Het nieuwe werken overstijgt ICT

Sinds jaar en dag wordt ict gerund vanuit de ict-afdeling binnen een organisatie. In veel gevallen wordt daar bepaald wat de mogelijkheden (lees: beperkingen) zijn die de gebruikers van de aangeboden ict-faciliteiten worden opgelegd. Daarnaast worden beslissingen op ict-gebied – zoals migratie naar een ander platform of de introductie van een nieuwe applicatie – ook binnen de ict-afdeling genomen. Het management van een organisatie vindt de ict-afdeling vaak niet de juiste plek om over deze budgetten te beslissen.

De meeste ict-infrastructuur consultants hebben veelal te maken met het hoofd van de ict-afdeling als het gaat om ict-gerelateerde zaken. Echter, met het nieuwe werken (ook wel Next Generation Workplace genoemd) treedt daar een verschuiving op. Waar men voorheen altijd met de ict-manager in gesprek ging ziet men nu dat human resource (hr) ook regelmatig betrokken is bij het nieuwe werken. Daarnaast is het niet ongebruikelijk dat een ict-vernieuwingstraject richting het nieuwe werken wordt aangegrepen om het bedrijf positief te profileren in de markt, zowel richting klanten als voor het werven van nieuwe medewerkers. De betreffende verantwoordelijken (marketing en recruitment) zullen dan aandacht besteden aan de op stapel liggende vernieuwingen.

Flexibiliteit

In dit opinieartikel wordt voornamelijk ingegaan op het nieuwe werken en de manier waarop het medewerkers flexibiliteit in tijd en locatie biedt, zij informatie efficiënt kunnen delen (portaal functionaliteit), en middels mail en instant messaging (voice en video) snel en efficiënt met collega's of projectleden kunnen communiceren. Omdat dit niet locatie- en tijdgebonden is (een medewerker hoeft niet perse fysiek aanwezig te zijn), wordt de medewerker een hoge mate van flexibiliteit voor het indelen van zijn tijd geboden.

Deze manier van werken heeft een verstrekkende invloed op de bedrijfsvoering en moet daarom in alle lagen binnen het management en organisatiebreed gedragen worden. Omdat hierbij it ondersteunend is en faciliteert aan deze nieuwe manier van werken overstijgt het de eerder genoemde platform-upgrade of ingebruikname/vervanging van een applicatie.

Het nieuwe werken heeft een groter bereik binnen een organisatie. Zoals aangegeven moet het management zich in deze manier van werken vinden, met name omdat de medewerker niet dagelijks binnen kantoortijden daadwerkelijk op kantoor aanwezig is. Dit laatste vereist een andere stijl van aansturen. Daarnaast moet binnen de hr-afdeling een aantal zaken gewijzigd worden. Zo zullen elementaire zaken als werktijden en thuiswerken (en wellicht de faciliteiten tot) moeten worden aangepast. Dit is vaak de reden dat hr al vroeg wordt betrokken bij het traject.

De nieuwe manier van werken is het best te illustreren met enkele voorbeelden.

Kosten- en CO2-reductie

Een toenemend aantal bedrijven is momenteel bezig met het terugdringen van de kosten. Onder de grotere kostenposten van organisaties vallen onder andere de reiskosten. Denk hierbij aan vluchten en hotelovernachtingen, maar ook het later van huis gaan of het vroeger van kantoor weggaan om de files voor te zijn. Cumulatief kunnen deze ‘micro' reisuren behoorlijk oplopen. Daarnaast willen bedrijven tegenwoordig graag bekend staan als een organisatie die serieus met het milieu omspringt.

Als medewerkers op dagen dat zij niet op kantoor aanwezig hoeven te zijn vanuit huis hun taken uitvoeren, scheelt dat voor een organisatie behoorlijk veel aan bedrijfsruimte, stookkosten, brandstof, et cetera. Kortom een aanzienlijke kooldioxide-reductie (CO2). Door gebruik te maken van de laatste collaboration-technologieën kan men hierin relatief eenvoudig resultaten behalen.

Recente onderzoeken daarin wijzen uit dat een groot deel van de werknemers hun taken vanuit huis kunnen uitvoeren. Naast de bovengenoemde voordelen wordt daarbij ook de mogelijkheid geboden om geografisch verspreide teams efficiënt met elkaar samen te laten werken.

Veranderende eisen

We zien ook dat de eisen van de medewerkers veranderen. De werkende ouder kan niet altijd op kantoor zijn vanwege de kinderen. De mogelijkheid om werk naar de avonduren te verschuiven om overdag tijd aan de kinderen te besteden wordt gezien als een zeer gewenste arbeidsvoorwaarde. In het geval van de eerder genoemde ‘micro' reisuren kunnen twee dagen die per week besteed worden aan thuiswerken oplopen tot een equivalent van vier weken aan vrije tijd.

Daarnaast zijn er de zogenoemde Millennia. Dit zijn jonge hoogopgeleide mensen die al jaren communiceren, informatie delen en zoeken via het internet en andere mobiele apparaten. Denk hierbij aan Google, sms, instant messaging en Skydrive. Deze generatie spreekt over e-mail als een vorm van ‘bejaardenchat'. Indien een organisatie het nieuwe werken aanbiedt, zal deze groep eerder voor dit bedrijf kiezen. Hierdoor wordt tevens de concurrentiepositie van het bedrijf verbeterd. De organisatie wordt immers door de kwaliteiten van de medewerkers gevormd. Het is daarom logisch dat in deze trajecten de marketing- en recruitment-medewerkers worden betrokken.

Door deze veranderingen wordt het voor de ict-afdeling steeds lastiger om beslissingen met betrekking tot het ict-platform binnen de eigen afdeling te nemen. Ict-consultants worden steeds vaker gevraagd om mee te denken over de strategie van een bedrijf en de betrokkenheid wordt steeds groter. Waar een ict-consultant zich voorheen alleen bezighield met de techniek moet hij zich nu ook thuis voelen in de betreffende business, hr en marketing gerelateerde onderwerpen.

Jeroen Scholten, principal consultant Avanade Nederland