Kleinere ict-bedrijven halen nauwelijks overheidsopdrachten binnen. De nieuwe Europese richtlijnen en het Nederlandse aanbestedingsbeleid moeten die ondernemingen kansen bieden om hun positie op de aanbestedingsmarkt te verbeteren.
De overheid investeert momenteel veel in ict, waardoor er hiervoor veel Europese aanbestedingen zijn. Het gaat dan om complex maatwerk, waarbij ook rekening moet worden gehouden met de snelle ontwikkelingen op dit gebied. Ict-aanbestedingen zullen meestal dan ook projectmatig plaatsvinden.
De grootte van projecten en onvoldoende bekendheid met de procedures en regelgeving rond aanbesteding weerhouden veel van de kleinere ict-bedrijven ervan om deel te nemen aan die markt. Als een bedrijf wel participeert, vormen administratieve lasten, hoge kwalificatie-eisen en informatiegebrek obstakels: ze belemmeren het midden- en kleinbedrijf (mkb) om opdrachten via aanbesteding binnen te halen.
Concurrentie uitgeschakeld
De politiek heeft op de drempels voor het mkb gereageerd. Minister Brinkhorst van Economische Zaken zegt in antwoord op Kamervragen van 19 augustus 2005 dat het aandeel van het mkb in het totaal aan overheidsopdrachten wordt geschat op 43 procent. Aan de totale omzet van het Nederlandse bedrijfsleven draagt het mkb echter 53 procent bij. De minister erkent dat aanbesteders vaak eisen stellen die niet in verhouding staan tot de grootte en complexiteit van de opdracht. Hierdoor hebben kleinere bedrijven moeite om overheidsopdrachten binnen te halen. Daarnaast worden ze vaak belemmerd door zaken die de concurrentie beperken.
De Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn gericht op het stimuleren van optimale concurrentie. Ze bevatten daartoe een aantal minimumvereisten. De aanbestedende overheidsdiensten en de nationale wetgever hebben echter nog ruimte om de procedure in te richten. In zijn brief van 15 juli 2004 noemt de minister voorbeelden van beperkingen waarmee de aanbestedende diensten de concurrentie in aanbestedingsprocedures soms belemmeren: werken met een selecte groep ‘huisaanbieders’, waardoor die een inschatting van elkaars gedrag en zelfs kartelafspraken kunnen maken; het organiseren van plenaire informatiesessies waarbij de mogelijke aanbieders elkaar ontmoeten of het bekendmaken van de aanbieders die het bestek hebben opgevraagd, wat eveneens het maken van kartelafspraken kan vergemakkelijken; en regelingen treffen tussen de overheid en een beperkt aantal bedrijven over de wijze van aanbesteden, wat de concurrentie uitschakelt.
De beperkingen gelden weliswaar niet alleen voor het mkb, maar kleinere ict-bedrijven zullen in de praktijk sneller onder de voet worden gelopen dan de grote jongens.
Geen nevenactiviteit
Een belangrijke eerste taak is weggelegd voor de kleinere ict-bedrijven zelf. Vooral de stap naar het participeren in de markt voor aanbesteden zullen zij zelf moeten nemen. Ze moeten zich ervan bewust worden dat de markt voor aanbestedingen steeds meer mogelijkheden biedt. De participatie in deze markt moet vervolgens onderdeel gaan uitmaken van de bedrijfsstrategie. Succesvol participeren kost tijd, moeite en geld, en moet niet gezien worden als een nevenactiviteit. Wat betreft zowel administratie als organisatie moet het een en ander geregeld worden. Nadat participatie een onderdeel van de bedrijfsstrategie is geworden, zal die markt minder afschrikwekkend lijken. De administratieve lasten zullen minder belastend worden en binnen de onderneming zal meer informatie en ervaring beschikbaar zijn, waardoor de kansen op succesvolle afronding toenemen.
Voorts zou in bepaalde gevallen het samenwerken met andere leveranciers, om op die manier een ‘tegenmacht’ te vormen, kunnen helpen. Hoewel de Mededingingswet dit bemoeilijkt, zijn er mogelijkheden. Vooral samenwerking kan kleinere ict-bedrijven helpen, mits zij op andere onderdelen wel elkaars concurrent blijven.
Eén juridisch kader
De knelpunten voor de kleinere ict-bedrijven liggen bij de invulling van de aanbesteding door de overheidsdiensten, en niet zozeer bij de wetgeving. In beginsel bieden de huidige Europese richtlijnen namelijk voldoende ruimte voor het mkb.
Begin 2004 zijn de nieuwe Europese richtlijnen van kracht geworden. Die moeten nu (voor 1 februari 2006) geïmplementeerd zijn. Het ministerie van Economische Zaken (EZ) heeft daar hard aan gewerkt. Het streven is één nationaal juridisch kader voor aanbesteden, waarin zowel de Europese richtlijnen als het nationale beleid zijn verwerkt. Binnenkort zal moeten blijken of EZ hierin geslaagd is.
Voor het mkb is de meerwaarde van de nieuwe Europese richtlijnen de nadruk op verbetering van de markt voor openbare aanbestedingen. De Europese Commissie beoogt de werking van de markt te verbeteren door de transparantie te verhogen, de procedures te vereenvoudigen en het gebruik van ict (elektronisch aanbesteden) te stimuleren. Transparantie is bijvoorbeeld te bereiken door uniforme definities te gebruiken en elektronische aanbesteding. De huidige Europese richtlijnen gebruiken vaak verschillende termen voor hetzelfde begrip. Gebruik van uniforme definities maakt de aanbestedingsprocedure duidelijker en overzichtelijker.
