Het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) heeft Exact Synergy gebruikt voor het stroomlijnen van zijn projectadministratie. Exact-partner VCD levert de software. Er zullen ongeveer honderd mensen mee gaan werken. De software integreert met Exact Globe waarmee SCP al werkt en met andere bedrijfsapplicaties, zoals Microsoft Office. De migratie van het oude tijdregistratiesysteem Tim van Aenova naar Exact Synergy is afgelopen januari afgerond.
Het SCP werkte al met Exact-software, maar had ook nog een verouderde, decentrale versie van het tijdregistratiesysteem Tim draaiend. Van daaruit moesten steeds handmatig gegevens worden overgezet naar Exact en Excel. Jan de Kievit van het SCP: ‘We wilden toe naar een meer centraal functionerend systeem zodat onze projectadministratie efficiënter wordt en we meer inzicht hebben in de status van projecten. Onze keuze viel op de combinatie van Exact Synergy en Exact Globe.’
Doordat verschillende processen nu in één centrale geautomatiseerde omgeving te vinden zijn, worden veel dubbele handelingen voorkomen met een verbetering van het rendement als resultaat. Daarnaast heeft de organisatie met de nieuwe Exact-software volledig inzicht in de staat van de lopende projecten.
In de tweede fase worden documenten gedigitaliseerd, zodat deze op een centrale plek in Exact Synergy, per project, kunnen worden opgeslagen en beheerd. In het verleden stonden documenten in verschillende versies over het netwerk verspreid en dat gaf vaak aanleiding tot misverstanden. Daarnaast zullen medewerkers hun uren dan via de Exact-app op hun mobiele telefoon gaan schrijven.
