Bedrijven kunnen fors besparen op de beheerkosten van hun computerpark door de gebruikers van desktops en notebooks niet meer rechten te gunnen dan strikt noodzakelijk. Dat becijferen onderzoekers van Gartner.
Door desktops en laptops op het juiste niveau ‘dicht te zetten’ kunnen ondernemingen aanzienlijk besparen op de totale beheerkosten van de machines. Dat blijkt uit een analyse van onderzoeksbureau Gartner.
Het bureau doet sinds 1987 geregeld onderzoek naar de ‘total cost of ownership‘, waaronder het totaal van aanschaf- en beheerkosten wordt verstaan. Deze kosten betreffen, naast de aanschaf, onder andere regulier onderhoud, noodzakelijke training van gebruikers en helpdeskmedewerkers, systeemfalen, beveiligingsproblemen, dataherstel, vloeroppervlak en energieverbruik.
Strikte gebruikersrechten
Hoewel de desktopcomputer volgens de onderzoekers eenmalig gemiddeld 1200 dollar (800 euro) in aanschaf kost, zijn bedrijven tot ruim 5800 dollar (3800 euro) per jaar kwijt aan overige kosten. Door de gebruiker van de computer te voorzien van de juiste strikte gebruikersrechten en het apparaat strak te beheren, kunnen de totale jaarlijkse kosten per desktop met 42 procent omlaag naar iets meer dan 3400 dollar (2300 euro). Bij laptops kunnen de totale kosten afnemen van 9900 dollar (6600 euro) naar iets meer dan 5000 dollar (3330 euro) per jaar, een besparing van 45 procent.
"We raden aan om de rechten op laptops van medewerkers die vaak buiten kantoor zijn, niet te veel te beperken", zegt Gartner-analiste Federica Troni. "Die mensen moeten hun instellingen kunnen aanpassen zodat ze vanaf verschillende locaties kunnen werken. Door een beperkte vorm van apparaatbeheer kan de jaarlijkse total cost of ownership in zo’n geval nog steeds 24 procent afnemen, naar 7643 dollar."
Desktop
Voor de berekening van de totale beheerkosten van desktopcomputers, ging het onderzoeksbureau uit van een denkbeeldige onderneming met gecentraliseerde ict, 250 applicaties en 2500 desktops die in vier jaar worden afgeschreven.
De onderzoekers rekenden vervolgens vier scenario’s door, met ieder een ander mate van beheer. Van wijd opengestelde machines waarop gebruikers zelf toepassingen mogen installeren en de instellingen kunnen wijzigen, tot dichtgetimmerde computers waarop niets geïnstalleerd en gewijzigd kan worden. De analyse toonde dat de totale beheerkosten dalen naarmate een bedrijf zijn pc-park beter beheert en de individuele gebruiker minder vrijheid heeft.
‘Road warriors’
Eenzelfde exercitie voerde Gartner uit voor de kostenbepaling van laptops. Daarbij gingen de onderzoekers uit van 2500 laptops die in drie jaar werden afgeschreven. Op de machines werden 250 toepassingen gebruikt, waarvan 50 webgebaseerd of anderszins zonder client.
Twee soorten gebruikers werden geanalyseerd: ‘day extenders’ die de notebook voornamelijk op kantoor gebruiken en slechts een of twee dagen vanaf huis en ‘road warriors’ die 80 procent van hun tijd buiten het kantoor werken. Laptops hebben volgens de analisten significant hogere beheerkosten dan desktopcomputers, omdat ze moeilijker te ondersteunen zijn en vaak ter beschikking worden gesteld van mensen met een hoger salaris. Dit laatste wordt overigens niet verder toegelicht.