Een voorbeeld van het positieve effect van elektronische aanbesteding is de site www.aanbestedingskalender.nl. De aanbestedende overheidsinstanties kunnen hun aankondiging op deze site zetten. Potentiële aanbieders kunnen de aankondigingen bekijken en erop reageren. De verbetering van de werking van de markt maakt deze toegankelijker, waardoor het mkb meer kansen krijgt. Dit is ook in het voordeel van de aanbestedende overheidsdiensten: er komen meer aanbieders, wat de concurrentie en de innovativiteit stimuleert.
Nederlandse speerpunten
Naast de nieuwe Europese richtlijnen wordt ook het Nederlandse beleid verwerkt in het juridische kader voor aanbesteden. Het Nederlandse aanbestedingsbeleid gaat verder dan de Europese richtlijnen. Het nieuwe beleid is neergelegd in het ‘visiedocument’. Twee voor het mkb belangrijke speerpunten zijn de beperking van de administratieve lasten en de mededinging van het mkb. De verlaging van de administratieve lasten moet worden bereikt door vijf maatregelen. Allereerst het in kaart brengen van de lastendruk. De tweede maatregel is de toepassing van ‘eigenverklaringen’: een bedrijft verklaart te voldoen aan bepaalde eisen, zonder hiervan meteen het bewijs te hoeven leveren. Ten derde: onderzoek naar de voor- en nadelen van een kwalificatiesysteem. Zo’n systeem houdt in dat bepaalde eisen die aan een opdracht mogen worden gesteld vastliggen, en dat bedrijven voor een bepaalde periode slechts één keer hoeven aan te tonen dat zij daaraan voldoen. Ten vierde: vervanging van verschillende aanbestedingsreglementen door nationale wetgeving. De vijfde maatregel is het stimuleren van het gebruik van elektronische middelen in alle fases van het aanbestedingsproces.
Voor de mededinging van het mkb worden normen voor financiële en ervaringseisen voorgesteld. Wanneer overheidsinstanties disproportionele eisen stellen aan de potentiële aanbieders, dalen de kansen van het mkb. In de nieuwe Europese richtlijnen is opgenomen dat de eisen en selectiecriteria proportioneel moeten zijn. Het Nederlandse beleid gaat dus verder: het stelt normen. Dat harmoniseert de eisen en maakt de aanbestedingsprocedure transparanter.
Belangrijke positie
De nieuwe Europese richtlijnen en het Nederlandse aanbestedingsbeleid bieden ruime mogelijkheden voor een beter toegankelijke markt voor aanbestedingen. Uiteindelijk is echter beslissend hoe de overheidsinstanties de regels in de praktijk toepassen en of ze deze naleven.
De aanbesteders moeten zich bewust worden van de belangrijke positie die het mkb op de markt voor aanbestedingen inneemt. Het is ook in het voordeel van de aanbesteders als het mkb beter participeert.
Het beleid is op dit moment voornamelijk gericht op het efficiënter inkopen door aanbestedende overheidsinstanties. Dit leidt ertoe dat grotere opdrachten en projecten worden aanbesteed, wat het mkb buitensluit en de mededinging dus beperkt. Bovendien wordt geen gebruik gemaakt van de voordelen van kleinere ict-bedrijven, zoals flexibiliteit, specialisme en innovativiteit. Aanbestedende overheidsinstanties moeten het belang van participatie van kleinere ict-bedrijven inzien en daarmee rekening houden bij het opstellen van de eisen, de grootte van het project en het geven van informatie. Ze kunnen bijvoorbeeld nagaan of een aanbesteding valt op te splitsen in ‘percelen’. Daardoor neemt de grootte van het project af en kunnen meerdere bedrijven zich inschrijven.
Houvast
In de praktijk blijkt dat de omvang van ict-projecten en onvoldoende bekendheid met de markt voor aanbestedingen kleinere ict-bedrijven ervan weerhouden te participeren. Ook de concurrentiebeperking door aanbestedende overheidsdiensten sluit kleinere ict-bedrijven uit.
Wat is er tegen deze belemmeringen te doen? Allereerst moeten kleinere ict-bedrijven zelf actie ondernemen. Zij moeten zich ervan bewust worden dat aanbesteding een interessante markt is. Participeren op deze markt moet onderdeel van de bedrijfsstrategie worden. Daarnaast kan samenwerking bijdragen aan een grotere weerbaarheid.
De knelpunten bij deelname aan de aanbestedingmarkt door het mkb liggen niet zozeer bij de wetgeving, als wel bij de invulling van de aanbesteding door de overheidsdiensten. De nieuwe Europese richtlijnen richten zich nadrukkelijk op verbetering van de markt door verhoging van de transparantie, vereenvoudiging van procedures en het elektronisch aanbesteden. Ook het Nederlandse aanbestedingsbeleid zal kleinere ict-bedrijven helpen. Dit beleid gaat verder dan de Europese richtlijnen. Al met al zal de markt voor aanbesteding hierdoor toegankelijker worden voor het mkb en dus voor de kleinere ict-bedrijven. Beslissend zal zijn hoe de aanbesteders omgaan met de nieuwe wetgeving. Bewustwording van de belangrijke positie van het mkb is cruciaal. De aanbestedende overheidsdiensten moeten de regels naleven en hun beleid afstemmen op het mkb.
Lara Veenstra, Certa Legal Advocaten
