Heb je je ooit afgevraagd hoeveel tijd je per week kwijt bent aan het lezen, organiseren, verwijderen en beantwoorden van mails? De gemiddelde zakelijke gebruiker besteedt hier circa zestien uur per week aan. Volgens recent onderzoek van Atos Origin ‘gebruikt de gemiddelde medewerker 40 procent van zijn tijd op kantoor aan het verwerken van interne mails die niets toevoegen voor de organisatie’.
E-mail heeft de manier waarop we werken veranderd, maar niet louter positief. Als het aantal berichten in je inbox gelijk is aan het aantal actiepunten op je ‘to do-lijst’, dan gebruik je e-mail waarschijnlijk inefficiënt. E-mail is bedoeld als communicatiemiddel, maar veel werknemers hebben e-mailverwerking tot taak verheven. Zakelijke processen ontplooien zich rond mailconversaties, zelfs als er betere alternatieven zijn.
Hieronder staan vijf functies die medewerkers invullen met hun e-mail, terwijl e-mail hier niet voor is bedoeld. Inefficiënt werken ligt daardoor op de loer:
1. Crm-database
Dankzij de uitgebreide zoekmogelijkheden is het eenvoudig om mailconversaties met klanten, prospects, leveranciers, collega’s en partners terug te vinden. De meeste zakelijke gebruikers voorzien hun e-mailhandtekening van hun contactinformatie zoals telefoonnummer en adres.
2. Opslag van documenten
Bijlagen van e-mails vormen een handige bron voor het terugzoeken van zakelijke documenten zoals voorstellen, contracten en rapportages; als je tenminste weet hoe je ze moet vinden. Vooral als je onderweg bent of geen toegang hebt tot de servers van je werkgever, is het verleidelijk om documenten in de mail te bewaren. Maar veilig is dit allerminst.
3. Projectmanagementtool
Werk je aan een project, dan weet je dat taken zijn verdeeld onder de leden van de projectgroep. E-mail is vaak het middel dat de projectgroep gebruikt voor communicatie over het project. Maar is dat het meest efficiënte projectmanagementsysteem, of zijn er betere manieren om te communiceren?
4. Interne sociale kanalen
Heb je ooit deel uitgemaakt van een mailconversatie die volledig uit de hand liep? Mails kunnen gemakkelijk verzanden in inhoudsloos geklets. Voor dit soort chatberichten zijn interne sociale kanalen zoals Yammer uitgevonden. Stel je eens voor hoeveel mails het zou schelen als je berichten met ‘Bedankt’ en ‘Goed gedaan allemaal’ zou kunnen weren uit je inbox.
5. Rapportagesysteem
In de zakelijke dienstverlening kan je via je mailbox eenvoudig terugzoeken hoeveel tijd je hebt besteed aan een project. Maar hier is een beter systeem voor: tijdregistratie.
Bovenstaande punten hebben één ding gemeen: werknemers gebruiken e-mail als database voor allerhande informatie. Deze gegevens horen eigenlijk thuis in systemen die speciaal zijn ontwikkeld om efficiënt, effectief en veilig met die informatie om te gaan.
Discussiëren
Een interessante ontwikkeling is dat systemen die oorspronkelijk zijn ontwikkeld om informatie op te slaan en terug te vinden (systems of records) interactieve en sociale eigenschappen krijgen. Neem een erp-systeem dat veel organisaties gebruiken. Leveranciers ontwikkelen steeds meer mogelijkheden om te communiceren via dit systeem. Betrokkenen kunnen discussiëren over processen en documenten door middel van thread-gebaseerde conversaties (bijvoorbeeld bij Facebook). Deze manier van communicatie is overzichtelijk, voorkomt tijdverspilling en verwarring. Het is dus veel natuurlijker en productiever om conversaties te starten rondom records, dan te zoeken naar records in opgeslagen e-mailconversaties.
Conclusie
De manier waarop we nu omgaan met e-mail, zal op de lange termijn verdwijnen. Het jaren achter elkaar opslaan van mails en bijlagen op een mailserver is een erg inefficiënte en daarmee dure manier van archiveren. Daarom ligt er nu een kans voor erp-leveranciers en -gebruikers. Concentreer conversaties niet meer rondom inefficiënte systemen zoals e-mail maar focus juist op zakelijke processen. Dit zal eindgebruikers veel tijd schelen en levert organisaties aanzienlijke besparingen op.
Ik zal mijn reactie proberen constructief (en relatief kort) te houden.
Toegegeven, een emailbox is persoonlijk. Data die erin staat kan niet door anderen gebruik worden.
1) CRM Is meer dan contact gegevens. Kan met niet voorstellen dat iemand het als CRM systeem gebruikt.
2) Ik post ook liever links naar een OneDrive / Google Drive bestand zodat de “bijlage” actueel blijft, maar wat doe je als de andere partij geen toegang / account voor die dienst heeft?
3) Projecten leiden met e-mail als primaire communicatie tool, die kom ik niet tegen. Wat ik wel vaak zie is (project) management tools (zoals Jira / Yammer / Asana e.d.) emails produceren. Hoe krijg je anders een trigger om ergens te kijken?
