Ondanks tegenvallende projectresultaten gaan overheidsorganisaties in de praktijk nauwelijks aan de slag met business cases. De huidige budgettaire krapte, veroorzaakt door de kredietcrisis, pleit echter voor prestatieverbetering gebaseerd op een business case.
Zowel ambtelijk als bestuurlijk is er terughoudendheid omdat een business case de handelingsvrijheid beperkt doordat afwijkingen kunnen leiden tot politieke discussies. Dergelijke discussies komen het resultaat niet altijd ten goede. Ambtelijk speelt de zorg voor het te vroeg inboeken van de beoogde besparingen met directe gevolgen voor de uitvoering.
De huidige budgettaire krapte pleit echter voor prestatieverbetering gebaseerd op een business case omdat met de investering in digitalisering grote besparingen mogelijk zijn. Omdat het gaat om grote investeringen is een degelijke business case een must voor een goed inzicht in kosten, besparingen en vooral ook risico's.
In de praktijk blijkt dat een succesvolle business case aan stevige randvoorwaarden moet voldoen. Allereerst is bestuurlijke discipline noodzakelijk om de sturing op een business case langs een transparante weg te laten plaatsvinden. Uiteraard moeten voor een succesvol resultaat vooraf goede ramingen zijn gemaakt. Wie kent niet de projecten zoals de Betuwelijn waarbij begrotingen met een te groot optimisme tot stand zijn gekomen? Vervolgens moeten de prestaties/voordelen tussentijds worden gemeten zodat tijdig bijgestuurd kan worden. Voor een echt succes moet de business case vanuit de organisatiestrategie zijn opgezet en draagvlak hebben. Leiderschap is nodig om ook in lastige fases te blijven sturen op het einddoel.
Juist in turbulente tijden en met budgettaire krapte kunnen business cases gebruikt worden om zowel een volgende stap te zetten met het verbeteren van de dienstverlening van overheden als het op orde brengen van de benodigde ict-middelen. Zo wordt ict ingezet als strategisch hulpmiddel voor organisatieverbetering en ict-kostenreductie en neemt ook het vertrouwen toe dat projecten binnen tijd en budget kunnen worden uitgevoerd.
Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Hans Teuben, Deloitte Consulting, Publieke sector
Beste business case van 2009
De redactie van Computable zoekt naar de beste business case van het jaar 2009. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar.
Via een invulformulier kunnen bedrijven hun business case bij Computable aandragen. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.
Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.
John Schattorie heeft gelijk, maar de meeste politieke bestuurders willen wat anders. Ze vinden het voorlopig prima als leden en kiezers massaal weglopen. Dan hebben ze nog meer vrijheid die zij als “amateurs” claimen. (Kijk maar naar de reactie van burgemeester Cohen n.a.v. het rapport Noord-Zuidlijn).
Een Business Case dient altijd te worden gehanteerd EN bijgehouden gedurende het gehele project. Door wijzigend inzicht of veranderende omstandigheden kan de business case immers veranderen.
Aangezien we met elkaar uiteindelijk opdraaien voor inefficiente en ineffectieve uitgaven, mogen we toch verwachten dat ook overheden zich (bijvoorbeeld met behulp van de continue bijgehouden business case) blijven vergewissen of er nog wel wordt verdiend met de investering die we aan het doen zijn.
Wij betalen immers ook hun salaris. Dan mogen we verwachten dat ze daarvoor de juiste dingen doen. Of niet soms?
Ik heb een aantal business cases gedaan. Doel was om altijd uit te zoeken, wat nu bepalend is voor het uiteindelijke succes van een nieuwe toepassing. Succes kun je daarbij uitdrukken in getallen (kwantitatief) of en meer zachtere waarden (kwalitatief). Als je met getallen werkt, moet je altijd kijken of besparingen niet altijd door verschuiving van werkzaamheden worden opgesoepeerd. Kwalitatief mag je natuurlijk achteraf altijd kijken of je de voordelen hebt behaald. Bij de uitvoering moet je ook alle keuzes relateren aan deze voordelen.
Je kunt je nu dus altijd afvragen wat een business case inhoudt en hoe je daarmee omgaat. Er wordt mijns inziens te snel geroepen dat er een business case moet zijn, maar veelal zijn er binnen de overheid publieke of politieke doelstellingen die behaald moeten worden. Deze doelstellingen zijn veelal wel geformuleerd en het project richt zich daar dan ook op. Is hier dan sprake van een business case of niet?
@Wout,
Naar mijn idee is er ook sprake van een business case als het om publieke of politieke doelstellingen gaat. Sterker nog, voor de meeste business cases zal dit het uitgangspunt zijn. In de business case voor het realiseren van een dergelijke doelstelling moet ook de kostenkant worden meegenomen. Alleen zo kan de overheid transparant de besteding van middelen verantwoorden.