Met de vier businessunits Turbo Machinery, Rotating, Business Development en Wind biedt het Belgische Maintenance Partners geavanceerde engineered services, die verder gaan dan alleen onderhoud. Het bedrijf optimaliseert de werking van de machines binnen de volledige productieketen. Zo geeft Maintenance Partners onder meer advies aan klanten als het vaststelt dat een bepaalde machine beter of zuiniger kan functioneren en zorgt Maintenance Partners ervoor dat de levensduur van de machines verlengd wordt door optimaal onderhoud.
Met de vier businessunits Turbo Machinery, Rotating, Business Development en Wind biedt het Belgische Maintenance Partners geavanceerde engineered services, die verder gaan dan alleen onderhoud. Het bedrijf optimaliseert de werking van de machines binnen de volledige productieketen. Zo geeft Maintenance Partners onder meer advies aan klanten als het vaststelt dat een bepaalde machine beter of zuiniger kan functioneren en zorgt Maintenance Partners ervoor dat de levensduur van de machines verlengd wordt door optimaal onderhoud.
Als specialist in het onderhoud en herstellen van roterende machines (elektromotoren, pompen, tandwielkasten, industriële ventilatoren en blowers) en Turbo Machinery (centrifugaal compressoren, zuigercompressoren, generatoren en stoomturbines) kan Maintenance Partners niet zonder een goede informatievoorziening. Het bedrijf maakt daarvoor sinds 2012 gebruik van IFS Applications, dat op de drie vestigingen in België en de locaties in Frankrijk en Abu Dhabi wordt gebruikt.
Zelfstandig
Maintenance Partners begon ooit als onderdeel van het Zweedse ABB. In 2001 werd het voor het eerst een zelfstandige organisatie. In 2009 werd het bedrijf verkocht aan Mitsubishi Heavy Industries om in 2015 via een nieuwe management buy-out toch weer als zelfstandig bedrijf verder te gaan. Toen was IFS reeds enkele jaren in gebruik. De eerste implementatie van het pakket kenmerkte zich door relatief veel maatwerk. “Dat maakte het niet eenvoudig om inzicht en overzicht te creëren”, zegt Luc Nevejans, directielid van Maintenance Partners en onder meer verantwoordelijk voor IT bij het bedrijf. “De grote hoeveelheid maatwerk leidde daarnaast tot een groeiend aantal issues binnen de ERP-omgeving. Het was duidelijk dat we een andere aanpak moesten kiezen.”
Terug naar de basis
Nevejans, die in eerdere functies veel ervaring had opgedaan met ERP-implementaties, koos voor een rigoureuze stap: terug naar de basis met als uitgangspunt de standaardversie van IFS Applications. “We hebben in een periode van twee jaar zo veel mogelijk maatwerk uit de omgeving verwijderd en de servicemanagement-module weer de belangrijkste bouwsteen van de onderhoudsactiviteiten gemaakt. We zijn weer sterk werkorder gestuurd gaan werken. Naast de servicemanagement-module hebben we veel werk gemaakt van de financiële module, waarmee we volwaardige financiële analyses kunnen maken en zo onze activiteiten kunnen monitoren vanuit alle mogelijke invalshoeken.”
Migratie naar versie 9
In 2016 stapte Maintenance Partners over van de toenmalige versie 7.5 naar versie 9. Dat was voor Nevejans een prima aanleiding om deze versie volledig in standaardvorm te implementeren. “Wij hadden al eerder gemerkt dat de standaardversie ruime mogelijkheden biedt om alle activiteiten goed te ondersteunen. Maatwerk is beslist niet nodig, mits kleine aanpassingen aan onze manier van werken kunnen we perfect verder met de standaard functionaliteit. Met versie 9 hebben we volledig schoon schip kunnen maken. Bovendien konden we profiteren van de nieuwe mogelijkheden die deze versie ons bood. Zo hebben we de projectmodule opnieuw in gebruik genomen. Deze was ook eerder in gebruik, maar sloot toen niet goed aan bij onze activiteiten. Door de uitbreiding van de activiteiten op het gebied van turbomachines werd het weer interessant om deze module opnieuw in te richten en te gebruiken.”