4) Overloos gezwets is schadelijk op alle kanalen, email is daarin zeker niet uniek.
5) Uren bepalen nav Email? Het lijkt mij stug. Als je twee dagen geen uren hebt geschreven is de enige tool die je nog enigzins kan helpen je agenda. Maar uren schrijven doe je per direct, hoe verder in de tijd hoe onnauwkeuriger de geschreven uren worden.
Email is niet het probleem noch de oplossing. Schrijven over email en of het nuttig is of niet is niet het punt. Het is een symptoom dat een organisatie geen goede tools heeft of gebruikt, medewerkers kennis en ervaring hiermee missen of discipline.
Door de voor en nadelen van email te beschrijven leg je de aandacht op de in mijn ogen verkeerde zaken.
Dus op zich wel eens dat e-mail vaak niet goed word toegepast, maar maak het geen speerpunt.
Marketing managers die vertellen hoe wij email moeten gebruiken …
Wrom gaatie niet wat spammen ? Goeie businesscase en proven technology.
@ Henri,
Goede reactie. Ik ben het volledig met je eens.
@ Felix,
Gniffel 😉
@Henri
E-mail is een communicatiekanaal, de box waarover jij het hebt kan vele variaties hebben zoals bijvoorbeeld in de vorm van een groepspostbus. Dat er – zie voorgaande gezwets over SMAC van auteur – steeds meer communicatiekanalen komen zorgt inderdaad voor meer chaos maar dat gaat meer om het proces dan het product.
Voordeel van e-mail ten opzichte van veel andere kanalen is dat het dezelfde juridische status als een brief heeft, het probleem met sociale media is de onweerlegbaarheid (non-repudiation). Ook je opmerking over het aansturen van projecten gaat hierdoor een beetje mank. Vergaderen zonder notulen is geen vergadering en afspraken die gemaakt zijn in een chat worden 9 van de 10 keer toch middels e-mail vastgelegd. En hoewel je gelijk hebt betreffende uren schrijven biedt outlook journal natuurlijk wel de mogelijkheid van ’time tracking’ wat in dat geval handig kan zijn.
Betreffende CRM zijn er wettelijk ontwikkelingen die niet vergeten mogen worden, privacy 2.0 dwingt zelfs Google om recht van vergeten te respecteren. Het recht van verzet tegen profiling zal (hopelijk) steeds sterker worden en daarmee zal de nadruk meer op record management komen te liggen binnen een CRM systeem en veel minder op marketing. Dat e-mail systeem niet de beste oplossing is voor archivering is inderdaad een terechte conclusie, dat sociale media e-mail gaat vervangen gewoon onzin. Inefficiëntie zit ook niet in het product maar het proces, e-mail was tenslotte ooit gewoon ondersteunend.
5 dingen waarvoor mijn fiets niet is bedoeld…..
– Mountainbiken door puberzoon
– Materiaalwagen +90 Kg en twee personen
– Taxi + 4 kinderen zonder zitjes
– Door blijven fietsen met een lekke achterband
– Denken dat je op een paard zit als je dronken bent
Allemaal dingen die je met een fiets kunt doen maar niet handig is. ( Ja dat laatste is echt gebeurd door iemand die dat dacht… niet zijnde ik…)
Als je je email oneigenlijk gebruikt, wetende dat dat kan, loop je telkens tegen dingen aan waarvan je dat graag anders doet. Zo weet je dat een emailsysteem zelden volkomen is en je twee kanten op kunt.
1. Je gebruikt hem sec waar die voor is bedoeld
2. Learn to live with it …
my 5c.
Ik denk dat ik Jeroen maar eens een mailtje stuur.
Ik zie nog veel meer oneigenlijk gebruik dat mensen het leven wel eenvoudiger maakt . . . .
Aardige insteek, maar ik mis het antwoord op de vraag waarom mensen Email “oneigenlijk” gebruiken. Zijn de alternatieven wel overal voorhanden, en zijn deze alternatieven inderdaad zo handig en praktisch als auteur schetst ???
Een Yammer bijvoorbeeld is wel leuk, maar als in de conversatie afspraken gemaakt worden zal ik deze toch op één of andere manier op moeten slaan.
Voor opslag van documenten is mail niet bedoeld, maar wat nu als de link waarnaar verwezen wordt in de mail ineens naar een andere versie van het document wijs, of de link niet meer bestaat en je toch het document terug wil zien?
E-mail wordt dan misschien wel oneigenlijk gebruikt, maar het is toch wel héél handig om alles wat je nodig hebt op één plek bij elkaar te hebben waar je zelf enigszins controle over hebt.
4 van de 5 punten zijn ook van toepassing op de stelling: functies waarvoor ERP niet bedoeld is.
Ik denk dat email over 50 jaar nog steeds bestaat, misschien heet het dan anders en gebruiken we geen toetsenbord meer en vindt de projectie direct op de hersenbanen plaatst.