Door een werkgroep van het NGI zijn negen Executive Information Systems (eis) van diverse leveranciers tegen het licht gehouden. De pakketten moesten via een case hun kunnen tonen. Een overduidelijke winnaar is er niet; ze hebben alle hun voors en tegens.
November vorig jaar startte de NGI-afdeling ‘management & informatie’ met een onderzoek naar eis-pakketten. De werkgroep ‘EIS casus’ heeft de bevindingen in een lijvig rapport uitgewerkt. Er zijn applicaties bekeken van Allshare (Commander Decision), Cognos (Powerplay), Holos Management Systems, Metaldata/TM1 Software (TM1 Perspective), Oracle, Pilot Software, Planning Sciences (Gentia), Software AG en Taosystems. Het NGI heeft niet gekozen voor een benchmark maar voor het uitwerken van een case met behulp van de verschillende eis-pakketten. Ten behoeve van een praktijktest heeft de werkgroep twee dagen gebruik kunnen maken van het bruikbaarheidslaboratorium van Rabofacet, de automatiseringspoot van de Rabobank.
"Er is", zo zegt Rien Hamers, informatiemanager bij Rabo en NGI-afdelingsbestuurslid, "wel veel vergelijkend onderzoek naar eis-pakketten gedaan. Maar dat was wel erg tool-gericht." Het doel van het onderzoek luidt dan ook: ‘Op welke wijze is de huidige (eis) software in staat de managementinformatie-problematiek van het algemeen en functioneel management op te lossen’.
De keuze voor het bouwen van case past beter in het perspectief van de gemiddelde manager.
Selectiecriteria
Volgens een onderzoek van de NGI wordt meer dan de helft van de eis-selectietrajecten uitgevoerd op basis van een shortlist en leverancierspresentaties. Slechts in 20 procent van de gevallen heeft een organisatie zelf een benchmark bedacht en uitgevoerd.
De NGI-werkgroep heeft een case opgesteld waarin een fictieve frisdrankenproducent Vris BV een eis gaat aanschaffen en implementeren. De case is uitgewerkt met behulp van de verschillende eis-leveranciers. Tijdens de bruikbaarheidstest werden drie gebruikers (één controller en twee managers) achter de verschillende systemen gezet (draaiend op een stand alone-machine), waarbij van de testers werd verlangd dat ze opdrachten uitvoerden.
Uit de test blijkt ondermeer dat de performance van de systemen van groot belang is. Managers zijn niet bereid lang te wachten. Langer dan twintig seconden mag een response van het systeem niet duren. Een controller heeft minder moeite met langere wachttijden, zo blijkt. Ook ergerden testgebruikers zich aan het door elkaar gebruiken van Nederlandse en Engelse termen.
Enkele systemen zijn visueel mooi (Commander Decision en Powerplay), waarbij Commander Decision en Gentia verder opvielen door duidelijke hoofdmenu’s. Er blijken nog steeds veel systemen die niet consistent gebruik maken van hetzelfde sturingsmechanisme. Gebruikers vinden het belangrijk dat zij dezelfde soort schermen altijd op dezelfde manier kunnen doorwerken en afsluiten. Gebruikers blijken overigens op allerlei terreinen veel commentaar te hebben. De testers maakten verder mee dat een gebruiker uit een grafiek verkeerde conclusies trok. De reden hiervoor was dat er geen duidelijke titel boven de grafiek stond.
Meer dan aanschaf
De aanschaf van een eis kan prijzig zijn. Een half miljoen gulden is geen uitzondering. Bovendien maakt de aanschaf maar ongeveer 10 procent van de totale kosten uit. Het merendeel van het budget moet gereserveerd worden voor de inrichting van een data- en besturingsmodel.
De voordelen van een eis in de bedrijfsvoering zijn aanzienlijk. Door het implementeren ervan kunnen vaak papieren informatiestromen wegvallen. Er hoeft door de managers minder tijd besteed te worden aan het verzamelen van informatie. Uiteindelijk kunnen zelfs vergaderingen bekort worden en kan men met minder staf toe.
"Eén van de belangrijkste valkuilen bij het invoeren van een eis is", aldus Rien Hamers, "denken dat je de gegevens zo voor het oprapen hebt. Voor je het weet verzand je in politiek gesteggel over de vraag wie nu verantwoordelijk is voor het verzamelen van data. " Ook moet je klein beginnen", vervolgt Hamers. "Een gering aantal prestatie-indicatoren is een must." Het meest in het oog springende van het NGI-onderzoek is wel het feit dat er bij eenzelfde case zoveel verschillende oplossingen mogelijk blijken.