Payroll-module
Ook de module Payroll is een belangrijke rol gaan spelen bij Maintenance Partners. Om de uren van medewerkers goed bij te houden, maakt het bedrijf gebruik van een scanapplicatie. Medewerkers scannen hun werkorders, waarna de gewerkte uren nu nog via een verouderde, losse applicatie naar de IFS-omgeving worden gestuurd. Doel is om deze oude applicatie uit te faseren en de uren direct door te sturen naar IFS Applications, zodat geen aparte interface meer nodig is.
Digitaliseren documentflow
Verder kan Maintenance Partners dankzij de functionaliteit van e-facturen in versie 9 klanten ook deze nieuwe mogelijkheid bieden. Klantenfacturen worden nu op digitale wijze aan de klanten bezorgd.
Anderzijds worden ook leveranciersfacturen digitaal aangeleverd, verwerkt met Abbyy en rechtstreeks in IFS geladen. De tijd dat een inkomende factuur zoek was binnen de organisatie is dus bijna achter de rug.
HR
Een andere belangrijke module die Maintenance Partners inzet, is human resource management. Nevejans legt uit dat werving en selectie een flinke uitdaging is voor het bedrijf. “We zitten in een regio waar veel ondernemingen op zoek zijn naar dezelfde technische profielen. Dat betekent dat je je HRM-processen heel goed op orde moeten hebben. We hebben heel veel vacatures en houden dankzij de HR-module het wervingsproces scherp in de gaten.”
Security
De upgrade in 2016 was bovendien een goed moment om de security binnen IFS Applications volledig te herzien en op punt te zetten. Tot dan toe waren de gebruikersrollen niet uitgebreid gedefinieerd, waardoor de toegang tot de applicatie breder was dan noodzakelijk. “We zijn toen gestart met het opnieuw beschrijven en nauwkeurig vastleggen van alle rollen en de bijbehorende toegangsrechten”, zegt Nevejans. “Daar moest de organisatie overigens wel aan wennen, want eerder waren de regels minders streng. Maar duidelijke rechten zijn belangrijk met het oog op het veilig gebruik van de applicatie.”
Nieuwe upgrade
Om Applications ook GDPR-ready te maken, is in het voorjaar van 2018 een nieuwe upgrade uitgevoerd. Nevejans: “Dat kan heel snel, omdat we IFS volledig standaard hebben ingericht. Dat is aan de ene kant een keurslijf, maar aan de andere kant is er binnen het pakket zoveel flexibiliteit dat het niet voelt als een keurslijf. Je kunt zelf heel goed bepalen hoe je een proces wilt inrichten.”
Voordelen
Nevejans onderstreept dat IFS Maintenance Partners verschillende belangrijke voordelen heeft gebracht. “Zo weten we op financieel gebied op ieder moment heel goed hoe het ervoor staat in de verschillende units en vestigingen. Het inzicht daarin is de laatste tijd enorm verbeterd. Verder zorgt de standaard ervoor dat we met een heel kleine IT-afdeling heel veel kunnen doen. We hebben nauwelijks issues binnen IFS en als ze er zijn, biedt Applications nog het voordeel dat je zelf gemakkelijk in de code kunt kijken. Bij relatief eenvoudige issues lossen we een probleem dan zelf op en kunnen we snel verder. Al met al biedt IFS ons nu een integrale omgeving waarmee we de kernprocessen prima kunnen ondersteunen.”
Over Maintenance Partners
Maintenance Partners is al ruim vijftien jaar dé onderhoudsspecialist op het gebied van industriële roterende machines. Het bedrijf verzorgt meer dan alleen onderhoud, reparatie en revisie. Maintenance Partners biedt engineered services aan, een totaalpakket waarbij het onderhoud volledig is afgestemd op het productieproces en de verwachtingen van de klant. Om deze allesomvattende service te kunnen bieden, gebruikt het bedrijf moderne, state-of-the-art instrumenten en machines. Maintenance Partners telt 220 medewerkers, verdeeld over vestigingen in België, Frankrijk en Abu Dhabi.
Voordelen:
- Sterk verbeterd inzicht in processen en prestaties
- Eén uniforme, geïntegreerde standaardomgeving voor alle vestigingen
- Standaardomgeving die eenvoudig te beheren is en alle kernprocessen optimaal ondersteunt
