. Dat is immers de belangrijke schakel in de gehele ketting om het proces te automatiseren. Bij het uitrollen van een SaaS-model, hetgeen goed kan voor bijvoorbeeld de mail, moet men zich beseffen dat men dan wel een zeer relevante schakel buiten de deur neerzet. De integratie kan hier gevaar lopen. Er zijn een aantal zaken waar men op moet letten:

Techniek
De serviceprovider gebruikt meestal zijn eigen tooling. Microsoft heeft zijn Exchange, terwijl Google ook een eigen product heeft. Beoordeel wat dat product wel en niet kan, kortom: je koopt een dienst, maar feitelijk ook een product. Welke front-end wil je de eindgebruikers geven? Heeft de applicatie alle mogelijkheden die je zou willen hebben als je een eigen product zou implementeren? Kortom, staar je niet blind op de dienst die je vanuit de cloud goedkoper en flexibeler afneemt, maar kijk ook naar het product.

Integratie
De meeste applicaties (zoals e-mail in bovenstaand voorbeeld) zijn geen geïsoleerde applicaties, maar geïntegreerd met andere applicaties en producten. Denk aan specifieke beveiligingsprogramma's en features die de veiligheid van e-mail garanderen, de archiving en steeds vaker crm-toepassingen. Kortom, je zult goed moeten inventariseren waar de integratie op zowel applicatief gebied, als netwerk als beveiliging plaatsvindt. En daar in veel gevallen zelf additionele maatregelen treffen.

Functies
Mail is de primaire functie die wordt aangeboden. Maar er is meer dat je gebruikt. Je gebruikt bijvoorbeeld ook een agenda, een plek waar je notities bewaard of de taken in het e-mailprogramma. In sommige organisaties worden zelfs de reserveringen van de vergaderruimtes geregeld. Deze vorm van integratie moet worden meegenomen. Natuurlijk kan men deze eis laten vervallen. Er moet wel een strategie zijn die deze functionaliteit gaat vervangen.

Beveiliging
Nu de mail faciliteit in een cloud draait, is alle mailverkeer opeens buiten het netwerk. Dit hoeft geen groot probleem te zijn, immers vroeger verliet e-mail ook wel het netwerk op een bepaald moment. Maar misschien was vertrouwelijke mail wel encrypted vroeger en nu opeens niet meer.

Kijk verder dan kosten

Kosten zijn en blijven een belangrijke driver om technologie zoals e-mail buiten de deur te doen. Besef wel dat alleen naar de kosten kijken niet voldoende is. Men zal ook in de toekomst moeten kijken wat betreft de flexibiliteit. Nu een mail-oplossing ‘uit de cloud halen' is niet zo ingewikkeld, maar gebruikers eisen steeds meer nieuwe functies. Producten als Sharepoint en Office Communicator zitten steeds dichter tegen de mailfunctie aan. Dat dit effectief is en dat dit integratie bevordert mag duidelijk zijn, maar daar moet de SaaS-oplossing wel mogelijkheden voor bieden.

Dat we steeds vaker in hoog tempo de (generieke) technologie gaan afnemen als een dienst staat buiten kijf. Maar focus niet alleen op de kosten, maar vooral ook op wat de eindgebruikers nodig hebben, hoe het integreert met de huidige omgeving (zowel functioneel als security technisch): op korte, maar ook op langere termijn.