Computable volgt de ict-organisatie Do.IT bij een grootschalig ict-project. Tijd voor een overzicht van wat er het afgelopen half jaar gebeurde.
De schoolbesturen OVO Haarlem, de Noordzee Onderwijs Groep (NOG) en SaVo willen verder onder de nieuwe naam Dunamare. In voorbereiding op deze fusie werden drie netwerken van twee schoolbesturen, namelijk OVO Haarlem en NOG, samengevoegd. Het netwerk van SaVo wordt later dit jaar aan het nieuwe netwerk toegevoegd. “Eigenlijk was de voorbereidingstijd te kort”, zei hoofd ICT Jeroen Kuijk. Het netwerk moest samengevoegd zijn voordat het onderwijsondersteunend personeel zou beginnen, maar dat lukte helaas niet. Er waren nog niet voor alle applicaties snelkoppelingen of gebruikers kregen hun inloggegevens te laat.
Een ander probleem waar Do.IT lang de naweeën van heeft gevoeld, is dat het aanmaken van de adressen en accounts niet vlekkeloos verliep. Gevolg was de e-mail die door leraren en onderwijsondersteunend personeel werd verstuurd, niet aankwam. Het aanmaken van de accounts gebeurde aan de hand van het administratiesysteem Magister dat aan de Active Directory gekoppeld werd met Tools4Ever. Niet alle informatie in Magister was correct of volledig, met als gevolg dubbele accounts voor een paar honderd mensen. Het oplossen van dit probleem was lastig; in eerste instantie werd besloten bestanden, e-mail, contactpersonen en agenda handmatig naar één account te zetten. Uiteindelijk werd besloten een script te schrijven waarmee het probleem kon worden opgelost.
Wat Do.IT ook veel tijd kostte en nog steeds kost, is het geschikt maken van de applicaties zodat deze kunnen worden uitgerold met System Management Server (SMS) van Microsoft. Een klein deel van de applicaties van Dunamare zijn gemaakt door particulieren. “Het zijn vaak onderwijsinteressante programma’s met goedbedoelde achtergronden, maar ict-technisch een drama”, aldus Danny Burlage van Wortell, het bedrijf dat Do.IT adviseert over Microsoft-oplossingen.
‘Skilled’ helpdesk
De genoemde problemen zorgden voor veel ergernis bij de gebruikers. Dat de helpdesk niet alle problemen meteen kon oplossen, maakte die ergernis niet minder. Do.IT had er namelijk in eerste instantie voor gekozen voor een unskilled helpdesk, van alle incidenten werd een call gemaakt en mensen werden later teruggebeld. “We hebben besloten er toch twee skilled medewerkers neer te zetten. Sommige problemen kunnen nu zo veel sneller worden opgelost”, aldus Danny Burlage.
“Het personeel is een beetje ict-moe”, vertelde Albert Strijker eind november vorig jaar. Personeelsleden zagen geen verbetering, maar hadden daarvoor wel veel problemen moeten doorstaan. Een verdere voortgang van het project zou pas weer plaatsvinden als scholen aangeven daar klaar voor te zijn.
Meningen zijn verdeeld
De meningen over de ict blijkt nog wat verdeeld. “Er hoeft maar iets mis te gaan en dan is het weer mis”, vertelde docent en examencoördinator Peter Kierkels van het Sterren College eind vorig jaar. Ook decaan Wim Kruijer op LJC2-individueel was eind januari nog niet helemaal tevreden. “De situatie is beter dan in september, maar ze hadden ons wel bij wat meer beslissingen kunnen betrekken”, zegt hij. Gebruikers bij het Coornhert Lyceum in Haarlem zijn wel tevreden. Ict-coördinator Paul Golhof: “Er worden beslissingen genomen die in de praktijk niet goed uitvallen en die worden dan teruggedraaid. Maar de mensen werken er allemaal heel hard. Over het algemeen is mijn oordeel positief”, zegt hij over Do.IT.
Inmiddels zit Do.IT in een nieuw gebouw en heeft hoofd ICT Jeroen Kuijk versterking gekregen van interim-manager Lex van den Nieuwenhuizen. Van den Nieuwenhuizen leert Do.IT momenteel projectmatig te werken. Ook aan het terugbrengen van de openstaande calls wordt hard gewerkt en dat lukt aardig. Een van de volgende grote projecten die er momenteel aankomt, is het samenvoegen van het netwerk van SaVo bij het netwerk van Dunamare. Er is nog genoeg te doen.
