Onlangs verscheen van Intellect, een Engelse vakorganisatie voor de technologie-industrie, een rapport met de titel: ‘Document management concerns the whole board- a guide for all directors’. Door de kennis en ervaring van verschillende toonaangevende industrie-experts te bundelen wordt in het rapport uiteengezet hoe slecht document management een oorzaak is voor vele problemen binnen organisaties. Het rapport richt zich op professionals op bestuurlijk niveau.
Het rapport laat zien hoe om te gaan met business issues die tegenwoordig gezamenlijk worden omschreven als het ‘Information Management Deficiency Syndrome’. Ook aan de orde komt de manier waarop de symptomen binnen de eigen organisatie kunnen worden gelokaliseerd en hoe deze strategisch aan te pakken.
De hoeveelheid informatie die wordt aangemaakt en bewaard binnen een organisatie, ongeacht sector, markt of omvang, is in de afgelopen vijf jaar enorm gegroeid. Het beheren van deze informatie is voor organisaties steeds belangrijker geworden. Een goed beheer betekent lage kosten, betere performance en minder risico’s. In de toekomst zal de groei van informatie alsmaar toenemen. Juist dit feit maakt het zo noodzakelijk voor organisaties om goede document management toepassingen in te zetten.
Giles Hill, voorzitter Intellect’s Document Management Group: "Het rapport geeft duidelijk advies vanuit een zakelijk perspectief over hoe te handelen bij de problemen die kunnen ontstaan bij informatie- en documentbeheer. In gesprekken met klanten en andere relaties werd het gebrek hieraan duidelijk. Daarom zetten wij de nauwe samenwerking met onze leden voort om ervoor te zorgen dat zij worden gehoord en begrepen."
Adrian Butcher, Strategic EMC Consultant bij Open Text Corporation: "De meest effectieve manier om informatie optimaal te benutten, is het als een asset te beheren. Dit betekent dat informatie uit de silo’s van afzonderlijke business units moet worden weggehaald.
Medewerkers door de hele organisatie kunnen er dan hun voordeel mee doen. Het vereist ook strenge versie- en toegangscontrole. Bovendien is er geen sprake meer van inefficiëntie veroorzaakt door papiergebaseerde processen. Het meest belangrijk is echter dat het proces voor de medewerkers eenvoudig en steeds meer geautomatiseerd kan worden gemaakt."
Volgens Intellect moet het rapport niet worden beschouwd als omvangrijk betoog, maar als een intern actiedocument voor bedrijven. Het rapport is uitgegeven door Intellect’s Document Management Group en gelanceerd met de ondersteuning van Open Text Corporation en Xerox Global Services.
