Onbekend maakt onbemind; het is daarom vaak al van tevoren zeker dat mensen hun hakken in het zand steken als er veranderingen op stapel staan. Vooral als mensen gewend zijn om op een bepaalde manier te werken, is het zwaar om die gewenning te doorbreken. Nu organisaties massaal overstappen naar het werken in de cloud, heeft dit grote gevolgen voor de werkwijzen van de werknemers. Hoe kunnen organisaties hun werknemers zich zo goed mogelijk voorbereiden op de naderende (en haast onvermijdelijke) digitale transitie?
Al sinds 1969 erkennen bedrijfskundigen de waarde van het betrekken van teamleden bij discussies en beslissingen over organisatorische en technologische veranderingen. De weerstand tegen verandering ontstaat grotendeels door angst voor het onbekende. Door dit te erkennen, neem je een grote stap in het tegengaan van problemen die kunnen opspelen in het veranderproces. Het is mogelijk om weerstand te verminderen door de focus te verleggen naar de positieve kanten van de verandering.
Op de eerste plek
Vanuit die wetenschap moeten organisaties hun mensen altijd op de eerste plek zetten als een technische verandering wordt nagestreefd. Wanneer medewerkers graag willen meewerken, heeft dat een positief resultaat tot gevolg. Het betrekken van medewerkers als onderdeel van het proces is de sleutel om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Volgens Robina Chatham van onderzoeksgroep Leading Edge Forum zijn er zeven strategieën die helpen bij het vereenvoudigen van Acceptatie, Adoptie en Acceleratie van het veranderproces.
1. Doeltreffende communicatie. Teamleden moeten zowel de noodzaak van de veranderingen als de verwachte resultaten begrijpen.
2. Persoonlijke betrokkenheid. Hoe meer teamleden in het proces zitten, hoe groter de betrokkenheid tot deelname aan het veranderproces.
3. Stroomlijn de processen. Efficiënte processen hebben een besparing in tijd en energie tot gevolg
4. Betrek interne influencers. Het inzetten van reeds technisch onderlegde teamleden verlicht de groeipijnen van nieuwe of tegenstribbelende werknemers.
5. Verwijder bedreigingen. Wanneer medewerkers voldoende toegang hebben tot informatie over de nieuwe technologie en processen, worden hun aannames over het ‘slechts mogelijke scenario’ uitgewist.
6. Geef zelfverzekerde training. Met rustige en relevante training weten mensen dat ze fouten mogen maken, waardoor ze sneller nieuwe vaardigheden aanleren.
7. Geef emotionele ondersteuning. Vergeet niet dat weerstand tegen verandering een emotionele reactie kan zijn. Dat geeft medewerkers de kans om zich aan te passen aan de nieuwe cultuur in een ondersteunende sfeer.
Helpende hand
In het verleden hadden organisaties weinig keuzemogelijkheden als het ging om technologische vooruitgang. De tijd van de mainframe computers is al lang gepasseerd, maar toch worstelen veel bedrijven nog met het idee om over te stappen van on-premises systemen naar een private of publieke cloud-oplossing.
De waarheid is dat het daardoor voor ondernemingen bijna onmogelijk is om in één keer over te schakelen vanwege de complexiteit van de gebruikte systemen. Het gebruiken van een hybride cloud biedt een buffer voor aarzelende medewerkers en afdelingen. Het biedt ook de middelen voor snelle en succesvolle doorstroming voor mensen die wel helemaal senang zijn met de verandering.
Na de eerste stap naar een hybride cloud-model kunnen organisaties in kleinere stappen en met minder complexiteit de overstap naar de volledige cloud maken, zodat het eenvoudiger is om mensen voor te bereiden op het leven in de cloud.
Elke verandering in een organisatie kan leiden tot angst en een cultuurschok, maar de digitale transformatie betekent niet dat een bedrijf stil moet vallen. Het gebruik van een hybride aanpak kan de overgang versoepelen en teamleden in de gehele organisatie tevreden houden.
Claus Jepsen, chief architect bij Unit4
