Sharp introduceert haar nieuwe strategie op het gebied van Managed Print Services: Sharp Optimised Services – een service om afdrukkosten binnen de organisatie te verlagen, terwijl de productiviteit op de werkplek wordt verhoogd en de controle over de infrastructuur wordt verbeterd.
Iedere implementatie van Sharp Optimised Services wordt toegesneden op de specifieke behoeften van de individuele klant waardoor klanten na korte tijd op aanzienlijke voordelen kunnen rekenen. De belangrijkste onderdelen in dit proces zijn:
– Compleet beheer van printers, copiers, MFP’s, scanners en faxen
– Tijdige levering van benodigde verbruiksartikelen, service en onderhoud
– Inzet van nieuwe apparatuur zodra dit nodig is
"De kosten voor het afdrukken van gewone, alledaagse documenten kunnen maar liefst 5% van de totale inkomsten van een bedrijf bedragen," aldus Wilbert Hendriks, Manager Product Marketing Business Electronics van Sharp Electronics Benelux. "Een documentproces dat effectief beheerd wordt kan tot kostenbesparingen van 10% tot 30% leiden. En dit zijn cijfers van onafhankelijke analisten."
Een deel van het probleem dat Sharp hiermee oplost, is dat veel bedrijven simpelweg niet bijhouden wat de kosten zijn voor afdrukken, kopiëren, scannen en faxen of welke apparatuur te weinig (resulterend in een slecht rendement van investering) of juist te veel (resulterend in betrouwbaarheidsproblemen) worden gebruikt. Bovendien beschikken veel bedrijven over een onoverzichtelijk machinepark van diverse merken en modellen printers en MFP’s. "Onze ervaring leert dat bedrijven verbaasd zijn als we hen een volledige, gedetailleerde opsomming geven van de apparatuur, het gebruik en de kosten ervan," aldus Wilbert Hendriks.
Sharp Optimised Services wordt uitgevoerd in een proces van 3 stappen. In dit proces spelen gebruikers, afdelingshoofden en IT-afdelingen een belangrijke rol. In de eerste fase -analyse en consultancy – wordt gedetailleerde informatie ingewonnen over de huidige apparatuur, afdrukvolumes, kosten, workflows en gebruikersbehoeften. Tevens wordt een analyse gemaakt van de leveranciers van de klant, het ondersteuningsysteem en de beveiligingsbehoeften.
Tijdens de tweede fase – ontwerp en optimalisatie – wordt de kostenanalyse en het gebruik (per apparaat en werkgroep) gerelateerd aan plattegronden van de organisatie, waarbij de zwakke punten direct worden herkend, maar ook de punten waar snelle winst kan worden behaald. Op basis hiervan maakt Sharp een implementatieplan met documentoplossingen met maximale efficiency voor elk bedrijfsonderdeel.
Wanneer de nieuwe infrastructuur is geïmplementeerd, schakelt Sharp over op de laatste fase – Management and Service – waarbij overeengekomen serviceniveaus worden aangehouden en de bedrijven worden ondersteund. Ook wordt regelmatig bekeken of de verbeteringen met betrekking tot de kosten en productiviteit voldoen aan het oorspronkelijke plan.
"Vanaf dag één werken we samen met de klant om hen de informatie te bieden om de juiste beslissingen wat betreft hun afdrukinfrastructuur te nemen," zegt Wilbert Hendriks. We verzamelen en analyseren niet alleen gebruiksgegevens van de apparatuur en bedrijfsprocessen, maar stellen deze informatie ook nog eens real time beschikbaar via een beveiligd webportaal. Dit betekent dat we kwesties kunnen opsporen voordat ze problemen worden. Tevens zorgen we ervoor dat er altijd voldoende voorraad van verbruiksartikelen beschikbaar is. En wanneer het bedrijf groeit, beschikken we over alle noodzakelijke informatie voor het aanpassen van de afdrukinfrastructuur. Het draait allemaal om het verkrijgen van controle, efficiëntie en kostenbeheersing," aldus Hendriks.
