Telefonie is toe aan digitale transformatie

De digitale wereld dwingt bedrijven sneller te bewegen. Ondernemingen die dat niet doen, behoren mogelijk tot de 30 procent van alle topbedrijven die in 2020 van het toneel zullen verdwijnen. Dat stelt IDC in het onderzoek IDC FutureScape: Worldwide IT Industry 2016 Predictions – Leading Digital Transformation to Scale.

Binnen organisaties heerst een brede belangstelling voor digitale technologie om zakelijke successen te boeken. Zo willen verkoopteams systemen voor snellere leadconversie, vraagt de marketingafdeling om geavanceerde applicaties en niet in de laatste plaats, wenst de ict-organisatie een krachtiger en flexibeler netwerk om snel in te springen op de steeds veranderende connectiviteitsbehoeften van het personeel.

Vanwege het vooruitzicht van verbeteringen van de productiviteit, klantbehoud en een snellere time-to-market prijkt digitale transformatie bovenaan de bedrijfsagenda van veel organisaties. IDC beweert zelfs dat digitale transformatie uitgroeit tot het zwaartepunt van de strategie van ceo’s voor het aanjagen van zakelijke groei. Het interessante aan deze trend is dat veel cio’s bij het opstellen van hun beleid inzake digitale transformatie focussen op hoe zij kunnen profiteren van baanbrekende technologische innovaties zoals de cloud, internet of things of big data.

Tijd rijp voor ander telefoonsysteem

Maar hoe zit het eigenlijk met het oude vertrouwde telefoonsysteem? Veel cio’s beginnen zich te realiseren dat de spraakinfrastructuur flexibeler moet worden om te voorzien in de veranderende communicatiebehoeften in een virtuele wereld. Virtualisatie van het telefoonsysteem doet fysieke grenzen vervagen. Bedrijven kunnen gebruikmaken van één onderling verbonden spraaksysteem in de cloud.

Aan de hand van de volgende vijf aandachtspunten bepaalt u wanneer het tijd is voor modernisatie:

1. Zet uw huidige spraakinfrastructuur af tegen de bedrijfsbehoeften
Traditionele telefoniesystemen hebben de afgelopen dertig jaar maar bar weinig ontwikkelingen doorgemaakt. De vraag is dan ook of uw omgeving nog wel aansluit op uw bedrijfsbehoeften. Of u nu nadenkt over krachtiger beveiliging, meer uitgebreide rapportage of een flexibel ‘service anywhere’-model, het digitaliseren van uw telefonie vormt zonder meer de sleutel tot succes. De pbx is immers een van de vele systemen die u kunt inzetten voor spraaktoepassingen. Ga na wat er mogelijk is binnen uw huidige telefonieomgeving en wat u precies wilt bereiken.

2. Houd de deadlines van de telecommarkt in het oog
Bedrijven in bepaalde markten zullen weinig keuze hebben met betrekking tot de overstap naar een sip trunking-model nu service providers hun isdn-netwerken uit de roulatie nemen. KPN heeft nog niet formeel bekendgemaakt wanneer het start met de uitfasering van isdn, maar in andere landen is er wel al meer duidelijkheid. British Telecom zal de dienst pas in 2025 stopzetten, terwijl regio’s zoals Slowakije en Macedonië al lang en breed van isdn zijn afgestapt. Telecombedrijven in de meeste markten hebben hun plannen reeds openbaar gemaakt. Dat geldt onder meer voor Swisscom (2017), Deutsche Telekom (2018) en Orange (2020). Bedrijven die in deze landen actief zijn, zullen dus meer haast moeten maken met het moderniseren van hun netwerk en het optimaliseren van hun verbindingssnelheden, netwerkontwerp en spraakomgeving.

3. Stel het ontwikkelingstempo van uw onderneming vast
Als het ontwikkelingstempo van uw onderneming op een hoog niveau ligt, zult u een flexibel systeem nodig hebben. Veel pbx-systemen hebben nog altijd een niet-open karakter. Hun mogelijkheden worden beperkt door starre en vaste configuratieregels. Een pbx brengt nog altijd hoge aanschafkosten, onderhoudskosten en upgradekosten met zich mee. Bij elke kleine wijziging moet er nieuwe fysieke hardware worden bezorgd, terwijl het tegenwoordig heel goed mogelijk is om dit soort zaken via digitale weg te regelen. Zeker als uw organisatie van plan is om een combinatie van unified communication-diensten, erp, crm, samenwerkingsoplossingen en conferencing te implementeren, is het tijd voor een upgrade.

4. Ga na of de beveiliging en bedrijfscontinuïteit een prioriteit vormen binnen uw organisatie
Het aantal officiële meldingen van DDoS-aanvallen is het afgelopen jaar bijna verdubbeld. Meer dan de helft van alle bedrijven ondervond daarnaast minimaal één bedrijfsonderbreking per jaar als gevolg van extreme weersomstandigheden, personeelstekorten en downtime van ict-systemen. Veel Europese ondernemingen doen een beroep op sip trunking ter verbetering van de beveiliging, veerkracht en stabiliteit. Hun ict-afdeling biedt standaardapplicaties aan voor bedrijfscontinuïteit en disaster recovery en is in staat om voor elk netwerkapparaat de punten te configureren waarop gesprekken worden verwerkt. Zo zou een bedrijf met een hoofdkantoor in Parijs alle gesprekken via sip-nummers in Berlijn direct rechtstreeks kunnen verwerken en beheren.

5. Neem uw telefoniecontracten en financiële middelen onder de loep
Als uw bestaande pbx niet langer aansluit op uw bedrijfsbehoeften, moet u zich schrap zetten voor een peperdure rekening. En als u uw pbx wilt uitfaseren hebt u pech, omdat u met de apparatuur en leaseovereenkomst zit opgescheept. Als de contractperiode afloopt, is de kans bovendien groot dat uw pbx niet langer enige waarde vertegenwoordigt. Volgens Gartner kunnen sip trunking-diensten bijdragen aan een reductie van de telecomkosten tot wel 50 procent. Deze techniek maakt het ook mogelijk om de capaciteit van uw telefonieomgeving aan te passen aan uw bedrijfsbehoeften en capaciteitspieken. Dit biedt uitkomst voor kostenbewuste organisaties.

Het gebruik van één unified communications-oplossing op basis van een ‘as a service’-model voor uiteenlopende bedrijfslocaties kan ook de nodige voordelen bieden, van een reductie van de reiskosten dankzij teleconferencing tot de mogelijkheid om snel, eenvoudig en zonder aanvullende kosten de telefonie voor filialen in te richten.

Conclusie

In een tijd waarin diverse aspecten van digitale transformatie in de schijnwerpers staan vormt de telefonie vaak een sluitpost. Als de tijd voor modernisatie is aangebroken, zal de transformatie van uw telefoniesysteem u tal van voordelen opleveren, zodat uw onderneming optimaal kan gedijen in de digitale economie.