Parlan, organisatie voor Jeugd & Opvoedhulp in Noord-Holland noord, heeft als eerste Nederlandse jeugdhulporganisatie de overstap gemaakt naar WinCare als centraal systeem voor ondersteuning (één gezin één plan), informatie-uitwisseling, communicatie en administratie.
WinCare is ontwikkeld door Winvision, ict-dienstverlener gespecialiseerd in Microsoft-technologie, om jeugdhulporganisaties en gemeenteteams te ondersteunen bij transitie en transformatie van jeugdhulp en andere vormen van maatschappelijke zorg vanaf 2015. Volgens woordvoerder Hugo Koeman van Parlan is WinCare de oplossing om zorg in samenhang en dicht bij het gezin te organiseren en cliënten de regie over de eigen hulp te geven. Het systeem sluit aan op de zaaksystemen bij gemeenten om zo de (veelal complexe) zorgtaken die op gemeenten afkomen te ondersteunen.
In 2015 gaat de verantwoordelijkheid voor de jeugdhulp naar gemeenten. Deze transitie gaat gepaard met een inhoudelijke vernieuwing: een transformatie van de jeugdhulp met meer nadruk op preventie, participatie van de cliënt en lichtere jeugdhulp. Dat vraagt om een integrale, transparante en efficiënte manier van organiseren, werken en registreren. WinCare is het centrale ict-platform dat processen in zorg en ondersteuning faciliteert, van verwijzing tot nazorg, voor de burgers, professionals, ketenpartners en gemeenten. Parlan is nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling van WinCare en implementeert de oplossing momenteel. Sinds mei 2014 worden de eerste cliëntgegevens ondergebracht in het nieuwe systeem en is WinCare voor zowel hulpverleners als cliënten het centrale registratie- en communicatieplatform.
Eerste ervaringen
Zorgprofessionals en cliënten zijn enthousiast over de eerste ervaringen. Annet Heijne, jeugdhulpverlener Wijk & Gebiedsteam, werkt op het kantoor van Parlan met de desktopversie en onderweg en bij cliënten thuis (ook offline) met de app op de tablet. ‘Dankzij WinCare kun je nu met het hele netwerk rondom het gezin centraal aan de doelen werken. Je kunt die doelen gezamenlijk vaststellen, je kunt de netwerken inschakelen en met elkaar aan de slag gaan om die doelen te verwezenlijken.’ De cliënt heeft de regie en kan dankzij de privacytool in het gezins/cliëntportaal bepalen wie (huisarts, onderwijs, thuiszorg, et cetera) welke rechten heeft om bijvoorbeeld stukken in te zien of aan te vullen en eigen documenten te plaatsen.
Cliënte Sharon gebruikt het platform onder meer om afspraken te plannen en mensen om haar gezin heen bij de ondersteuning te betrekken. ‘Ik zet niet alleen de Parlan-afspraken erin, maar ook de andere afspraken van mijn zoon. Zo weet mijn hulpverlener wanneer we wel en niet beschikbaar zijn. Het is prettig dat je niet alleen documenten kunt delen, maar ook foto’s en filmpjes. Die kunnen heel behulpzaam zijn bij het vertellen wat je doet of bezighoudt. Dit nieuwe systeem komt niet in de plaats van het persoonlijke contact met de hulpverlener, maar het maakt het allemaal wel handiger, directer en overzichtelijker.’
Koppelingen
WinCare is opgebouwd rondom het bewezen Microsoft CRM Online platform. De basis is het centrale cliëntregistratie- en -volgsysteem waarin alle informatie wordt opgeslagen en beheerd. De informatie is, afhankelijk van ieders rol, toegankelijk via het online portaal voor gezinnen, hun betrokkenen (familie vrienden, buren), professionals en opdrachtgevers (gemeenten/wijk- & gebiedsteams/verzekeraars) en via een mobiele tablet app voor hulpverleners. Het platform heeft verder koppelingen met de meest gebruikte systemen als GBA, CORV, zorgregistratiesystemen, verwijsindex et cetera. Hosting, back-ups, beheer en versleuteling van gegevens bij gebruik buiten het platform voldoen aan de strengste eisen voor gegevensveiligheid (ISO 27001).
Koeman van Parlan: ‘De hulp van Parlan is gericht op het vergroten van de eigen kracht van kinderen, jongeren en hun gezinnen. WinCare maakt het mogelijk dat cliënten daadwerkelijk de regie over hun eigen hulp hebben. Het systeem ondersteunt ook alle vormen van samenwerken; van Parlan met het gezin; van gezin met omgeving; van Parlan met gemeenten; en van ketenpartners onderling. Met WinCare kunnen we veilig mobiel werken met toegang via tablet tot het Microsoft-platform. Dat betekent enerzijds dat we een belangrijke efficiencyslag en kostenbesparing realiseren. Maar belangrijker nog, zo kunnen we vooral veel beter met cliënten en het gezin samenwerken.’
Interessante ontwikkeling. Toch levert het wel een paar vragen op: hoe wordt bij de uitwisseling de semantiek geregeld? De verschillende partijen zullen elkaar toch ook moeten begrijpen.
En het artikel zegt dat de ISO 27001 de strengste beveiliging omvat. Maar dat is het natuurlijk niet. ISO 27001 is een actueel en adequaat niveau van beveiliging, in Nederland mede de basis voor de huidige NEN 7510, maar dit is zeker niet de strengste norm. Zo wordt nergens een per transactie logging geregeld, ook een per data veld monitoren en beveiliging regelen is niet opgenomen en ook wordt niet de logging direct naar de cliënt teruggerapporteerd zodat hij/zij zelf kan volgen of er adequaat met de regels is omgegaan. Er is nog heel wat te doen voordat aan de strengste eisen wordt voldaan.
Dat is niet bedoeld om het systeem als niet adequaat te benoemen, maar om wel te nuanceren waar het dan precies aan voldoet.