Softwarebedrijven controleren steeds vaker en intensiever of hun klanten oneigenlijk of onbetaald gebruikmaken van hun producten. Sommige leveranciers gebruiken de audit om extra omzet binnen te halen. Dat beweren onderzoekers van Forrester in een nieuw rapport over software-audits. Het gaat vaak fout bij virtualisatie, bij het insluiten van de ene software in de andere (multiplexing) en bij het gebruik door externen.
Ook inactieve gebruikersprofielen en per ongeluk lokaal geïnstalleerde programma’s zorgen vaak voor problemen met licenties.
Hoewel softwareleveranciers vaak het recht hebben om te controleren of een klant zijn product wel gebruikt zoals afgesproken, noteerde Forrester veel klachten daarover. Organisaties klagen dat de handhavingscontroles te strikt zijn en de opgelegde licentieboetes te hoog. De gebruikers zijn zich vaak van geen kwaad bewust. De strikte controle zet de langetermijnrelatie tussen klant en leverancier dan ook onder druk, menen de onderzoekers.
Software asset management
Organisaties moeten de auditors een stap voor blijven door het beheer van de softwareproducten op orde te hebben. Met goed software asset management (SAM) kunnen zij hun softwareleverancier overtuigen dat de programmatuur volgens afspraak wordt gebruikt en dat controle dus geen extra omzet voor de leverancier oplevert. Door een softwarebeheerder of compliance manager aan te stellen, verkleint de kans op overtredingen.
De analisten adviseren ook om onduidelijkheid en onenigheid over softwarelicenties met de leverancier te bespreken voordat het controleteam langskomt. Bespreek de werkwijze van audits en let op de juiste contractversie en de precieze bewoording in het leveringscontract. Termen als ‘daadwerkelijke gebruiker’, ‘geautoriseerde gebruiker’, ‘per processor’ of ‘per processorkern’ leiden namelijk tot verschillende licentieverplichtingen.
Ook als uit controle blijkt dat er te weinig licenties zijn, terecht of onterecht, zijn er volgens Forrester vaak mogelijkheden om ‘vriendschappelijke afspraken’ te maken
