Een medewerker raakt een memorystick met vertrouwelijke gegevens kwijt. Een hacker kraakt de beveiliging van het netwerk. Het zijn slechts enkele voorbeelden van crisissen, die, wanneer ze zich voordoen, voor veel bedrijven een heuse nachtmerrie betekenen en bovendien grote gevolgen kan hebben. Precies daarom ondernemen steeds meer organisaties stappen om hun documenten beter te beveiligen. Deze initiatieven beperken zich meestal tot gegevens die op het netwerk of op mobiele apparatuur zijn opgeslagen. Vreemd, want het gevaar voor misbruik van gevoelige informatie bestaat niet alleen bij digitale data…
Alhoewel veel informatie digitaal beschikbaar is, maken we in de praktijk nog altijd veel gebruik van gedrukte documenten. Wie bijvoorbeeld graag een contract nog eens grondig doorneemt, verkiest meestal de papieren variant boven de digitale. Het zou niet de eerste keer zijn dat er een belangrijk telefoontje binnenkomt, net na het verzenden van de printopdracht. Het resultaat: de vertrouwelijke overeenkomst blijft op de printer liggen, waardoor het risico bestaat dat de gegevens in verkeerde handen terechtkomen.
Dergelijke situaties komen vaker voor dan men denkt. Onderzoek van TNS Sofres wees uit dat tweederde van de ondervraagden toegaf wel eens gevoelige informatie op de printer te laten liggen of vertrouwelijke documenten van anderen gevonden te hebben. In 32 procent van de gevallen betrof het gevoelige klantinformatie.
Printfabrikanten moeten hun steentje bijdragen om bedrijven bewust te maken van het feit dat er vaak onzorgvuldig met vertrouwelijke informatie van klanten wordt omgesprongen. Er bestaan snelle, eenvoudige en voor iedereen toegankelijke oplossingen om de informatiebeveiliging, ook op papier, te garanderen. Zo kunnen werknemers bijvoorbeeld eerst een pincode invoeren, voor ze een document uit de printer ontvangen. Zo voorkomt u als onderneming pas echt dat de nachtmerrie werkelijkheid wordt.
Danny Molhoek
General Manager bij Lexmark Benelux
